Publier des posts sur les réseaux sociaux est fort conseillé "de nos jours". Question de visibilité, notamment. Le faire régulièrement est un challenge que je me suis fixé chaque mardi en fin d'après-midi. Mais si je sais quand j'ai commencé (mi-mai 2020, à l'occasion du règne de la pandémie de la covid-19), je ne sais pas combien de temps je tiendrai ! En attendant, je me suis pris au jeu.

     Ci-dessous, les posts que je publie sur LinkedIn (le mardi) et Facebook (le mercredi), accompagnés d'images créées par mes soins avec Photoshop, illustrant mon métier et ma personnalité (?).

     Précision : images dont j'ai fixé la largeur à 500 pixels afin de limiter leur poids numérique à 200 ko, question d'impact carbone... Mais images dont mon neveu m'a conseillé de veiller à l'homogénéité de la qualité des éléments les constituants, histoire d'éviter l'effet pixellisation (merci Benoît ;o)

Publications

26 janvier 2021 :  Questionner

Améliorer un fichier existant, sur Excel par exemple, c'est en particulier le structurer, l'automatiser et le fiabiliser. Mais c'est aussi #questionner concrètement les données à traiter.

 

Un fichier révèle bien sûr la maîtrise du tableur que son utilisateur en a. Mais ça montre aussi ce qu'il recèle comme informations ET comme logique de traitement. Constat : moins on "maîtrise son sujet" sur #tableur, plus on alimente le fichier manuellement. Et plus on néglige la valeur de la donnée.

 

Exemple. Mettre en commentaire l'explication d'un prix d'achat minoré du fait de la quantité commandée d'un article. Alors qu'une fonction conditionnelle dans une cellule permettrait de faire ce #calcul de minoration (du style : si qté > 100, prix -5%). Autre exemple : les cellules colorées (bariolées ?!) parce que la prestation vendue fait l'objet d'un tarif "exceptionnel". Une autre cellule dédiée aux catégories de client pourrait très bien expliquer la remise (habituel <> occasionnel).

 

Se poser la question pour la traduire en fonction, en SOMME() ?

19 janvier 2021 :  Masquer

On ne parle pas de porter un masque, dans une feuille Excel, mais de #masquer. Une colonne par exemple. Il y a 2 possibilités de le faire, l’une étant meilleure que l’autre. Évidemment, beaucoup utilisent l’autre !

 

Si on veut masquer une colonne pour réduire la largeur d’un tableau ou la cacher à l’impression, on peut le faire avec le menu contextuel (clic droit sur l’en-tête de colonne, choix « Masquer »), ce qui est très facile d’accès. Inconvénient : on finit par oublier cette #colonne masquée alors qu’elle peut renfermer des informations importantes, et on doit faire preuve de dextérité pour la remontrer (un double-clic précis).

 

Une meilleure solution consiste à masquer mais en gardant une marque visuelle à l’écran : on sélectionne une colonne, puis menu Données > bloc Plan (tout à droite) > bouton #Grouper. Apparait alors un crocher horizontal au-dessus, avec le signe « - » en bout. On clique sur ce dernier, la colonne se masque et le moins devient plus. « + » à cliquer pour montrer de nouveau. Efficace.

 

Montrez que vous masquez, en SOMME() !

12 janvier 2021 :  La fonction

Il m’arrive régulièrement de citer des #fonctions Excel dans mes posts. Et pour cause, il en existe plus de 500. Il y en a presque pour tous les goûts. Tenez, je prétends que les fonctions sont à Excel ce que les épices sont à la cuisine : il est regrettable de s’en passer !

 

Ce qu’il y a de bien, c’est que généralement, les utilisateurs d’un tableur savent qu’elles existent. Mais ils ne les utilisent pas. Ou si peu ! C’est vrai qu’elles représentent un #coût : celui de devoir les tester. Mais quelle montée en gamme quand on les maitrise. C’est simple : avec elles, on passe de la préparation d’un sandwich de base à la confection d’un plat gastronomique !

 

Oui, pour tous les goûts : fonctions de logique, de texte, de temps, de recherche, de maths, de finance, de stats, etc. Je vous rassure, on n’échappe pas à la #règle des 20-80. On en utilise qu’un petit nombre au quotidien, mais quand elles sont bien appropriées à nos tâches, on ne peut plus s’en passer. Ma préférée ? Très simple, mais savoureuse : SI().

 

Allez, vous en reprendrez bien une p’tite part ?

5 janvier 2021 :  La référence

Meilleure Année à vous qui me lisez (et aux autres aussi ? oui, aussi  ;o)

2020 aura été une RÉFÉRENCE, comme année, pour tout le monde et tout un tas de raisons. Ce qui me permet de faire un lien avec cette notion, capitale dans un tableur comme Excel (lien ténu ? je vous l’accorde volontiers !)

 

Mais ce joli mot s’y décline avec 3 adjectifs : relative, #absolue et mixte. C’est d’abord une cellule avec qui un lien est fait dans d’autres cellules. Exemple : A1 x B1 = C1, où A1 peut être un prix HT, B1 une quantité, et C1… le montant HT. Si je veux du TTC, je peux faire #référence à un taux de TVA en G1. Soit en C1 : =A1*B1*(1+G1). Pour que 20% soit une réf absolue, quel que soit le nombre de lignes où votre formule est copiée, il faut placer un dollar « $ » comme suit : $G$1. G1 seule est une réf #relative car, copiée en ligne 2, elle devient G2 !

 

Recopiez en bas la formule initiale (de C1) avec $G1 puis à droite avec G$1 – réf mixtes – et voyez les résultats. Ce n’est pas si technique avec un peu de pratique ! Le lien ci-dessous pour un début d’aide :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/basculer-entre-les-r%C3%A9f%C3%A9rences-relatives-absolues-et-mixtes-dfec08cd-ae65-4f56-839e-5f0d8d0baca9

 

Dommage que si peu d’utilisateurs maitrisent cela !

29 décembre 2020 :  La formule

#2020 aura été une année très particulière, unique même. En espérant qu’elle ne se répète pas. Tout le contraire de ce qu’on attend d’une formule ! Oui. Dans une colonne de base de données, tenez, sur Excel.

Avec mon post de fin juillet, je vous mettais en garde contre la facilité de mélanger choux et carottes dans une colonne de tableau. En matière de #formule, idem. Si vous consacrez une colonne à du calcul, il FAUT que votre formule soit identique de la première à la dernière ligne.

Exemple. Dans la colonne TVA, vous avez : =[prix HT]*20%. Mais si vous vendez exceptionnellement un article au taux de 10% ? Ne modifiez surtout pas la cellule en =[prix HT]*10% ! Non. Renseignez une nouvelle #colonne Taux TVA, et modifiez votre calcul de TVA : =[prix HT]*[taux TVA]. Sinon, vous risquez de cacher une formule fausse, noyée dans des centaines de lignes

Dans une feuille Excel, les cellules ne montrent que les résultats. Il faut aller voir les formules, une à une, dans la barre… de formule, justement !

Faire le choix unique de la bonne formule, en SOMME().

22 décembre 2020 :  La date

Noël arrive, le Nouvel An aussi. Occasions de se réjouir, même en période de couvre-feu ! Deux événements importants donc, mais deux dates anodines et traitées (presque) comme les autres, par un logiciel métier ou un tableur.

« Pour » Excel, le 25 décembre 2020, c’est le nombre 44 190 ! What ? Oui, une #date est un format de cellule qui cache un chiffre dont le 1 correspond au 1er janvier 1900. Le 44 196ème jour sera le 31/12/2020. Ainsi, il est possible, et même facile, de faire plein de calculs avec des dates : combien de jours se sont écoulés depuis le 13/11/2015 ? Dans 100 jours, quand serons-nous ? etc.

Le fait sur #Excel de taper 22/12 « transforme » la cellule en 22/12/2020 (année en cours « devinée » !), alors que si vous tapez 31/2, cette cellule reste telle quelle et est considérée comme du texte du fait de la présence du « / » et de l’absence de signe « = » placé devant.

Tapez votre date de naissance, choisissez le #format « date longue » : le tableur vous rappelle le jour de la semaine où vous êtes né.e  ;o)

DATE() ? Fonction de calcul et fruit délicieux.

15 décembre 2020 :  La lecture

Lire un #tableau, Excel s’entend, ça vous évoque quoi ? Moi, ça me fait penser aux maths, quand le prof nous disait qu’un problème est d’abord une histoire de français. De compréhension, quoi !

Sur tableur, avec les tableaux, de bord ou de base de données, la première chose à considérer est ce qui les constitue : les en-têtes de colonne et de ligne, le contenu et les mises en forme. Tous ont leur raison d’être et si l’ensemble est bien conçu (ma responsabilité), vous devez deviner le sujet traité (la vôtre). Car tout tableau a un #message à faire passer.

Combien de fois ai-je vu de décideurs parcourir un tableau en diagonale et en tirer une conclusion fausse ou, pire, avouer ne pas le comprendre. Sa longueur ou (relative) complexité n’explique pas tout. Le manque d’intérêt du « lecteur » pour la bête, non plus. La capacité intellectuelle, alors ? Pas plus. Ou alors, c’est un peu tout ça à la fois ! À moins que comme les chiffres, les tableaux effraient certaines personnes, plus… littéraires ?

Prendre le temps de la #lecture, en SOMME().

8 décembre 2020 :  Les raccourcis

 

Les #raccourcis ? J’en suis friand, et pas seulement en voiture. En bureautique, ils font gagner du temps ET donnent le sentiment de dominer « la chose » ou « d’en être », voyez ?...

Si ! Les maîtriser, c’est effectuer une opération particulière sans retirer les doigts du #clavier pour utiliser la souris. Juste avec une combinaison de 2-3 touches : magique ! J’exagère ? Oui. Mais regardez la tête de votre collègue si vous faites une manip peu fréquente : « T’as fait quoi là, pour y arriver… ? » Épat’ garantie !

Prenons… au hasard… #Excel ! Deux sont des stars (Ctrl+C, Ctrl+V), mais d’autres, aussi simples, me sont devenus indispensables : Ctrl+H, pour rechercher une expression et la remplacer par une autre ; Ctrl+D, pour recopier la cellule de gauche (à droite) et +B du dessus (en bas) ; Ctrl+Y pour répéter la dernière action ou annuler l’annulation (!).

Astuce : laissez trainer votre curseur de souris sur un bouton du menu, Microsoft vous montre son usage et son raccourci s’il existe  ;o)

Post court AUJOURDHUI(), non ?

N.B. : pour une fois, l’image n’est pas de moi, mais du génial Serre (pas touch’ au dessin)

1er décembre 2020 :  L'espace

#Espace. Voilà un mot ambigu ! Il existe dans tellement de domaines différents. En sciences, il fait rêver. En bureautique, il fait cauchemarder !

L’espace est un #caractère comme les autres. Ou presque ! Il tient sa place comme une lettre, un chiffre, une ponctuation, mais lui est invisible s’il n’est pas entre 2 caractères. Et là commence le danger si son malheureux utilisateur n’a pas conscience de sa pleine et entière existence…

Dans un fichier Excel par exemple, sa pire place est en fin de #libellé, tapé là, machinalement, après une expression. En duo aussi, entre 2 mots (maux ?), il se terre et rigole par avance de votre ignorance. Pourquoi ? Parce qu’à cause de lui, un lien de correspondance qui devrait se faire entre 2 cellules ne se fera pas ou faussera vos statistiques : votre somme d’ "article A" ne montrera pas la vente des "article A ".

Microsoft a prévu une fonction pour se débarrasser de l’intrus : SUPPRESPACE. Ou le format spécial « téléphone » pour les numéros.

Trop d’espaces limite, en SOMME().

24 novembre 2020 :  Les feuilles

 

Il y a un défaut que je retrouve souvent dans les fichiers #Excel de mes clients : le mélange des données et de leur traitement dans une même #feuille (ou onglet). Je m’explique.

Si votre fichier contient un simple tableau avec calculs, vous pouvez, d’une manière générale, vous appliquer à le mettre en forme (bordures, couleurs, formats, etc.). Mais s’il consiste en une liste mélangeant textes et chiffres, comme une base de données clients ou le détail des ventes articles, alors il convient de séparer les informations sur 2 feuilles.

La 1ère regroupe les données en mode liste qu’il est presque inutile de mettre en forme (hors format tableau, que je recommande). Et la 2ème en fait le #traitement, comme une ventilation géographique des clients ou le récap mensuel des ventes, où la mise en forme se justifie pleinement, style tableau de bord.

Bien sûr, il faut maitriser les formules ou les tableaux croisés dynamiques (menu Insertion > bouton TCD, à gauche) pour ce faire.
On n’échappe pas à la technicité, en SOMME().

17 novembre 2020 :  Le tableau

Si nous parlions tableau ? Pas de peinture mais de bord. Que j’évoque à travers le nom de mon activité !

Avant (soupir), je raisonnais #tableau Excel « brut », avec un nombre de lignes et de colonnes variable. Quand j’y faisais référence pour mes calculs, j’agrandissais la #plage de cellules dans mes formules, en prévision de l’accroissement de la longueur de ce tableau. Exemple : si l’addition de mes ventes correspondait à 1 000 lignes, ma #formule SOMME calculait sur 1 500 lignes, car qui peut le plus… Mais ça alourdit le fichier et fige des limites, pourtant fluctuantes.

Avec le format tableau qu’Excel propose (menu Insertion > bouton Tableau, à gauche), inutile d’arranger ma formule, car la plage de référence se cale automatiquement sur la taille de ce tableau. Très efficace ! En plus, ce format alterne lignes grisées et blanches, pour en faciliter la lecture. Ça ne vous rappelle pas le papier listing des imprimantes d’avant (re-soupir) ?

Quand l’efficacité d’ AUJOURDHUI() s’appuie sur les usages d’hier.

10 novembre 2020 :  L'évolution

 

S’il y a bien un monde qui évolue, c’est l’informatique. Les #logiciels n’échappent pas à la règle, notamment chez Microsoft, ce qui est plutôt contraignant… Ou heureux, selon le point-de-vue !

La première contrainte est pour tou.te.s : la presque obligation d’être à la page. Pour les utilisateurs clients, tout est relatif dès lors qu’ils sont satisfaits de ce qu’ils ont. Mais s’ils découvrent des nouveautés : vite en bénéficier ! Pour les utilisateurs prestataires, c’est une quasi-obligation professionnelle : ne pas savoir peut pénaliser.

Par contre, le côté « heureux » réside dans l’amélioration de la satisfaction des #besoins. Avec le temps, des attentes s’expriment, pratiques et légitimes, et des solutions efficaces apparaissent. Les négliger serait dommage.

Un changement important sur Excel a eu lieu : le format #tableau (menu Insertion > bouton Tableau, à gauche). Pas si connu, et pourtant tellement puissant…

Verso de la feuille ou revers de la médaille : faire son évolution, en SOMME().

3 novembre 2020 :  L'impression

 

Un sujet revient souvent en bureautique : l’impression. Pas de déjà-vu, mais de papier.

En traitement de texte, pas de souci particulier car la #page de l’écran correspond normalement par défaut à une feuille A4. Mais sur un tableur, style Excel, où il n’y a pas de délimitation visible ? Une colonne ou une ligne de plus, et ce sont 2 pages qui vont s’éditer. Combien de fois j’ai vu des clients cliquer machinalement sur le bouton #Imprimer et voir leur machine vomir plein de feuilles plus ou moins noircies !

Une astuce consiste à ajuster d’emblée la feuille (ou onglet) à une page, pour éviter tout incident. Ou à avoir le réflexe de #paramétrer rapidement l’impression en jouant sur les marges, l’orientation, l’échelle (pourcentage ou nombre) de la fenêtre Imprimer (CTRL+P), ou avec les sauts de colonne ou de ligne. Perso, j’utilise aussi systématiquement le mode éco, le noir et blanc, et les feuilles de brouillon…

N.B. : cette page n’a pas vocation à être imprimée !

27 octobre 2020 :  L'accès ordinateur suite

 

Je reviens sur le sujet important de l’accès à un ordinateur à distance.

 

Outre la difficulté, pour vous interlocuteur, d’expliquer ce qui se passe sur Excel, votre version du tableur n’est peut-être pas la même que la mienne, moi intervenant. L’ #affichage des menus peut différer si vous êtes sur un ordinateur fixe ou portable. L’affichage des icônes aussi change selon la largeur de l’écran. Et le texte sous un bouton du menu peut disparaître en fonction de la taille de cet #écran. Pas facile pour moi alors de vous guider sans visu !

 

Et montrer ou voir ce qui se passe est bien plus reposant qu’expliquer ou comprendre ce qui se passe ! Sous office 365, il existe depuis peu un menu #Assistance Rapide (écrire cette expression dans le champ de recherche, tout en bas à gauche, à côté de l’icône Démarrrer) qui permet d’aider un autre utilisateur. Inutile dans ce cas de télécharger un logiciel similaire !

 

Partager son ordi pour solutionner ses ennuis, en SOMME().

20 octobre 2020 :  Les chiffres

Le lien entre usage d’Excel et dictature de la finance ? Un ami me l’a ressorti en évoquant son passé professionnel, au temps du « #management des patrons », opposé au « management des financiers » d’aujourd’hui, dont les tableaux Excel sont le symbole.

 

À tout cliché sa part de vérité et de simplicité. Un #patron serait humain, avant que les chiffres, vomis par la bureautique, ne le pervertissent. Personnellement, des patrons, j’en ai connus : tous n’avaient pas le même rapport aux chiffres, ni à l’argent. Quant à l’informatique…

 

D’ailleurs, associer chiffres et argent est aussi un raccourci. Les #chiffres en eux-mêmes ne veulent rien dire. Quant au pouvoir, ils en ont peu. Seule la personne qui en parle - ou écoute - leur donne un sens.

 

J’imagine un entrepreneur inconnu me balancer à une soirée réseau :

« J’ai gagné 10 k€ sur août.

- Moi : Bravo !

- C’est nul…

- Pourquoi ???

- Je suis millionnaire.

- Ah, ok. »

 

Remettre les choses en perspective, en SOMME().

13 octobre 2020 :  Le papier

« Le papier, c’est rassurant ; l’exploiter, c’est pas marrant.

La bureautique, c’est fantastique ; l’utiliser, c’est pas ludique. »

 

Plaçons-nous pour une fois dans la sphère personnelle, ou associative. Combien d’entre nous utilisent encore le cahier, voire la feuille volante, pour faire ses comptes ou ses stats (ex. : chronos de footing, comptage d’ #oiseaux…) ? Plein !

 

Ok, le #papier reste dispo en cas de black-out et se plie à nos fantaisies. Mais allez « faire parler » son contenu ! En termes de chiffres. Avec du sens, bien sûr. Le papier ne connait presque rien d’autre que l’addition.

 

Avec le tableur de votre smartphone, créez des #tableaux, même basiques (date, heure, désignation, nombre…). Vous verrez que leurs données peuvent vite montrer des choses surprenantes !

 

Exemple avec le podcast suivant (de 28 min), « Pratiques agricoles et déclin de la biodiversité, l’heure de la prise de conscience » :

https://www.mnhn.fr/fr/explorez/podcasts/que-nature-vive/printemps-silencieux-aura-t-il-lieu

Passionnant à tous points de vue.

 

Faîtes simple, soyez exigeant.e, en SOMME().

6 octobre 2020 :  Le développement

C’est quoi la différence entre #création et #développement ? En matière d’humour, je ne vois pas. En bureautique, si ! En particulier si nous parlons outils de gestion.

 

La création évoque le commencement mais aussi l’art. En parler en matière d’informatique a un côté exagéré, non ? Bien que dans toute activité technique, quand le talent s’exprime, le terme se conçoit bien.

 

Le développement, lui, renvoie à l’activité humaine et la notion de progrès. Mais il est aussi un terme informatique et fait référence aux langages en question. Et ça peut être beau aussi, du code, pour les initiés !

 

Personnellement, je dis faire du développement pour 2 raisons : j’utilise le langage de programmation Microsoft #VBA, et m’appuie souvent sur les fichiers, créés justement par mes clients, pour en améliorer l’efficacité et la fiabilité, notamment avec l’automatisation des actions permise par Excel.

 

À vous de créer, à moi de développer, en SOMME().

29 septembre 2020 :  La forme

Ne confondons pas « être en forme » et « mettre en #forme ». Oui, quand on est en forme, on veut tout mettre en forme ! En bureautique, avec un tableur, style #Excel, c’est bien. Et pas bien. Explication.

 

Admettons que vous avez créé une base articles. 1 #article = 1 ligne et X colonnes. Sachant qu’1 colonne = 1 information. Exemple : vous vendez des menuiseries, l’article 1 est une porte (en colonne A:A) avec une hauteur (B:B), une largeur (C:C), et un calcul de surface =H x l (D:D).

 

Vous avez 1 234 articles et colorez quelques lignes (pire : quelques cellules !) différemment pour mettre certains en évidence. Si vous copiez la formule de la 1ère ligne à la dernière, la mise en forme sera par défaut identique pour toute la colonne (D:D), sans le respect des couleurs des lignes : pénible !

 

Ok, Microsoft a prévu la chose avec un menu contextuel (« Recopier les valeurs sans la mise en forme »), mais le saviez-vous ?

 

Attelez-vous d’abord au fond avant la forme, en SOMME().

22 septembre 2020 :  La couleur

Sujet de cette semaine : l’usage de la couleur en bureautique. « Je suis de bonne humeur, je mets des couleurs ! »

 

Je fais régulièrement le même constat chez mes clients : dans leurs bases de données Excel, quel que soit leur objet, il y a pas mal de lignes ou colonnes colorées. Ces choix ont toujours une certaine pertinence, mais pas facile à percevoir, car la cohérence n’est pas toujours au rendez-vous et en plus, le choix des couleurs-mêmes est très… personnel !

 

Depuis quelques années déjà, la couleur peut faire l’objet d’un filtre ou tri sur Excel, mais elle n’a pas vocation à être analysée statistiquement. Par contre, les graphiques ou indicateurs sont faits pour ça. Et la mise en forme conditionnelle existe, qui automatise la coloration de cellules avec des critères quantitatifs, donc objectifs.

 

Se faciliter la lecture plutôt qu’exposer ses goûts, en SOMME() ?

Ok, se faire plaisir aussi !

15 septembre 2020 :  Confession

Aujourd’hui, c’est confession.

Profession sans #conviction n’est que ruine de l’âme.

 

Pardon Rabelais, je caricature vos propos, vous me le pardonnerez car je suis comme vous né en Touraine. Mais si vous nous voyez, on vous salue.

 

Je fais donc profession de #développeur sur Excel, toi logiciel dont je suis fan, tellement tu me rends service, professionnellement et à la maison. Je dois cependant t’avouer une chose : ce qui chatouille ma conviction, c’est ta nationalité américaine ET ton statut propriétaire.

 

Rassure-toi, je me suis fait une raison : dans ton domaine bureautique, tu es incomparable, très puissant, quasi multitâches. Tu peux t’adapter, séduire, suggérer. Je m’incline devant ta #rigueur qui ne prive pourtant personne de la liberté de faire des miracles comme des horreurs. Enfin, ton langage de programmation (VBA) très abordable me parle. Quotidiennement. Bref, tu es un bon… mais pas européen ni open-source. Soupir.

 

Excel, tu me tues. CQFD (ce qui n’est pas une fonction).

8 septembre 2020 :  Le doublon

Un sujet intéressant : le doublon. Non pas ancienne monnaie d'or espagnole, mais information redondante, présente en double (voire +) de manière inutile.

 

Notion informatique, mais pas que ! Je suis adhérent de 2 beaux réseaux associatifs : #Carpensud et #ForceCadres. Et à ce titre, abonné à l’hebdomadaire indispensable #VaucluseHebdo. Je reçois du coup chaque semaine 2 numéros. Chaque année, j’appelle son éditeur pour lui apprendre qu’il m’envoie sa revue en double exemplaire. Chaque année, il corrige le tir. Mais quand revient le renouvellement, reviennent les 2 numéros !

 

VaucluseHebdo, si vous me lisez comme je vous lis et que vous utilisez Excel : sélectionnez la liste de vos adhérents, cliquez sur le bouton « Supprimer les doublons » du menu « Données », groupe « Outils de données », et hop : pas d’Alban Métais en double = + d’économie d’argent - d'arbres abattus !

 

En SOMME(), avec les doublons, de vigilance redoublons.

1er septembre 2020 :  La biodiversité

C’est la rentrée. Se rappeler que des professionnels, parfois, envoient des scuds sans méchanceté mais avec une ironie qui pique.

 

Alors que je faisais mon pitch à l’occasion d’un tour de table business, un monsieur a lancé au groupe : « Vendre des solutions Excel aujourd’hui, c’est comme vendre une 2CV à l’ère de la voiture électrique. » Aussi drôle que vexant !

 

Mais cet homme, intéressant, avec qui je me suis expliqué après coup gentiment, maîtrisait finalement peu le sujet et avait omis une chose : #Excel n’est pas la panacée de la bureautique, encore moins de la #gestion, mais sa longévité et sa puissance montrent sa pertinence dans ces domaines. Copié mais pas encore égalé.

 

Et puis, ce tableur a aussi vocation à compléter tout #logiciel métier existant. Parce qu’il permet autant de développer des moutons à 5 pattes que des organismes unicellulaires.

 

Que vive la biodiversité logicielle, en SOMME() !

25 août 2020 :  La fin de mois

Août se terminant, si nous causions « fin de mois » justement ? #Fin des vacances, certes. Mais sujet comptable aussi. Administratif même.

 

Entreprise soumise à la TVA, vous disposez d’un logiciel agréé de #facturation et confiez votre comptabilité à votre expert. Mais vous souhaitez suivre vos dépenses régulièrement. Sur Excel par exemple.

 

Connaissez-vous la fonction FIN.MOIS() ? Très pratique pour le calcul des dates de règlement. Car si vous recevez une facture datée du 25 août, que votre fournisseur en attend le #règlement à 45 jours fin de mois le 10, et que vous tenez à payer en temps et en heure pour garder une bonne notation financière : quand devez-vous le faire ?

Confiez le calcul au tableur. Et demandez-lui une alerte, en passant !

 

La fin (de mois ?) justifie les moyens (de paiement ?), en SOMME().

18 août 2020 :  La sérénité

C’est encore l’été, je vous propose le sujet « #bureautique et #bienêtre ». Imposture ? Certes… mais non !

 

La bureautique ne se résume pas à l’usage d’Excel, mais enfin, c’est mon dada ! Quant au bien-être, avouons que ce concept est tendance, à en juger la littérature web et les nouveaux intitulés de poste. Ma courte définition ? Sérénité mentale et physique.

 

C’est quoi cette association de 2 concepts que rien ne rapproche ?! Parlons gestion sur tableur, par exemple le tableau de trésorerie. Si on ne sait pas construire un outil digne de ce nom, quel temps va-t-on perdre ! Et quand le temps file, c’est de l’argent dont on ne maitrise plus la dépense. Par ici, difficultés financière, mentale et relationnelle. Alors soyons zen : prenons le temps de la conception pour en gagner à l’utilisation.

 

Exemple terre-à-terre… sur Excel : la #fonction RECHERCHEX ? Elle apparait dans sa dernière version, mais elle est bien plus puissante que RECHERCHEV !

 

RECHERCHEz la joie : maîtrisez !

8 août 2020 :  Anecdote 2 - l'option

C’est l’été, c’est léger ! Un seul client, mais deux anecdotes, une chose amenant l’autre.

 

Anecdote 2. Mon interlocuteur aime le tableur #Excel. Concevoir des tableaux, ça l’amuse. Devoir chercher une solution, ça ne l’effraie pas. Bref, il me ressemble !

 

Depuis peu, quand il tape, par exemple, le nombre « 1515 » dans une cellule et valide, il obtient « 15,15 ». Mais avec « 12,34 » il obtient… « 12,34 ». C’est quoi, cette foutue (pardon) virgule ?! Impossible pour lui de corriger le tir.

 

Explication ? Mon client a modifié les #options avancées d’Excel à l’insu de son plein gré ! Avec certainement une combinaison malencontreuse de touches clavier qui donne un #raccourci magique !

 

Grâce à lui, pour avoir dû en trouver la cause, je sais désormais que l’option « Décimale fixe » permet, à un commerçant par exemple, d’enregistrer ses chiffres de caisse simplement. « 500 » donne 5,00 (€ le kilo de nectarines, tiens !)

 

Par ici la monnaie, en SOMME() !

28 juillet 2020 :  Anecdote 1 - la complexité

C’est l’été, on sourit ! Un seul client, mais deux anecdotes, une chose amenant l’autre.

 

Anecdote 1. Mon interlocuteur aime le tableur #Excel. Concevoir des tableaux, ça l’amuse. Devoir chercher une solution, ça ne l’effraie pas. Bref, il me ressemble !

 

Un tableau simple, avec en colonnes, débit, crédit et solde. Le solde est une #soustraction. Problème : Excel n’en propose pas la fonction. Mais mon client veut en trouver une ! Il dégote : COMPLEXE.DIFFERENCE(). Et ça marche ! MAIS il obtient des soldes avec plein de chiffres après la virgule. Et impossible de les réduire.

 

Solution ? Écrire dans la colonne solde : « =[crédit]-[débit] ». Et ça marche ! Sans MAIS. J’ai lu l’aide sur COMPLEXE.DIFFERENCE(). C’est une vraie bonne formule #mathématique. Complexe quoi !

 

Préférer pragmatisme à perfectionnisme, en SOMME().

 

www.metablo.fr

 

Pour les matheux :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/complexe-difference-complexe-difference-fonction-2e404b4d-4935-4e85-9f52-cb08b9a45054?ui=fr-fr&rs=fr-fr&ad=fr

21 juillet 2020 :  L'exception

La tentation de la #facilité est toujours grande. Même en matière de base de données, intégrée à un logiciel métier ou à un tableur, style Excel.

 

Exemple. Dans votre base clients, prenons le champ « nom de société ». Il faut y renseigner les noms… de société ! Évident. Dans « catégorie », vous distinguez par exemple « privé » et « public ». MAIS, un de vos clients est une #exception : il est italien ! Et votre base ne prévoit pas le champ « pays ».

 

Vous faites quoi ? Pragmatique, vous écrivez « Italie » dans « catégorie ». Bien vu. Ou pas ! Allez, c’est une exception, par définition, rare. Certes, mais demain ? l’exception peut vite devenir fréquente.

 

En outre, mélanger des informations disparates dans un même champ, c’est en fausser les #statistiques…

 

Rendre vos bases de données évolutives, en SOMME() !

15 juillet 2020 :  L'année

Une problématique revient couramment, en gestion « concrète ». L’année d’exercice, comment faut-il informatiquement la traiter ?

 

Admettons un tableau de suivi des adhésions, pour une entreprise ou une association. Sur Excel par exemple, vous lui consacrez : un fichier par #année ? une feuille par année ? un seul fichier pour toutes les années ?...

 

Il n’y a pas de réponse type à donner. Tout dépend des #informations à en retirer et de leur traitement. Mieux : ça dépend d’abord de vous ! De votre perception des chiffres et de votre capacité à les exploiter.

 

Exemple. Si vous facturez tous vos abonnements client le 1er septembre (avec les proratas), un #fichier par année (ou saison) semble pertinent. Mais comparer leurs valeurs trimestrielles de 2016 à 2020 est (un peu) plus complexe.

 

C’est quoi votre besoin, en SOMME() ?

7 juillet 2020 :  Le vide

Si la nature a horreur du vide, nous - au bureau notamment - devrions aussi nous en méfier. Par exemple, dans notre tableau de suivi des ventes, sur Excel ou dans un logiciel métier, que signifie-t-il ?

 

Donnons que notre client X n’ait pas de chiffre sur le 2ème trimestre 2020. Deux possibilités : il n’a pas racheté notre produit pour X raison, et je le sais ; OU j’ai peut-être oublié de renseigner son achat.

 

Écrire « 0 » dans la cellule correspondante, plutôt que de la laisser vide, est déjà une information !

 

A contrario, zéro ou rien, dans un tableur, c’est par défaut la même chose. Mais plusieurs formules permettent de distinguer la chose, si nécessaire. ESTVIDE() par exemple !

 

Ça peut tout changer, en SOMME().

30 juin 2020 :  L'aide

D’accord, l’IA débarque. En attendant, face à son écran d’ordinateur, on peut se sentir bien seul.e. Tout logiciel propose son #aide ? Oui, faute d’un interlocuteur humain, la (stupide) machine peut répondre. Encore faut-il connaître son #vocabulaire !

 

Si l’informatique est faite pour l’humain, l’inverse… moins ! Pourtant, les éditeurs ont progressé dans ce domaine. Et si votre #logiciel vous laisse en carafe, vous avez l’aide précieuse à portée de clic sur internet (sites web, tutos, blogs, etc.). Question de temps et de bonne volonté…

 

Excel, j’en suis fan (aveu pardonnable ?). Seulement, je sais ce que veut dire « Figer les volets ». Et vous ? Euh… « Murer les portes » ? Désolé, non. Pourtant, je vous assure, cette fonctionnalité est « presque » indispensable.

 

Allez, je vous aiguille :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/figer-des-volets-pour-verrouiller-des-lignes-et-des-colonnes-dab2ffc9-020d-4026-8121-67dd25f2508f

 

Il convient de connaître les bons mots, en SOMME().

23 juin 2020 :  La répétition

Un #ordinateur ? C’est bête ! Et même si l’intelligence artificielle débarque.

(IA : expression qui montre que les industries informatique et financière maîtrisent le marketing ?)

 

Par contre, l’ordi, ce sont aussi des gens intelligents qui l’ont conçu. Pour nous, les autres gens. Alors quand vous êtes devant votre écran et répétez manuellement (bêtement ?) la même opération X fois sur votre logiciel de gestion ou #tableur, dîtes-vous qu’il y a une solution.

 

Idem, quand vous avez l’#intuition qu’il existe un truc rapide pour faire un calcul ou une manip chronophage, vous avez raison ! Sur Excel par exemple (version récente), il existe au sommet de la fenêtre un champ qui attend votre recherche. Tapez vos mots, il vous fera des suggestions.

 

Oui, chercher, c’est du temps. Mais trouver, c’est en gagner. Après, tout le monde a ses lacunes. Se faire aider ou recourir à la formation a du sens.

 

Déjà, à l’intuition se fier, en SOMME().

16 juin 2020 :  La sauvegarde

"Un bon patriote reste toujours animé du respect et de la sauvegarde de la chose publique." Mouctar Keïta

 

En langage bureautique ? Un bon collaborateur reste toujours animé du respect et de la #sauvegarde de ses fichiers. D’ailleurs, il y a 2 types de sauvegarde : celle des #fichiers et celle de leurs #versions.

 

La première - OBLIGATOIRE - se fait sur serveur, disque dur externe ou dans le cloud. La deuxième, si votre fichier est « lourd », concerne la conservation de ses importantes modifications de structure. Pour éviter l’impossibilité de revenir en arrière, alors qu’on a pu constater une grossière erreur dans le nouveau résultat obtenu.

Pensez à « Enregistrer sous » (sur PC, touche F12) ! Exemple :

 

budget prévisionnel 2021 v1.xlsx

budget prévisionnel 2021 v2.xlsx

budget prévisionnel 2021.xlsx

 

Je vous parle d’expérience (soupir), en SOMME().

10 juin 2020 :  S.O.S. Excel

S.O.S. Excel ?

c’est chaque jeudi, de 14h à 17h (dès demain, 11 juin)

 

Entrepreneur, collaborateur, bénévole, particulier, autre (!)

vous vous battez contre votre fichier Excel ?

 

Je suis à votre écoute

pour vous retirer l’aiguille du pied, en direct, sans ordonnance ni anesthésie

 

Créateur d’outils de gestion sur-mesure avec Excel

je stoppe tout pour vous venir en aide

 

Par téléphone et en accès ordinateur à distance (avec AnyDesk)

mes coordonnées après un clic sur le lien ci-dessous

 

www.metablo.fr

 

C’est combien ?

Bah, gratuit ! Si vous me dîtes le code : SOS1106

 

Merci.

Alban (mais pas Dr.)

9 juin 2020 :  Annuler

« L'erreur n'annule pas la valeur de l'effort accompli. » Proverbe africain

« Modifier le passé n'est pas modifier un seul fait : c'est annuler ses conséquences qui tendent à être infinies. » Jorge Luis Borges

 

Ces 2 citations avec le verbe « annuler » se complètent bien. Rapportée très concrètement à la bureautique, sur n’importe quel logiciel, la possibilité d’ #annuler une action est proposée. Sur #Excel, par exemple, la combinaison magique, c’est 2 touches de clavier :

CTRL + Z

que vous pouvez répéter de nombreuses fois à la suite.

 

C’est fou le nombre de personnes qui n’osent pas #tester, de peur de mal faire ! La machine est bête mais tolérante : calculs ou actions, vous pouvez toujours revenir en arrière. Mieux : trompez-vous, plusieurs fois, qu’importe, essayez, pour apprendre et construire.

Assimiler, en SOMME().

2 juin 2020 :  La gestion

 

La gestion, au sens large, c’est notamment une matière, une activité, mais aussi un état d’esprit. Au même titre que les chiffres « ne parlent pas » à tout le monde, l’usage d’un tableur, comme #Excel, n’a rien d’inné et sa logique est contraignante.

 

Pourtant, si l’on se dit qu’un tel logiciel convertit les données (chiffres, textes, images, etc.) en #informations, le bénéfice de sa maîtrise devient évident : décider et agir en connaissance de cause. Pour cela, il faut pratiquer. Concrètement ET régulièrement. Si le temps manque, #externaliser est une solution !

 

CQFD, en somme.

27 mai 2020 :  L'accès ordinateur à distance

 

La prise en main à distance d’un #ordinateur est devenue facile. Car quoi de plus dur que de décrire en aveugle la difficulté que l’on rencontre sur un fichier, #Excel par exemple  ;o)  ou de donner ses instructions pour la résoudre ? Ce qui est évident à voir ne l’est pas à dire !

Il en existe des logiciels pour cette fonctionnalité (j’utilise AnyDesk, gratuit et performant) ! Pré-requis : le lien de #confiance entre les 2 parties, et l’installation du logiciel sur les 2 ordinateurs communiquants. L’intervention se fait alors simplement : l’utilisateur aidé regarde son pointeur de souris bouger tout seul ou le reprend en main s’il n’y tient plus !

C’est de l’échange, en somme.

19 mai 2020 :  Le télétravail

Le #télétravail improvisé depuis 2 mois à domicile dû au covid-19 vous a éloigné de votre habituel "collègue ressource sur #Excel " ?

Plutôt que de passer des heures à peiner tout seul, chercher un tuto, téléphoner aux ami.e.s ...

Métablo vous accompagne efficacement et en souplesse concernant :

- l'aide ponctuelle ou au long-cours sur tout sujet Excel

- la création d'outils de #gestion sur-mesure

2 février 2021 :  Détailler

Précédemment, j’incitais à questionner les données renseignées, sur Excel par exemple, pour les rendre toutes « traitables ». Là, je suggère aussi de les #détailler. Au maximum !

 

Si vous renseignez directement un total, disons 100, alors que vous savez qu’il est le résultat d’une addition, vous perdez de l’ #information. Car 80 + 20 = 100, mais 50 + 50 aussi. So what ? Il vaut mieux créer 2 colonnes qui donnent chacune un chiffre et dont on pourra ultérieurement obtenir le total, qu’1 seule qui le donne directement mais uniquement. Car on peut toujours partir du détail pour obtenir du global, mais jamais l’inverse.

 

L’autre intérêt de raisonner ainsi est de multiplier les possibilités de traitements #statistiques. Et pour une entreprise, ce ne sont pas les besoins de compréhension des chiffres qui manquent ! Ainsi, tout dirigeant doit pouvoir expliquer comment il en est arrivé à tels résultats : marges, coûts, délais, causes, process, etc.

 

SI() vous ne savez pas AUJOURDHUI() pourquoi vous détaillez tant, demain vous le dira !

9 février 2021 :  La confiance

Si vous utilisez Excel comme logiciel de #gestion, en complément de votre logiciel métier ou à la place de toute autre solution, vous n’avez d’autre choix que de devoir vous familiariser avec les formules... Pardon !

 

Utiliser ce tableur sans elles, c’est comme rouler partout dans notre beau pays en seconde : voyage plein de charme, mais très… très long. Sachez qu’Excel est un véhicule à boite automatique : les formules sont ses 7 vitesses, leur enclenchement nécessite d’appuyer sur start, et il faut apprendre à conduire. Après, les réflexes viennent. Avec, la #confiance.

 

Ainsi, quand vous choisissez une formule, que vous la testez avec succès pour les 3 ou 4 cas possibles (ex. : prix 1 par unité vendue, prix 2, minoré au-delà des 10, prix 3 remisé selon la catégorie du client), sachez que cette formule unique vous donnera le bon prix, quel que soit le nombre de lignes de votre tableau des ventes : 10 ou 10 000. Si vous repérez une anomalie, ce n’est pas #Excel qui se trompe, mais vous, « programmeur ».

 

La RECHERCHE() de l’erreur : l’antienne des informaticiens !

16 février 2021 :  La notice

Tout logiciel ou application a son mode d’emploi, sa #notice. Avant, c’était au format papier. Aujourd’hui, c’est dans l’aide du programme, et de plus en plus, en ligne : sur le site web de l’éditeur, ou dans des blogs.

 

Pourquoi vos fichiers, Excel dans notre cas, ne comporteraient-ils pas aussi leur mode opératoire ? Le nom du #fichier est censé renseigner son objet, mais c’est tout. Et quand vous ouvrez ce document, il n’est pas toujours évident de deviner tout ce qu’il contient, ni ce qu’il montre, ni comment cela s’obtient.

 

Ayez cela en tête : vous êtes certes le créateur du fichier, savait parfaitement comment il « fonctionne » et en êtes le seul utilisateur. Ok. Mais si vous faites partie d’une entreprise et êtes absent (congés, maladie, etc.), avez-vous pensé qu’un #collègue devra vraisemblablement le « récupérer » et le mettre à jour ?

 

Créez cette notice sur un onglet au nom explicite. Et modifiez-la avec l’évolution de votre fichier.

 

Un petit effort pour vous, un gros soulagement pour les autres, en SOMME().

23 février 2021 :  La source

De même tout fichier Excel devrait comporter son mode d’emploi, de même il devrait systématiquement révéler ses #sources, contrairement au journalisme...

 

Cela est d’autant plus vrai que vous travaillez dans une entreprise avec des salariés. D’accord, vous, utilisateur.trice, savez quelles #données vous exploitez. Mais votre direction ou vos collègues ? si vous êtes absent.e pour x raison ?

 

Quand vous ouvrez un fichier qui n’est pas le vôtre, je vous défie de savoir si les données présentes ont été enregistrées « à la main » ou si elles ont été l’objet d’une importation issue d’un logiciel métier, par exemple. Le savoir, c’est connaître la #fiabilité des données. Et quand celles-ci engagent la viabilité même du service étudié (commercial, production, logistique, etc.), c’est crucial.

 

Alors créez une feuille qui explique d’où viennent vos chiffres ou comment ils s’obtiennent (style instructions), vous éviterez des sueurs froides à vos interlocuteurs !

 

Être rassurant en étant transparent, en SOMME().

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