Publier des posts sur les réseaux sociaux est fort conseillé "de nos jours". Question de visibilité, notamment. Le faire régulièrement est un challenge que je me suis fixé chaque mardi en fin d'après-midi. Mais si je sais quand j'ai commencé (mi-mai 2020, à l'occasion du règne de la pandémie de la covid-19), je ne sais pas combien de temps je tiendrai ! En attendant, je me suis pris au jeu.

     Ci-dessous, les posts que je publie sur LinkedIn (le mardi) et Facebook (le mercredi), accompagnés d'images créées par mes soins avec Photoshop, illustrant mon métier et ma personnalité (?).

     Précision : images dont j'ai fixé la largeur à 500 pixels afin de limiter leur poids numérique à 200 ko, question d'impact carbone... Mais images dont mon neveu m'a conseillé de veiller à l'homogénéité de la qualité des éléments les constituants, histoire d'éviter l'effet pixellisation (merci Benoît ;o)

Publications

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1er février 2022 :  Menus

Certains logiciels sont intuitifs à l'usage. Il faut tirer une ficelle avant d'apercevoir les possibles, pour d'autres. Avec Excel, c'est presque l'inverse. Il faut en bouffer (pardon) avant d'en deviner les capacités. Par contre, tous ses #menus sont d'emblée visibles, en haut de l'écran. Il n'y a qu'à cliquer sur l'un d'eux (de Fichier à Aide) pour apercevoir pas mal d'icônes en-dessous, et laisser trainer le curseur de sa souris sur ces derniers pour obtenir une courte présentation de ce qu'on va obtenir ou devoir travailler.

 

Ce tableur, j'aime en transmettre une certaine maîtrise au travers de mes prestations. Et curieusement pour moi, je ne trouve pas l'ordre des menus #logique, en termes de priorité d'usage. En effet, Après Fichier et Accueil, apparaissent Insertion et Dessin ! Euh… importer des objets externes et dessiner ne sont pas les premières vocations du tableur. Par contre, Mise en page, Formules, Données, qui suivent, oui ! Voilà ce à quoi j'invite mes interlocuteurs à travailler. Et sérieusement !

 

"Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage". Nicolas Boileau, mort en 1711, aurait pu #former à Excel.

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25 janvier 2022 :  Protection

Même si l'aide d'Excel s'est grandement améliorée, de nombreuses fonctionnalités ne sont pas intuitives, en termes de vocabulaire ou d'usage. Ainsi, la #protection des cellules : à utiliser surtout si son fichier doit être modifié par d'autres personnes.

 

La protection d'une cellule relève du format. Et, contre-intuition, elle est verrouillée par défaut ! Précision : clic-droit sur une #cellule > Format de cellule > onglet Protection > Verrouillée est cochée. MAIS une mention dit bien : "Le verrouillage des cellules [est] sans effet si la feuille n'est pas protégée (onglet Révision, groupe Protéger, bouton Protéger la feuille)." À ne pas oublier.

 

Contre-intuition ? Actionner la protection d'une feuille, c'est entièrement la verrouiller, alors qu'on veut souvent ne protéger qu'une petite zone (cellule(s), colonne, ligne…). Conseil dans ce cas : sélectionner toute la feuille, actionner le #format cellule, décocher "Verrouillée", valider, puis ne sélectionner que la zone à protéger avant de recocher le verrouillage. C'est bien plus efficace !

 

Pour mieux comprendre l'explication, pratiquer  ;o)

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18 janvier 2022 :  Griser

Aujourd'hui, c'est une #astuce que j'ai envie de partager. Simple mais efficace quand on est un.e utilisateur.trice habitué.e d'Excel.

 

Vous savez qu'il y a une distinction à faire entre ce qu'affiche une cellule (prenons A2) dans la feuille de calcul (ex. : le nombre 240) et ce que "contient" cette #cellule (ex. : =200*(1+R1), avec 20% dans R1), visible dans la barre de formule. Ce que vous voyez peut en effet être ce nombre "écrit à la main". OU le résultat d'une formule. Ça change tout ! Car si vous modifiez le contenu de R1 (ex. : 18%), le résultat en A2 change, mais pas sa formule. Alors que si c'était écrit "en dur" dans A2, vous devriez refaire le calcul par vous-même et y écrire… 236  ;o)

 

Donc, quand vous dédiez une cellule ou - mieux - une colonne au calcul, colorisez-là pour montrer et vous rappeler que cette dernière n'a pas à être modifiée. Vous avez trouvé une #formule qui marche sur toute une colonne : distinguez-la visuellement des autres colonnes renseignées manuellement.

 

Perso, je grise mes colonnes de calcul (mon côté austère). Et vous, quelle couleur plus sympa utiliseriez-vous ?

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11 janvier 2022 :  Sauvegarde

Une bonne résolution 2022 ? Faire la #sauvegarde régulière de ses fichiers. Quotidienne ? Idéal. Afin de disposer de la copie d'un fichier pour un original pouvant "disparaître". Et/ou pour retrouver ce fichier dans une version datée.

 

Vous avez créé un fichier Excel devenu capital pour le suivi journalier de votre activité. Vous le mettez quotidiennement et consciencieusement à jour. Vous y avez aussi multiplié les calculs pour obtenir des stats nécessaires au pilotage de votre entreprise. Et puis arrive le moment où, horreur, vous constatez une énorme #anomalie : le chiffre qui sort est complètement faux, ou vos données sont toutes mélangées. La raison ? Inconnue. La réparation ? Impossible. Vous devinez malheureusement que l'erreur est là depuis un certain temps.

 

Pour éviter cela ? La sauvegarde numérotée (ex. : V1, V2, etc.) ou datée (ex. : 2022-01-04, 2022-01-11, etc.). Comme ça, vous revenez "en arrière" autant qu'il le faut pour retrouver une #version saine.

 

Conseil : un nom avec une date, c'est du style AAAA-MM-JJ, et non JJ-MM-AAAA. Vous devinez pourquoi ?!

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21 décembre 2021 :  Validation, fin

Pour clore le sujet Validation des données (VDD !), j'ai envie de faire une petite digression sur l'usage d'une telle #fonctionnalité plutôt qu'un topo technique.

 

La VDD, c'est comme un verre : on peut voir le côté moitié vide ou moitié plein.

Vide : l'utilisateur est contraint dans sa saisie, alors que la #donnée à enregistrer ne rentre pas dans les cases. Comme toute exception, il n'y a pas de solution miracle.

Plein : l'utilisateur est guidé dans sa saisie et a l'assurance de ne pas pouvoir enregistrer de bêtise, qui risquerait de fausser une statistique importante.

 

Perso, ce que j'aime avec la VDD, c'est qu'elle est un bon compromis en terme de sécurisation d'un fichier. Elle cantonne, mais avec cette #souplesse qui permet à l'utilisateur un peu averti de passer outre si justifié, à condition qu'il sache comment la désactiver ou la modifier. Elle évite le travers d'une fonctionnalité un peu similaire : la protection de données, qui impose un mot de passe et s'applique à toute la feuille concernée. Ce qui est sûr (pile), mais contraignant (face). On y reviendra.

 

Aveu : entre le noir et le blanc, je préfère le gris.

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14 décembre 2021 :  Validation, suite

On l'a vu la semaine passée, la fonctionnalité Validation des données permet de créer un menu déroulant, mais sa fonction première est de #sécuriser la saisie. Retournons sur sa fenêtre dédiée : menu Données > groupe Outils de données > bouton Validation.

 

Le 1er onglet montre ce que l'on peut autoriser : Nombre entier, Décimal, Liste (notre menu déroulant), Date, Heure, Longueur du texte, Personnalisé. Et quand vous sélectionnez l'un d'eux, le menu en-dessous s'adapte.

Ex. : si vous choisissez #Date, apparait le champ Données avec les mentions "comprise entre", "supérieure à", "inférieure ou égale à", etc. Ainsi que les champs Date de début et Date de fin.

Très utile quand vous voulez imposer la saisie d'une date, d'abord, et éviter que ne soit renseignée une date mauvaise ou impossible, ensuite.

 

L'option "ignorer si vide" a également son intérêt, s'il faut impérativement #saisir une donnée, ou dit autrement, si la cellule ne doit pas rester… vide.

Je vous laisse tester les 2 autres onglets, Message de saisie et Alerte d'erreur, tout aussi optionnels, tout aussi intéressants, en SOMME().

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7 décembre 2021 :  Validation

Il existe une fonctionnalité très intéressante dans Excel, qui reproduit ce que l'on retrouve généralement sur des sites web : le #menu déroulant, attaché ici à une cellule. Par contre, et comme souvent avec Microsoft, son libellé est logique faute d'être intuitif : Validation des données.

 

Quèsaco ? Un menu déroulant est une liste à déplier (!) en cliquant sur une flèche pour en voir le contenu et choisir le libellé voulu pour un #champ à remplir. Ex. : Madame ou Monsieur (Mademoiselle a normalement disparu des tablettes). Ainsi, le choix est imposé et limité, mais facilite la réponse de l'utilisateur (pas de texte à taper), quand il ne l'oriente pas […], et simplifie le traitement de l'information par le destinataire de la réponse.

 

Ce que signifie précisément l'expression dans Excel : #Validation des données. En effet, l'intérêt premier est d'éviter le contenu erroné d'une cellule (faute d'orthographe par ex.) et de permettre un calcul statistique fiable. Fonctionnalité qu'on retrouve via : menu Données > groupe Outils de données > bouton Validation.

 

Prévenir plutôt que guérir, en SOMME().

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30 novembre 2021 :  Rechercher

Parlons recherche d'une aiguille (numérique) dans une botte de foin (informatique). Ne vous est-il jamais arrivé de chercher, dans un #fichier, un élément dont vous êtes sûr.e de l'existence, mais sans pouvoir remettre la main dessus ? Tel un p'tit article noyé au milieu d'un gros catalogue de 13 512 références.

 

Si votre base articles est sur Excel, outre un usage du filtre des en-têtes de colonne, une solution existe, parfois plus rapide, pour mettre la main sur cet article. CTRL+F (raccourci) pour #Rechercher. Si vous doutez du libellé, insérez une étoile (*) en début, milieu ou fin du groupe de lettres, pour qu'Excel recherche la cellule dont vous ne connaissez pas le début, le milieu ou la fin du libellé. Ex. : valider "in*tion" sélectionne le 1er "information" ou "intuition".

 

De plus - alternative - vous gérez des codes à plusieurs #caractères, et avez un doute sur l'un d'eux. Insérez un point d'interrogation (?) à l'endroit précis du caractère douteux pour remettre la main sur le code. Ex. : "AZFR?2" peut remonter "AZFR32" ou "AZFRT2".

 

Résumé : * remplace x lettres, et ? une seule. Fac*e à rete?ir, non ?

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23 novembre 2021 :  Convertir

Quand vous devez gérer de nombreuses données, notamment issues de #listes variées transmises par des tiers (ex. : listes de prospects, fournisseurs, articles…), et que vous le faites sur Excel, il est toujours bon d'en avoir un traitement efficace.

 

Ce tableur propose des fonctionnalités qui font gagner un temps fou si on les connait et évite un travail manuel fastidieux à la place. Il faut donc se montrer curieux des menus ou boutons proposés dans le "ruban", le bandeau et ses icônes en haut de la fenêtre Excel.

 

Aujourd'hui, je vous suggère le bouton #Convertir, menu Données, groupe Outils de données. Comme son nom l'évoque avec ambiguïté, il permet de fractionner une colonne de texte en plusieurs colonnes. Exemple : votre liste en comporte une, mélangeant nom prénom, ou code postal ville. Deux informations en une cellule : inexploitable ! Avec Convertir, vous séparez en une fraction de seconde les noms et leur prénom : #pratique pour les mailings. Ou les CP et leur commune : pratique pour les stats.

 

Alors ? Converti.e avec cette fonctionnalité utile ?!

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16 novembre 2021 :  Souris

La subtilité a toujours son mot à dire. C'est pénible pour ceux qui aiment la simplicité, voire la facilité, dans le domaine des idées […] comme de la réalité. Mais elle a du bon, sans doute parce que face à la complexité factuelle, elle s'avère indispensable. Excel n'échappe pas à la règle, toute proportion gardée !

 

Prenons l'exemple du pointeur (ou curseur), la petite icône qui concrétise le déplacement de votre souris sur l'écran. Par défaut, une croix blanche dans le tableur (coucou la Suisse !). Je ne vous explique pas tous les cas de figure : ce serait trop long et choisir m'est frustrant. D'autant qu'un clic sur ce lien  https://excel.quebec/rudiments-excel/pointeurs-excel/  va vous en montrer un bon topo (hello Québec !).

 

Soyez attentif à la "tête" du pointeur quand vous le baladez dans votre feuille. Il change très souvent car s'adapte au contexte qu'il "survole". Alors quand vous remarquez un changement éclair (!) d'icône, déplacez votre souris lentement pour l'obtenir de nouveau, puis cliquez, ou double-cliquez, et voyez ce qu'il se passe. Surprenant, parfois !

 

Soyez efficaces, procédez lentement, en SOMME().

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9 novembre 2021 :  Ma pub

ÉDITO MON PETIT RÉSO du mardi 9 novembre 2021

Facebook, renommé Meta, est accusé de plagiat

 

Ne dîtes plus Facebook, mais Meta. Mark Zuckerberg a dévoilé le nouveau nom de son groupe jeudi 28 octobre dernier lors d'une conférence virtuelle, centrée sur le #metaverse. Ce nom permet de "mieux refléter qui nous sommes", a déclaré le PDG.

Le groupe s'est aussi doté d'un nouveau logo, un signe représentant l'infini, légèrement déformé pour évoquer la lettre M (bah voyons).

Metaverse ? Un #internet de nouvelle génération, où les utilisateurs pourront un jour circuler sous forme d'avatars, faire du sport, rencontrer des amis ou travailler.

Mais le sujet n'est pas là. Alban Métais, créateur de MÉTABLO, soupçonne son confrère, assailli dans le monde réel, de vouloir manifestement tourner la page, en s'inspirant d'un nom qui a le vent en poupe sur Loriol-du-Comtat et "au-delà" (Meta, en grec justement) dans tout le Vaucluse ! Le trépidant indépendant - développeur d'outils de gestion avec Excel - entend bien saisir le tribunal de Carpentras, menacé autrefois de fermeture, pour faire cesser ce qu'il estime être un #plagiat commercial.

Dans l'attente d'une convocation des deux parties en la capitale du Comtat Venaissin, Mon Petit Réso vous propose un comparatif des forces en présence.

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2 novembre 2021 :  Effacer

"Le temps, quelle merveilleuse #gomme à effacer." André Prévot

En entreprise, on en manque, du temps. En plus, on peut en perdre quand on manque aussi de maîtrise. Sur Excel, on n'efface pas une douleur mais une donnée. Mais si on s'y prend mal, le résultat peut agacer. L'outil gomme existe, qui est efficace.

 

Se rappeler d'abord qu'une cellule (ex. A1), c'est 2 choses : un contenu (ex. 100) ET un format (ex. 100,00 € sur fond vert et bordures). Avec la touche "Suppr" ou "Del", on ne supprime que le #contenu. Dans notre exemple, la couleur et le cadre restent et si on y retape un autre nombre, il prend le format euros avec 2 décimales.

 

Pour effacer aussi l'apparence de la cellule, il y a donc un bouton et son icône gomme : menu Accueil, groupe Édition. Il vous propose d'effacer tout, les #formats ou le contenu. C'est bête mais ça évite bien des manipulations qui, répétées très souvent, font perdre du temps et donnent la migraine !

 

"La gomme, quel merveilleux outil à productivité" Alban Métais

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26 octobre 2021 :  Informations

En entreprise, il est très courant d’utiliser Excel pour faire sa gestion, car il a 2 fonctions clés : les calculs ET les bases de #données. Ces dernières sont constituées de champs, aussi nombreux que nécessaires, pour ce qu’il faut "suivre". Pourtant, chez mes clients, je constate un usage perfectible de ces champs.

 

Dans le fichier, un champ est matérialisé par une colonne et son en-tête, et son contenu a un sens spécifique. Par exemple, il vaut mieux éclater "84200 Carpentras" en deux #champs plutôt qu’un seul, notamment parce qu’avec un code postal, vous pouvez calculer le numéro du département dans une autre colonne. Là où il faut pousser ce raisonnement, c'est quand une colonne contient plusieurs informations.

 

Ayez le réflexe de distinguer celles-ci et raisonnez utile : autant d'informations, autant de #colonnes. Ex.: "Réglé le 26 octobre 2021 par chèque" peut faire l'objet de 2 champs. Le 1er renseigne une date si le règlement est effectif, et le 2ème, le mode de règlement. Deux infos exploitables statistiquement.

 

D'ailleurs, les cellules contenant des chiffres et du texte sont très souvent sécables  ;o)

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19 octobre 2021 :  Échap

"Le passé est soldé, le présent vous échappe, songez à l'avenir." Cette citation du Duc de Lévis m’inspire quand j’observe mes clients dans leur usage d’Excel ! Ma traduction bureautique ? Au mot "passé", j’associe la #touche Entrée, à "présent", Échap et à "futur", la combinaison Ctrl+Z.

 

Tout le monde connait la touche qui valide, mais peu savent utiliser celle qui évite la validation.

Quand vous tapez, dans une cellule du tableur, un mot ou une formule et que vous vous apercevez d’une #erreur, évitez la touche Retour-arrière pour tout effacer et recommencer. Préférez la touche Échap qui annule ce qui est cours de frappe : ultra rapide !

Par contre, quand votre erreur est validée, ne faites pas ensuite l’opération contraire (ex. : vous créez une colonne puis la détruisez), mais annulez votre action par Ctrl+Z.

 

Pourquoi ces 2 manipulations ont leur importance ? D’abord pour leur efficacité. Ensuite parce que valider une action laisse des #traces (informatiques) qui peuvent avoir des conséquences qu’on n’imagine pas. Je n’ai pas la place de les détailler ici, mais croyez-en mon expérience.

 

Adopter le bon réflexe : faire simple, en SOMME().

20211012-formats-metablo-alban_metais-excel-tableur-gestion-macro-formation-sos-carpentras

12 octobre 2021 :  Formats

"Avec Excel, pour tout besoin courant, une fonctionnalité existe." ? Suite !

Après une fonction (NOMPROPRE), trois #formats.

 

Une base de données, ce sont souvent des milliers de coordonnées clients ou fournisseurs. Leur numéro de téléphone, vous le notez comment (à 10 chiffres car n° français, of course) ? Séparés par des espaces, points, tirets ou slashs ? Dans la barre de formule, il suffit d’écrire le nombre « brut » et sans zéro au début. Dans la cellule, grâce au format approprié, il apparaît ainsi, avec des espaces :

01 23 45 67 89

Le chemin Excel pour ce faire ? Menu Accueil > groupe Nombre > liste déroulante Autres formats numériques > catégorie Spécial > choix Numéro de #téléphone.

 

Au passage, vous voyez que dans cette catégorie Spécial, figurent aussi le code postal et le numéro de sécurité sociale. Le CP ? Si vous habitez l’Ardèche, tapez 07100 pour voir. Le 0 disparait : pénible ! Avec ce format spécial : résolu ! Le n° de SS ? Les 7 premiers chiffres ont un sens, les 6 + 2 suivants sont du chiffrage : illisible sans format.

 

L’intérêt de tout ça ?

L’harmonisation de ces champs, leur facilité de lecture et l’exploitation #statistique de ces données.

Important, en SOMME().

20211005-nompropre-metablo-alban_metais-excel-tableur-gestion-macro-formation-sos-carpentr

5 octobre 2021 :  NomPropre

Dans mon post précédent, je concluais : "avec Excel, pour tout besoin courant, une fonctionnalité existe." Prenons un autre exemple, que peu connaissent, alors que beaucoup râlent sur le sujet (les toqués comme moi) ou baissent les bras face à une contrainte de #réécriture fastidieuse.

 

Les noms de contact ou de lieu : tout en majuscules, ou seulement les initiales, et le reste en minuscules ? Personnellement, je me suis créé une macro pour tous les cas de figure, mais il existe aussi une #fonction pas assez connue : NOMPROPRE().

 

Imaginons qu’on vous confie la gestion d’une longue liste Excel de contacts clients et que la colonne (B:B, disons) dédiée aux #noms (de famille) mélange ceux en MAJUSCULES et en Miniscules. Moi, perso, ça m’horripile ! Une solution ? 2 colonnes après le tableau, je tape : "=NOMPROPRE(B2)" et copie-colle la formule "jusqu’en bas". Ensuite, je copie cette nouvelle sélection, proprement écrite (!), et en colle les valeurs (collage spécial…) à partir de B2. Simple et efficace.

 

Vous n’avez plus d’excuse pour laisser une colonne de noms moche (sans S !).

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28 septembre 2021 :  Aux Mines d'Alès

Depuis 3 ans, j’ai la chance d’intervenir à l’école des Mines d’Alès, en tant que chargé de #cours Excel face à des élèves de 1ère année (bac+3). Je le dois à ma rencontre avec un confrère, intervenant de longue date dans l’école, avec qui la confiance s’est installée naturellement : Jean-François Rieu, gérant de Cognitest systèmeS.

 

Ces futurs #ingénieur.e.s ont à leur disposition un fichier comprenant de nombreux exercices abordant beaucoup de fonctionnalités importantes du tableur, par thème (ex. : fonctions mathématiques, bases de données, etc.) et complexité croissante.

 

J’en retire pas mal d’enseignements. Notamment que toutes ces têtes bien faites ne raisonnent pas de la même manière et à la même vitesse. Ça tombe bien, il y a toujours plusieurs #solutions pour obtenir un même résultat. Conséquence : pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ! Je me moque gentiment, mais c’est pour mieux cacher mon admiration…

 

Une conclusion : avec Excel, pour tout besoin courant, une fonctionnalité existe. Exemple simple : la fonction MOIS(), pour calculer les stats mensuelles de vos prestations listées par date.

 

Avec un tableur, raisonner d’abord en bon français, en SOMME().

20210921-construction-metablo-alban_metais-excel-tableur-gestion-macro-formation-sos-carpe

21 septembre 2021 :  Construction

Quand vous dites le mot "gestion" à une personne, dans le cadre professionnel s’entend, vous évoquez un sujet vaste et même vague. Gestion de quoi, pour qui, comment, etc. Quand vous lui évoquez "Excel", il y a fort à parier que, là, sa #perception soit assez précise, même si sans doute floue.

 

Précise parce que ce logiciel s’est inséré dans toutes les entreprises. Et dès lors que vous touchez à l’ #administratif, vous avez forcément été confronté.e à la chose. Floue parce que vous savez la puissance du tableur mais avez conscience de votre maitrise, sans doute relative, au regard de sa réputation.

 

Cet outil, je l’utilise au quotidien, tant pour un usage pro que perso. Et de ce fait, j’avoue voir Excel comme un jeu de construction. Parce qu’utiliser ses fonctionnalités, c’est avoir recours à une certaine #organisation des données tout autant qu’à une palette de fonctions dont les combinaisons sont sans limite. Par contre, si ce jeu a une « notice » (l’aide Microsoft en ligne), il n’a pas de réalisation finale. Ce qui peut déstabiliser… ou exciter !

 

Et pour vous, repoussoir ou attraction ?

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14 septembre 2021 :  Visualiser

Il existe des #fonctionnalités incontournables dans tout logiciel, et Excel ne fait pas exception. Je pense à l’une d’elles en particulier, très simple. Et pourtant, beaucoup l’ignorent ou la négligent : dommage ! Explications.

 

Quand vous créez une formule de #calcul qui utilise une fonction (ex. : SOMME) ou un opérateur (ex. : +), vous faites référence à une ou plusieurs cellules (ex. : =A2+(A2*$M$1), pour calculer le TTC du prix HT en A2 avec son taux de TVA en $M$1). À l’écran, la cellule affiche le résultat, et la barre de formule (zone blanche située entre le ruban des menus et la plage des cellules), ce qui a permis d’obtenir ce résultat : le calcul, donc.

 

Lire une formule, surtout quand elle a plusieurs arguments, n’est pas toujours simple. Mais #visualiser ses références (A2 et M1) aide à la décrypter ET vérifier sa validité. Comment ? En cliquant justement dans cette barre de formule : A2 devient alors bleu, et dans la feuille, la cellule prend un cadre… bleu. Pour M1, c’est rouge (par défaut). Basique, mais indispensable, croyez-en mon expérience !

 

Visualiser > vérifier > être (r)assuré, en SOMME() !

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7 septembre 2021 :  Invisible

« Il ne suffit pas de "voir" un objet jusque-là invisible pour le transformer en objet d'analyse. Il faut encore qu'une théorie soit prête à l'accueillir. » François Jacob ne pensait pas à Excel en écrivant cela. Car l’ #invisible tient sa place dans ce logiciel, mais pas besoin de théorie : une explication suffira.

 

Un client me sollicite : un fichier Excel, très important à ses yeux, rame beaucoup à l’ouverture et, pire, à l’usage, malgré un poids relatif (3 Mo). Je tâche de le disséquer. Déjà, il n’a ni graphique, dessin ou photo. Il contient des #macros ? On les supprime. Résultat : roupie de sansonnet. Des formules ? On les écrase. Queues de cerise. Les données ? On les copie brutes dans un autre fichier. Peau de balle. Une ‘tite chose qui coince Microsoft, alors ?!…

 

Une idée me vient. Je dézoome la feuille incriminée (100% > 10%), tape F5 pour ouvrir la boîte de dialogue "Atteindre", clique sur le bouton "Cellules…", sélectionne "Objets" et valide. Là apparait une multitude de tout petits rectangles transparents. J’appuie sur « Suppr » du clavier. Miracle : fin du #moulinage. J’enregistre le fichier : il passe à 250 Ko (10 fois plus léger) !

 

Se méfier de tout objet mal supprimé, en SOMME().

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20210909a-sosexcel-metablo-alban_metais-excel-tableur-gestion-macro-formation-sos-carpentr

depuis septembre 2021 :  S.O.S. Excel

S.O.S. Excel by MÉTABLO ?

Le concept (gratuit, jeudi, 17h-20h) est simple et a fait ses preuves.

S’assurer qu’il reste visible est moins évident, car la comm réclame de la nouveauté pour attirer l’attention.

À moins que le non-changement, associé à la répétition, encre sa présence dans les esprits ?

 

Dans le doute, je change le texte et l’image mais pas le fond car #Excel, c'est mon dada  ;o)

Je m’adresse aux personnes, en particulier du monde de l’entreprise, qui utilisent le tableur dans leur #gestion, que ce soit pour le suivi commercial de leur activité, les statistiques métier, le traitement des flux, l’élaboration de plannings, le calcul de nouveaux indicateurs, etc.

 

Des personnes qui butent sur un #obstacle précis qui vient de se dresser sans crier gare et les empêche d’aller plus loin (erreur valeur ou autre). Ou des personnes qui se demandent en vain quelle formule ou fonctionnalité pourrait bien leur permettre d’obtenir le résultat attendu.

 

Développeur d’outils de gestion sur-mesure avec #Excel,

je suis à votre écoute pour vous aider à résoudre la chose,

et reste joignable par le moyen qui vous semblera le bon pour me contacter.

 

Un code ? Non. Plus nécessaire  ;o)

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31 août 2021 :  Supprimer

Quand je forme des personnes à Excel, surtout en côte à côte, je suis attentif à leur usage des fonctionnalités les plus communes. C’est instructif, et même amusant ! Parce qu’il y a toujours une explication concrète à nos manipulations habituelles, qui sont comme des #réflexes, voire des TOC !

 

Exemple : comment supprimez-vous le contenu d’une cellule ? Question bête… et pourtant ! Il y a plusieurs possibilités. Notamment : sélectionner une cellule et taper la #touche « Suppr’ » (ou « Del » en english). Résultat : le contenu disparait, mais pas la mise en forme (ex. fond jaune), et c’est validé. Si vous utilisez la touche « Retour arrière », vous supprimez bien le contenu et pas la mise en forme, mais le curseur reste actif dans la barre de formule qui attend votre contenu de remplacement. Subtil, non ?

 

Le réflexe qui me fait toujours sourire : mettre en #surbrillance le contenu d’une cellule et appuyer « Suppr » avant de taper de nouveaux caractères. Dès lors qu’un texte est sélectionné, sachez que taper directement une lettre par-dessus supprime ce texte et le remplace par cette lettre.

 

Éviter les gestes parasites, en SOMME().

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17 août 2021 :  Le plastique

De retour de congés et parce que nous sommes encore en août, je n’ai pas envie de parler de mon activité professionnelle mais d’images de vacances ! Ainsi, ci-dessous, quel est le point commun entre les trois photos ?

 

Le #plastique.

 

Nos plus beaux paysages de France se parent de cette matière qui n’est plus fantastique, avec une progression rapide et sûre : c’en est désolant ! Inutile de citer ces lieux, toutes nos campagnes s’y mettent, à en marcher sur la tête. Comme si le monde de l’ #agriculture ne savait plus raisonner autrement : sécuriser le moindre bout de production coûte que coûte. Comme si la « société » ne savait plus protéger financièrement ce secteur contre les aléas. Mais comme si la nature ne savait plus se charger elle-même de nous donner ses fruits !

 

Il faut préserver notre alimentation, évidemment, mais quand même… Résister à ce #solutionnisme est-il impossible ? Garantir les revenus d’aujourd’hui ainsi, ça se conçoit, mais garantir ceux de demain, c’est mieux. Enfin, c’est mon opinion. En somme.

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13 juillet 2021 :  L’incrémentation

Quand on se frotte à Excel, il vaut mieux maitriser une notion au nom peu fréquent : l’ #incrémentation. Si on en cherche la définition sur internet, on obtient : « (informatique) augmentation de la valeur d'une variable à chaque exécution d'un programme ».

 

Illustration. Vous notez une date dans une cellule (ex. : 13/07/2021 en A1) et avec votre pointeur de souris, vous tirez la sélection vers le bas pour #recopier cette date. Excel ajoute alors par défaut un jour à chaque cellule copiée : le 13 devient 14 en A2, 15 en A3, etc. Mais si vous tapez juste le nombre 10 en C1, à la recopie vers le bas, vous n’obtenez que des 10.

 

Dans le 1er cas, vous avez une incrémentation automatique, pas dans le 2ème. Vous vouliez 11 en C2, 12 en C3, etc. ? Excel, après votre « tirage » vers le bas, propose un bouton #contextuel (« options de recopie incrémentée », en bas à gauche de votre sélection) permettant notamment le choix de : incrémenter une série (10 devient 11, puis 12, etc.), ne recopier que la mise en forme (la couleur verte de C1, par ex.) ou recopier les valeurs sans la mise en forme (une date ne change plus).

 

Tester cette option : une idée très utile, en SOMME().

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6 juillet 2021 :  La curiosité

Si vous êtes un utilisateur obligé d’Excel dans votre travail : ou vous considérez cet outil comme un allier, ou vous tremblez encore devant cet ennemi. Deux perceptions qui s’expliquent sans doute par votre personnalité et votre vécu. Dans tous les cas, il y a une attitude que je conseille : la #curiosité.

 

Microsoft a fait le choix, depuis longtemps maintenant, de rendre visibles toutes ses fonctionnalités au moyen d’icônes dans le « ruban », en haut de l’écran. Avant, cliquer sur un menu (ex. : insertion) permettait de dérouler une liste de #fonctionnalités, elles-mêmes ouvrant des fenêtres attendant action. Depuis, vous avez des groupes de fonctionnalités (ex. avec insertion : pages, tableaux, illustrations, etc.) avec des icônes attendant clic pour action.

 

Le menu accueil étant celui visible par défaut, il regroupe une variété de fonctionnalités les plus courantes dans l’usage du tableur. Consacrer régulièrement du #temps à tester les fonctionnalités disponibles, c’est gagner beaucoup de temps par la suite. Tenez, attaquez-vous 15 minutes à menu Accueil > groupe Nombre.

 

Curiosité ? État d’esprit utile.

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29 juin 2021 :  Le code

Si vous êtes l’utilisateur habitué d’un logiciel métier, qui mixe notamment des tiers (clients ou fournisseurs) et des articles (produits ou services), vous savez qu’à chacun d’eux est associé un #code unique. Pourquoi ne pas raisonner ainsi avec un tableur ?

 

Un code a le gros avantage de désigner en quelques caractères un libellé qui peut être à rallonge. Ex. : client La Vauclusienne de Gestion = VAUCG, ou produit Prestation de maintenance bureautique = 124375. Avec lui, vous pouvez « rapatrier » toutes les #informations associées dans la table dédiée (feuille tiers ou articles) de votre base de données sous Excel, avec une formule de recherche, comme RECHERCHEX ou INDEX. Ce qui évite ressaisie et risque d’erreur. Gains : automatisation et sécurisation.

 

Reste l’élaboration du code. #signifiant ou pas ? VAUCL évoque le client et ne nécessite pas de mémoire particulière pour le retrouver. 124375 peut avoir une logique par chiffre (ex. : le premier chiffre désigne un dépôt, le second, une catégorie, etc.) ou purement mathématique (le code suivant sera 124376). Basique à créer, moins simple à retrouver.

 

Dans tous les cas, adopter le bon code : adopter les codes !

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22 juin 2021 :  La fusion

Si je vous dis « fusion » ? Scientifique, vous penseriez au nucléaire. Financier, à acquisition. Utilisateur #Excel, à groupement de cellules. C’est effectivement une fonctionnalité du tableur, mais aussi, souvent, un mauvais réflexe ! Pourquoi ?

 

#Fusionner consiste à faire de 2 cellules (ou plus) une seule, que ce soit à l’horizontale ou la verticale, avec par défaut seul le contenu de gauche ou du dessus conservé et centré. But ? Esthétique ! Pour montrer un groupe de colonnes (horizontal) ou éviter la répétition d’une donnée (vertical). Ce n’est ainsi que de la mise en forme.

 

Problème ? Trop de personnes utilisent la fusion dans une base de données (table ou liste), n’ayant pas conscience que toute cellule de droite ou de dessous fusionnée est vidée de son contenu. Ainsi, une #exploitation des chiffres ou textes sous forme de tableaux de bord ou croisé dynamique en ignorera la réalité. Car zéro ou vide n’a pas la valeur du chiffre visible ou le sens du texte affiché.

 

La règle ? N’utiliser la fusion QUE pour présenter des données, pas les analyser.

Fusion, risque de confusion, en SOMME().

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8 juin 2021 :  L’écologie

Peut-on s’intéresser quotidiennement à l’ #écologie et « en même temps » utiliser Excel tout autant ? Cette question trotte souvent dans ma tête. Excel, c’est Microsoft. Qui n’est pas européen. C’est du logiciel qui fonctionne désormais en ligne (System As a Service). Et le SAS est du numérique qui incite à l’usage du cloud. Tout cela est bien polluant, non ?

 

Et pourtant, quelle belle invention, ce tableur ! Sa force est aussi ce qui effraie : il offre une page blanche pour démarrer. Et de rien, on peut aboutir à tout. Du désastre à la #solution géniale. Contrairement à un logiciel métier, où les rails sont bien arrimés et la signalétique, connue et visible.

 

#Excel, je l’associe à la gestion, qui est un mot tout aussi vaste que le sont les fonctionnalités du tableur. La gestion, je l’associe à l’entreprise, dont la possibilité d’activité est sans limite. Alors ? Je rêve d’utiliser cet outil au service de… l’écologie ! Soyons très modeste : à la hauteur de ce qu’il (m’) est faisable. Que ce soit en travaillant sur des données traitant directement du sujet écologique, ou pour des entreprises - ou associations - qui agissent dans cette sphère.

 

Utiliser un machin avec du sens, malgré tout.

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25 mai 2021 :  Anniversaire

J’aurais pu l’annoncer mardi dernier, mais c’était un jour trop tôt ! Vous savez, le côté bêtement superstitieux… Quand on est féru d’ #Excel, donc de chiffres, donc de maths, et donc indirectement de sciences, il y a - il faut bien l’avouer - un côté paradoxal que l’auteur assume. Enfin presque !...

 

Le 19 mai 2020, donc, je créais officiellement mon premier post hebdomadaire sur LinkedIn, en lien avec mon activité professionnelle : le développement d’outils de #gestion sur-mesure avec Excel. Objet : le télétravail. Mardi - jour arbitrairement choisi pour ce faire - de la semaine passée était ainsi l’anniversaire de la première publication signée MÉTABLO. Ça se fête ?! Disons que je le partage.

 

J’avais profité de notre premier confinement pour réfléchir à cette idée de publier toutes les semaines un post évoquant plus ou moins directement la gestion à l’aide d’Excel, en termes de fonctionnalités du tableur, de raisonnement de gestion et de partage d’expérience. Pas de vraie progression dans le contenu, mais la contrainte d’environ 900 caractères, et le #défi de la régularité : tenir plutôt que courir.

 

Pari donc gagné. Au moins sur un an. Autosatisfaction  :oP

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18 mai 2021 :  L'info

Vous connaissez sûrement cette citation attribuée au journaliste Noël Mamère « Trop d'informations tue l'information. » Son lien avec les fichiers Excel est pour moi évident. Lien avec la #quantité de données traitables par ce tableur.

 

J’aime dire qu’on peut tout traiter sous Excel. Que vous l'alimentiez avec des données issues d'un logiciel métier, ou vous-même directement, plus celles-ci sont exhaustives, mieux c'est. Car le détail permet de calculer le global et pas l'inverse. Et qu'un détail aujourd'hui peut devenir une #information importante demain.

 

Mais c'est la qualité d'information que vous en retirez qui importe vraiment. Combien de responsables se soumettent quotidiennement à l'étude d'une quantité pléthorique d'indicateurs ? Au final, quand vous les questionnez, ils reconnaissent n'en suivre que 3 ou 4. Normal. Du moment que ce sont des indicateurs sur lesquels ils aient un pouvoir d' #action et donc une responsabilité légitime, tout va bien.

 

Il n'existe pas de fonction Excel ESSENTIEL() ou PERTINENCE(). Dommage ?

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11 mai 2021 :  L’humain

Ce qui est vraiment appréciable quand on devient #entrepreneur, surtout après avoir été salarié, qui plus est dans un bureau (comme contrôleur de gestion), c’est d’être confronté directement au client… un humain dans toute sa diversité !

 

Appréciable… ? Disons, intéressant. Car traiter avec certains clients n’est pas à proprement parler une partie de plaisir. On aime alors d’autant plus les entreprises où les gens sont agréables et les missions intéressantes se déroulent bien. Mais dans les 2 cas, c’est très instructif, et seul l’entrepreneuriat apporte cette dimension de #responsabilité.

 

D’ailleurs, je crée mes outils de gestion de la même manière : en prenant en compte la personne. Un fichier, même Excel (!), est bien sûr directement lié à l’activité analysée, mais doit tout autant respecter les partis-pris de son utilisateur. Car si l’informatique est faite pour l’ #humain, l’humain n’est pas fait pour l’informatique !

 

La preuve qu’un tableur compose aussi avec l’imprévisible : testez la fonction ALEA.ENTRE.BORNES(). Puis cliquez sur F9  ;o)

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4 mai 2021 :  L’omission

Un tableur comme Excel peut-il empêcher votre #omission de chiffres dans un tableau de bord ? À question simple, réponse difficile. Cela dépend de ce qu’on associe au mot "empêcher".

 

Un ordinateur, c’est bête, mais si vous l’êtes aussi, ya pas d’issue ! Par contre, si vous êtes étourdi.e, la machine peut compenser. À condition que vous lui ayez donné les bonnes "#instructions". Deux cas de figure parmi d’autres.

 

Vous oubliez de renseigner une affaire dans la base de données qui les liste. Le logiciel n’est pas devin, et seule votre perspicacité à l’étude, par exemple, de votre bilan mensuel pourra vous alerter.

Vous renseignez une affaire mais en omettant un des chiffres constituant le calcul de son total H.T. (ex. : un coefficient de pondération conditionnel). Un montant est calculé, mais faux. Vous pouvez créer une #formule conditionnelle qui empêche cela. Ou utiliser la mise en forme conditionnelle (bouton du groupe "Styles" du menu "Accueil") pour que la cellule "oubliée" devienne rouge, tenez.

 

Le langage VBA de Microsoft offre des solutions plus puissantes, mais on rentre là dans du développement…

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27 avril 2021 :  Logique

Quel lien faîtes-vous entre le dessin ci-dessous (Serre, 1938-1998 ; dessinateur français, dont je suis fan), et un tableur comme Excel ? ……. pause ……. Moi, j’en vois un. Au moins. Car il y en a de multiples. La #logique.

 

Quand un client me sollicite, il a presque toujours des fichiers Excel existants. Il a bien conscience qu’ils sont perfectibles mais il en connait la logique. Et celle-ci a toujours sa raison d’être. Malheureusement, cela ne signifie pas que les #pratiques sont bonnes : même si elles se conçoivent tout à fait, elles peuvent être… laborieuses !

 

Donc, il faut respecter la logique client. Et la difficulté (ou l’intérêt) de la tâche consiste à la rendre compatible avec la logique tableur. D’autant plus que techniquement, il n’y a jamais qu’une manière d’opérer, mais plusieurs. Plus ou moins appropriées… ou acceptées !

 

Vous savez que les #habitudes ont la vie dure et que Paris ne s’est pas faite en un jour. Il faut donc procéder patiemment, étape par étape. J’ai un avantage sur le client : je sais où je l’emmène. Enfin… si j’obtiens sa confiance !

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22 avril 2021 :  Chèque 500 €

“J'ai déjà essayé de payer mes impôts avec le sourire, ils préfèrent un chèque.” Jean Yanne

Jean, je tiens cette fois à te contredire : c'est bien l'Administration qui là nous file un #chèque !

 

Vous le savez sans doute : le gouvernement a annoncé la prolongation jusqu'au 30 juin 2021 (initialement 31 mars) du chèque numérique de 500 euros visant à aider les entreprises qui engagent des dépenses de #numérisation dans le cadre du confinement.

 

Cette aide pourra donc être accordée sur présentation de facture(s) datée(s) jusqu'à ce 30 juin, à l’Agence de services et de paiement, dans la limite de 500 €. Et elle concerne désormais toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité.

 

Ainsi, je vous propose 2 séances de 3h en distanciel (style 9h-midi ou 14h-17h), avec TeamViewer (ou autre), pour "attaquer" (exemples FranceNum) votre relation client ou bien votre gestion des stocks, commandes, livraisons, etc. à l'aide d'outils Excel élaborés #ensemble. Une formation offerte, en somme. Qu'en dîtes-vous ?

 

P.S. : Le lien pour ce chèque numérique de 500 € ?

https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/cheque-france-num-aide-de-500-euros-pour-soutenir-les-tpe-ayant-engage-des

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20 avril 2021 :  Client OPTIQ

Si je vous parlais régulièrement de cas clients ? Manière tout aussi concrète d’évoquer mon sujet de prédilection : la gestion avec Excel. Pour cette première approche, je n’ai pas choisi mon 1er client mais un commerçant, également ami : Julien, d’Optique Vedène.

 

Il vient à moi parce qu’il a fait l’acquisition d’un logiciel métier - reconnu parmi les #opticiens - mais pas dans sa version complète, trop lourde à gérer pour lui. Julien veut disposer d’un lien entre sa base de données clients et celle de ses ventes articles. Pour obtenir des #statistiques utiles, notamment celle des produits vendus par classe d’âges. Et pour avoir un listing des anniversaires aidant à l’envoi par mél d’une petite promo quelques semaines avant.

 

La solution ? Un export de ses 2 bases sur Excel (aujourd’hui tous les logiciels le permettent). Une feuille pour les clients, une autre pour les ventes, sur laquelle j’utilise le code client pour faire ce fameux #lien. Et 2 autres, consacrées aux statistiques attendues.

 

Un outil qui informe et aide à faire du chiffre d’affaires ET des économies, en SOMME() !

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13 avril 2021 :  Chiffre et texte

Il existe des fonctions sur Excel dont on se pose la question du sens et de l’utilité. Ainsi : CONCATENER(), qui n’est pas un gros mot ! En français, c’est opérer l’enchaînement d’idées ou de faits entre eux suivant la causalité. En informatique : joindre plusieurs #chaînes au sein d’une seule. Voilà pour le sens.

 

Exemple ? Votre base de données liste des villes (colonne A:A), leur département (B:B), et leur nombre d’habitants (C:C). Vous pouvez transformer les #données brutes d’une ligne : Carpentras, Vaucluse, 28 000, en une phrase explicite glissée dans un rapport : « Carpentras, ville du département Vaucluse, a une population de 28 000 habitants. »

 

Sur tableur, ça donne (n° de ligne arbitraire) :

=CONCATENER(A10;", ville du département ";B10;", a une population de ";C10;" habitants.")

La fonction enchaine le contenu des cellules et les textes entre guillemets, dans l’ordre choisi.

 

Fonction utile alors ? Oui. Sauf que l’ #esperluette (&) remplit la même tâche, plus simplement !

=A10&", ville du département "&B10&", a une population de "&C10&" habitants."

 

Faire parler les chiffres, en SOMME().

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6 avril 2021 :  Pâques

Si nous parlions de la date pivot pour les calendriers qui célèbrent les événements de la religion catholique ? Le jour de #Pâques ! Il se calcule : c’est le premier dimanche qui suit (ou tombe en même temps que) le jour de la première pleine lune après l'équinoxe de printemps (le 21 mars).

 

En français, il faut déjà faire un petit effort pour comprendre. En maths ? C’est une #formule qui sur Excel s’écrit comme suit :

=ARRONDI(DATE(Année;4;MOD(234-11*MOD(Année;19);30))/7;0)*7-6

 

Je vous l’explique ! C’est une combinaison de fonctions : ARRONDI, on comprend ; DATE, aussi ; MOD, ça renvoie le reste d’une division. À cela, on mélange soustraction, multiplication et division. Et… eh bien, je l’avoue : je ne suis pas sûr de comprendre le calcul. Mais ça m’est égal puisqu’il marche !

 

Vous savez quoi ? Excel est comme une automobile : l’important n’est pas de comprendre les lois de la mécanique, mais de savoir bien #conduire.

 

L’usage ? Une des expressions de l’intelligence, en SOMME().

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30 mars 2021 :  Le covid

Ayant été porteur du - ou de la - Covid19 (le genre choisi a-t-il une connotation politique ?!), et étant adepte de la gestion avec Excel, j’ai recherché sur internet des articles traitants du sujet #pandémie ET tableur. J’ai choisi celui du Monde Informatique *

 

Publié le 06/10/2020, il titre : « Au Royaume-Uni, le recensement des cas positifs au Covid-19 a oublié près de 16 000 personnes. En cause, une feuille Excel où le nombre de colonnes avait atteint son maximum. Au total 48 000 personnes cas contact doivent maintenant être contactées en urgence. »

 

Bizarrement, son rédacteur (en chef !) confond #colonnes et lignes… Peut-être parce qu’en journalisme, on est plus familier avec la notion de colonnes (à la une) ?! Bref, les services britanniques ont donc utilisé une ancienne version d’Excel limitée à 65 536 lignes, contre 1 048 576 aujourd’hui (16 fois +). Et juste pour info : 256 colonnes, contre 16 384 (64 fois +). Bascule opérée avec la version 2007 du tableur.

 

Ma conclusion ? On peut gérer toutes les données imaginables avec Excel. Il faut juste bien avoir conscience de ses #limites. « ses » pour tableur… et pour soi  ;o)

 

 

(*) https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-un-mauvais-usage-d-excel-evince-16-000-cas-positifs-covid-19-en-uk-80607.html

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23 mars 2021 :  L'accent

Après le sujet « casse » abordé la semaine passée, voyons celui de l’ #accent. OU comment un petit trait peut donner de gros soucis à beaucoup de personnes soucieuses de l’orthographe. Même Microsoft (France ?) n’a pas tranché la question !

 

Commencez une phrase avec une minuscule accentuée sur Word, et aussitôt celle-ci se voit corrigée en majuscule, mais sans accent. Excel, lui, s’en fiche, parce que ce n’est pas du traitement de #texte. En même temps, il nous est toujours laissé le choix d’une majuscule avec accent ou cédille. La preuve : À Ç É Ê.

 

Perso, j’utilise couramment ces dernières depuis que je sais que : il est inutile d’aller les chercher dans le tableau des caractères spéciaux ; il est très facile de les écrire grâce à un mini effort de #mémoire ; peu de personnes connaissent l’astuce !

 

Alors faites comme moi, retenez au moins ces combinaisons de touches (style raccourcis) : À = ALT + 183, Ç = ALT + 128, É = ALT + 144, Ê = ALT + 210

 

Anecdote : savez-vous que ce gros titre de journal peut avoir 4 sens différents ? UN INTERNE TUE

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16 mars 2021 :  La casse

Tout le monde connait le mot « #casse ». En tant qu’automobiliste, évidemment. Triste. En tant que maladroit aussi. Oups. Mais en tant qu’utilisateur informatique ? Moins connu, non ? Elle désigne le fait de distinguer les lettres MAJUSCULES des lettres minuscules.

 

Et vous savez quoi ? Beaucoup, beaucoup de personnes se cassent les dents dessus ! Ok, jeu de mots très facile. Alors disons qu’elles perdent beaucoup, beaucoup de #temps à corriger l’écriture d’un fichier, récupéré par exemple, pour que le tout « fasse propre ».

 

Sur Word de Microsoft, il existe un raccourci sympa pour ça :

shift (touche majuscule) + F3

Mais c’est un éditeur de texte. Excel, le tableur, lui, ne prévoit malheureusement pas la chose. Alors il offre une possibilité, mais peu accessible : avec #VBA, le langage de programmation Microsoft.

(version FB) Et cela donne le gif animé ci-dessous (démo de 55 secondes).

(version LIn) Vous cliquez sur un simple bouton, et le tour est joué ! Démo de 55 secondes par ce lien Facebook qui, lui, gère les gif : https://www.facebook.com/watch/?v=921967405239913

 

Il parait que gagner du temps, c’est gagner de l’argent. D’où ma question :

que vaut une telle fonctionnalité, en SOMME() ?!

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9 mars 2021 :  Ludique

Vous connaissez certainement cette citation d’Alphonse Allais : « La #logique mène à tout, à condition d'en sortir. » Eh bien le tableur Excel aussi ! Dans le sens où son usage peut paraître austère, alors qu’on peut y voir un côté #ludique, en tout cas très diversifié. D’ailleurs, pour moi, la création d’un fichier s’apparente souvent à un jeu de #construction. Certes, le ludique est une notion toute relative, mais copiez par exemple tout ce qui est après la ligne de tirets, collez cela, tel quel, en A1 dans un fichier Excel vierge, et testez la chose.

Être curieux, en SOMME() !

 

www.metablo.fr

 

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Pensez-vous que la population mondiale peut

raisonnablement atteindre 10 Mds d'êtres humains ?

Écrivez oui ou non dans la cellule ci-dessous (A4).

 

=SI(A4="";"";SI(A4="oui";LIEN_HYPERTEXTE("http://bullies.b.u.pic.centerblog.net/2d2275c8.gif";"cliquez-moi…");LIEN_HYPERTEXTE("https://acegif.com/wp-content/gifs/monkey-86.gif";"cliquez-moi !")))

=SI(OU(A4="non";A4="");"";LIEN_HYPERTEXTE("https://www.sismique.fr/post/comment-vivre-ensemble-clair-michalon";"et écoutez-moi"))

20210302-estimation-metablo-alban_metais-excel-tableur-gestion-macro-formation-sos-carpent

2 mars 2021 :  L'estimation

Développer des outils de gestion sur-mesure avec #Excel, c’est devenu mon métier. Il me plait énormément mais me confronte à une problématique que je ne connaissais pas « avant », en tant que contrôleur de gestion salarié : l’estimation du temps nécessaire à chaque création.

 

En effet, #surmesure veut dire propre à chaque client. Et même si des clients ont le même métier, ou si leurs demandes sont similaires, dans le détail, c’est toujours différent. Et le détail, c’est chronophage !

 

D’autant que généralement, une entreprise travaille déjà sur des fichiers Excel et veut logiquement garder l’esprit de ses outils. Alors quand, en plus, elle vous sollicite pour une tâche encore inconnue de vous…

 

Si #estimer son temps de prestation est donc difficile, il parait qu’avec l’expérience, la tâche devient plus abordable… Ok, vous avez des progrès à faire pour assimiler les fonctionnalités du tableur ? j’en ai pour ma part à deviser (et je ne parle que de temps, pas de prix !).

 

Même en matière d’Excel, il n’y pas de formule magique !

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23 février 2021 :  La source

De même tout fichier Excel devrait comporter son mode d’emploi, de même il devrait systématiquement révéler ses #sources, contrairement au journalisme...

 

Cela est d’autant plus vrai que vous travaillez dans une entreprise avec des salariés. D’accord, vous, utilisateur.trice, savez quelles #données vous exploitez. Mais votre direction ou vos collègues ? si vous êtes absent.e pour x raison ?

 

Quand vous ouvrez un fichier qui n’est pas le vôtre, je vous défie de savoir si les données présentes ont été enregistrées « à la main » ou si elles ont été l’objet d’une importation issue d’un logiciel métier, par exemple. Le savoir, c’est connaître la #fiabilité des données. Et quand celles-ci engagent la viabilité même du service étudié (commercial, production, logistique, etc.), c’est crucial.

 

Alors créez une feuille qui explique d’où viennent vos chiffres ou comment ils s’obtiennent (style instructions), vous éviterez des sueurs froides à vos interlocuteurs !

 

Être rassurant en étant transparent, en SOMME().

20210216-notice-metablo-alban_metais-exc

16 février 2021 :  La notice

Tout logiciel ou application a son mode d’emploi, sa #notice. Avant, c’était au format papier. Aujourd’hui, c’est dans l’aide du programme, et de plus en plus, en ligne : sur le site web de l’éditeur, ou dans des blogs.

 

Pourquoi vos fichiers, Excel dans notre cas, ne comporteraient-ils pas aussi leur mode opératoire ? Le nom du #fichier est censé renseigner son objet, mais c’est tout. Et quand vous ouvrez ce document, il n’est pas toujours évident de deviner tout ce qu’il contient, ni ce qu’il montre, ni comment cela s’obtient.

 

Ayez cela en tête : vous êtes certes le créateur du fichier, savait parfaitement comment il « fonctionne » et en êtes le seul utilisateur. Ok. Mais si vous faites partie d’une entreprise et êtes absent (congés, maladie, etc.), avez-vous pensé qu’un #collègue devra vraisemblablement le « récupérer » et le mettre à jour ?

 

Créez cette notice sur un onglet au nom explicite. Et modifiez-la avec l’évolution de votre fichier.

 

Un petit effort pour vous, un gros soulagement pour les autres, en SOMME().

20210209-confiance-metablo-alban_metais-

9 février 2021 :  La confiance

Si vous utilisez Excel comme logiciel de #gestion, en complément de votre logiciel métier ou à la place de toute autre solution, vous n’avez d’autre choix que de devoir vous familiariser avec les formules... Pardon !

 

Utiliser ce tableur sans elles, c’est comme rouler partout dans notre beau pays en seconde : voyage plein de charme, mais très… très long. Sachez qu’Excel est un véhicule à boite automatique : les formules sont ses 7 vitesses, leur enclenchement nécessite d’appuyer sur start, et il faut apprendre à conduire. Après, les réflexes viennent. Avec, la #confiance.

 

Ainsi, quand vous choisissez une formule, que vous la testez avec succès pour les 3 ou 4 cas possibles (ex. : prix 1 par unité vendue, prix 2, minoré au-delà des 10, prix 3 remisé selon la catégorie du client), sachez que cette formule unique vous donnera le bon prix, quel que soit le nombre de lignes de votre tableau des ventes : 10 ou 10 000. Si vous repérez une anomalie, ce n’est pas #Excel qui se trompe, mais vous, « programmeur ».

 

La RECHERCHE() de l’erreur : l’antienne des informaticiens !

20210202-détailler-metablo-alban_metais-

2 février 2021 :  Détailler

Précédemment, j’incitais à questionner les données renseignées, sur Excel par exemple, pour les rendre toutes « traitables ». Là, je suggère aussi de les #détailler. Au maximum !

 

Si vous renseignez directement un total, disons 100, alors que vous savez qu’il est le résultat d’une addition, vous perdez de l’ #information. Car 80 + 20 = 100, mais 50 + 50 aussi. So what ? Il vaut mieux créer 2 colonnes qui donnent chacune un chiffre et dont on pourra ultérieurement obtenir le total, qu’1 seule qui le donne directement mais uniquement. Car on peut toujours partir du détail pour obtenir du global, mais jamais l’inverse.

 

L’autre intérêt de raisonner ainsi est de multiplier les possibilités de traitements #statistiques. Et pour une entreprise, ce ne sont pas les besoins de compréhension des chiffres qui manquent ! Ainsi, tout dirigeant doit pouvoir expliquer comment il en est arrivé à tels résultats : marges, coûts, délais, causes, process, etc.

 

SI() vous ne savez pas AUJOURDHUI() pourquoi vous détaillez tant, demain vous le dira !

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26 janvier 2021 :  Questionner

Améliorer un fichier existant, sur Excel par exemple, c'est en particulier le structurer, l'automatiser et le fiabiliser. Mais c'est aussi #questionner concrètement les données à traiter.

 

Un fichier révèle bien sûr la maîtrise du tableur que son utilisateur en a. Mais ça montre aussi ce qu'il recèle comme informations ET comme logique de traitement. Constat : moins on "maîtrise son sujet" sur #tableur, plus on alimente le fichier manuellement. Et plus on néglige la valeur de la donnée.

 

Exemple. Mettre en commentaire l'explication d'un prix d'achat minoré du fait de la quantité commandée d'un article. Alors qu'une fonction conditionnelle dans une cellule permettrait de faire ce #calcul de minoration (du style : si qté > 100, prix -5%). Autre exemple : les cellules colorées (bariolées ?!) parce que la prestation vendue fait l'objet d'un tarif "exceptionnel". Une autre cellule dédiée aux catégories de client pourrait très bien expliquer la remise (habituel <> occasionnel).

 

Se poser la question pour la traduire en fonction, en SOMME() ?

20210119-masquer-metablo-alban_metais-ex

19 janvier 2021 :  Masquer

On ne parle pas de porter un masque, dans une feuille Excel, mais de #masquer. Une colonne par exemple. Il y a 2 possibilités de le faire, l’une étant meilleure que l’autre. Évidemment, beaucoup utilisent l’autre !

 

Si on veut masquer une colonne pour réduire la largeur d’un tableau ou la cacher à l’impression, on peut le faire avec le menu contextuel (clic droit sur l’en-tête de colonne, choix « Masquer »), ce qui est très facile d’accès. Inconvénient : on finit par oublier cette #colonne masquée alors qu’elle peut renfermer des informations importantes, et on doit faire preuve de dextérité pour la remontrer (un double-clic précis).

 

Une meilleure solution consiste à masquer mais en gardant une marque visuelle à l’écran : on sélectionne une colonne, puis menu Données > bloc Plan (tout à droite) > bouton #Grouper. Apparait alors un crocher horizontal au-dessus, avec le signe « - » en bout. On clique sur ce dernier, la colonne se masque et le moins devient plus. « + » à cliquer pour montrer de nouveau. Efficace.

 

Montrez que vous masquez, en SOMME() !

20210112-fonction-metablo-alban_metais-e

12 janvier 2021 :  La fonction

Il m’arrive régulièrement de citer des #fonctions Excel dans mes posts. Et pour cause, il en existe plus de 500. Il y en a presque pour tous les goûts. Tenez, je prétends que les fonctions sont à Excel ce que les épices sont à la cuisine : il est regrettable de s’en passer !

 

Ce qu’il y a de bien, c’est que généralement, les utilisateurs d’un tableur savent qu’elles existent. Mais ils ne les utilisent pas. Ou si peu ! C’est vrai qu’elles représentent un #coût : celui de devoir les tester. Mais quelle montée en gamme quand on les maitrise. C’est simple : avec elles, on passe de la préparation d’un sandwich de base à la confection d’un plat gastronomique !

 

Oui, pour tous les goûts : fonctions de logique, de texte, de temps, de recherche, de maths, de finance, de stats, etc. Je vous rassure, on n’échappe pas à la #règle des 20-80. On en utilise qu’un petit nombre au quotidien, mais quand elles sont bien appropriées à nos tâches, on ne peut plus s’en passer. Ma préférée ? Très simple, mais savoureuse : SI().

 

Allez, vous en reprendrez bien une p’tite part ?

20210105-reference-metablo-alban_metais-

5 janvier 2021 :  La référence

Meilleure Année à vous qui me lisez (et aux autres aussi ? oui, aussi  ;o)

2020 aura été une RÉFÉRENCE, comme année, pour tout le monde et tout un tas de raisons. Ce qui me permet de faire un lien avec cette notion, capitale dans un tableur comme Excel (lien ténu ? je vous l’accorde volontiers !)

 

Mais ce joli mot s’y décline avec 3 adjectifs : relative, #absolue et mixte. C’est d’abord une cellule avec qui un lien est fait dans d’autres cellules. Exemple : A1 x B1 = C1, où A1 peut être un prix HT, B1 une quantité, et C1… le montant HT. Si je veux du TTC, je peux faire #référence à un taux de TVA en G1. Soit en C1 : =A1*B1*(1+G1). Pour que 20% soit une réf absolue, quel que soit le nombre de lignes où votre formule est copiée, il faut placer un dollar « $ » comme suit : $G$1. G1 seule est une réf #relative car, copiée en ligne 2, elle devient G2 !

 

Recopiez en bas la formule initiale (de C1) avec $G1 puis à droite avec G$1 – réf mixtes – et voyez les résultats. Ce n’est pas si technique avec un peu de pratique ! Le lien ci-dessous pour un début d’aide :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/basculer-entre-les-r%C3%A9f%C3%A9rences-relatives-absolues-et-mixtes-dfec08cd-ae65-4f56-839e-5f0d8d0baca9

 

Dommage que si peu d’utilisateurs maitrisent cela !

20201229-formule-metablo-alban_metais-ex

29 décembre 2020 :  La formule

#2020 aura été une année très particulière, unique même. En espérant qu’elle ne se répète pas. Tout le contraire de ce qu’on attend d’une formule ! Oui. Dans une colonne de base de données, tenez, sur Excel.

Avec mon post de fin juillet, je vous mettais en garde contre la facilité de mélanger choux et carottes dans une colonne de tableau. En matière de #formule, idem. Si vous consacrez une colonne à du calcul, il FAUT que votre formule soit identique de la première à la dernière ligne.

Exemple. Dans la colonne TVA, vous avez : =[prix HT]*20%. Mais si vous vendez exceptionnellement un article au taux de 10% ? Ne modifiez surtout pas la cellule en =[prix HT]*10% ! Non. Renseignez une nouvelle #colonne Taux TVA, et modifiez votre calcul de TVA : =[prix HT]*[taux TVA]. Sinon, vous risquez de cacher une formule fausse, noyée dans des centaines de lignes

Dans une feuille Excel, les cellules ne montrent que les résultats. Il faut aller voir les formules, une à une, dans la barre… de formule, justement !

Faire le choix unique de la bonne formule, en SOMME().

20201222-date-metablo-alban_metais-excel

22 décembre 2020 :  La date

Noël arrive, le Nouvel An aussi. Occasions de se réjouir, même en période de couvre-feu ! Deux événements importants donc, mais deux dates anodines et traitées (presque) comme les autres, par un logiciel métier ou un tableur.

« Pour » Excel, le 25 décembre 2020, c’est le nombre 44 190 ! What ? Oui, une #date est un format de cellule qui cache un chiffre dont le 1 correspond au 1er janvier 1900. Le 44 196ème jour sera le 31/12/2020. Ainsi, il est possible, et même facile, de faire plein de calculs avec des dates : combien de jours se sont écoulés depuis le 13/11/2015 ? Dans 100 jours, quand serons-nous ? etc.

Le fait sur #Excel de taper 22/12 « transforme » la cellule en 22/12/2020 (année en cours « devinée » !), alors que si vous tapez 31/2, cette cellule reste telle quelle et est considérée comme du texte du fait de la présence du « / » et de l’absence de signe « = » placé devant.

Tapez votre date de naissance, choisissez le #format « date longue » : le tableur vous rappelle le jour de la semaine où vous êtes né.e  ;o)

DATE() ? Fonction de calcul et fruit délicieux.

20201216-lecture-metablo-alban_metais-ex

15 décembre 2020 :  La lecture

Lire un #tableau, Excel s’entend, ça vous évoque quoi ? Moi, ça me fait penser aux maths, quand le prof nous disait qu’un problème est d’abord une histoire de français. De compréhension, quoi !

Sur tableur, avec les tableaux, de bord ou de base de données, la première chose à considérer est ce qui les constitue : les en-têtes de colonne et de ligne, le contenu et les mises en forme. Tous ont leur raison d’être et si l’ensemble est bien conçu (ma responsabilité), vous devez deviner le sujet traité (la vôtre). Car tout tableau a un #message à faire passer.

Combien de fois ai-je vu de décideurs parcourir un tableau en diagonale et en tirer une conclusion fausse ou, pire, avouer ne pas le comprendre. Sa longueur ou (relative) complexité n’explique pas tout. Le manque d’intérêt du « lecteur » pour la bête, non plus. La capacité intellectuelle, alors ? Pas plus. Ou alors, c’est un peu tout ça à la fois ! À moins que comme les chiffres, les tableaux effraient certaines personnes, plus… littéraires ?

Prendre le temps de la #lecture, en SOMME().

20201208-raccourci-metablo-alban_metais-

8 décembre 2020 :  Les raccourcis

 

Les #raccourcis ? J’en suis friand, et pas seulement en voiture. En bureautique, ils font gagner du temps ET donnent le sentiment de dominer « la chose » ou « d’en être », voyez ?...

Si ! Les maîtriser, c’est effectuer une opération particulière sans retirer les doigts du #clavier pour utiliser la souris. Juste avec une combinaison de 2-3 touches : magique ! J’exagère ? Oui. Mais regardez la tête de votre collègue si vous faites une manip peu fréquente : « T’as fait quoi là, pour y arriver… ? » Épat’ garantie !

Prenons… au hasard… #Excel ! Deux sont des stars (Ctrl+C, Ctrl+V), mais d’autres, aussi simples, me sont devenus indispensables : Ctrl+H, pour rechercher une expression et la remplacer par une autre ; Ctrl+D, pour recopier la cellule de gauche (à droite) et +B du dessus (en bas) ; Ctrl+Y pour répéter la dernière action ou annuler l’annulation (!).

Astuce : laissez trainer votre curseur de souris sur un bouton du menu, Microsoft vous montre son usage et son raccourci s’il existe  ;o)

Post court AUJOURDHUI(), non ?

N.B. : pour une fois, l’image n’est pas de moi, mais du génial Serre (pas touch’ au dessin)

20201201-espace-metablo-alban_metais-exc

1er décembre 2020 :  L'espace

#Espace. Voilà un mot ambigu ! Il existe dans tellement de domaines différents. En sciences, il fait rêver. En bureautique, il fait cauchemarder !

L’espace est un #caractère comme les autres. Ou presque ! Il tient sa place comme une lettre, un chiffre, une ponctuation, mais lui est invisible s’il n’est pas entre 2 caractères. Et là commence le danger si son malheureux utilisateur n’a pas conscience de sa pleine et entière existence…

Dans un fichier Excel par exemple, sa pire place est en fin de #libellé, tapé là, machinalement, après une expression. En duo aussi, entre 2 mots (maux ?), il se terre et rigole par avance de votre ignorance. Pourquoi ? Parce qu’à cause de lui, un lien de correspondance qui devrait se faire entre 2 cellules ne se fera pas ou faussera vos statistiques : votre somme d’ "article A" ne montrera pas la vente des "article A ".

Microsoft a prévu une fonction pour se débarrasser de l’intrus : SUPPRESPACE. Ou le format spécial « téléphone » pour les numéros.

Trop d’espaces limite, en SOMME().

20201124-feuilles-metablo-alban_metais-e

24 novembre 2020 :  Les feuilles

 

Il y a un défaut que je retrouve souvent dans les fichiers #Excel de mes clients : le mélange des données et de leur traitement dans une même #feuille (ou onglet). Je m’explique.

Si votre fichier contient un simple tableau avec calculs, vous pouvez, d’une manière générale, vous appliquer à le mettre en forme (bordures, couleurs, formats, etc.). Mais s’il consiste en une liste mélangeant textes et chiffres, comme une base de données clients ou le détail des ventes articles, alors il convient de séparer les informations sur 2 feuilles.

La 1ère regroupe les données en mode liste qu’il est presque inutile de mettre en forme (hors format tableau, que je recommande). Et la 2ème en fait le #traitement, comme une ventilation géographique des clients ou le récap mensuel des ventes, où la mise en forme se justifie pleinement, style tableau de bord.

Bien sûr, il faut maitriser les formules ou les tableaux croisés dynamiques (menu Insertion > bouton TCD, à gauche) pour ce faire.
On n’échappe pas à la technicité, en SOMME().

20201117-tableau-metablo-alban_metais-ex

17 novembre 2020 :  Le tableau

Si nous parlions tableau ? Pas de peinture mais de bord. Que j’évoque à travers le nom de mon activité !

Avant (soupir), je raisonnais #tableau Excel « brut », avec un nombre de lignes et de colonnes variable. Quand j’y faisais référence pour mes calculs, j’agrandissais la #plage de cellules dans mes formules, en prévision de l’accroissement de la longueur de ce tableau. Exemple : si l’addition de mes ventes correspondait à 1 000 lignes, ma #formule SOMME calculait sur 1 500 lignes, car qui peut le plus… Mais ça alourdit le fichier et fige des limites, pourtant fluctuantes.

Avec le format tableau qu’Excel propose (menu Insertion > bouton Tableau, à gauche), inutile d’arranger ma formule, car la plage de référence se cale automatiquement sur la taille de ce tableau. Très efficace ! En plus, ce format alterne lignes grisées et blanches, pour en faciliter la lecture. Ça ne vous rappelle pas le papier listing des imprimantes d’avant (re-soupir) ?

Quand l’efficacité d’ AUJOURDHUI() s’appuie sur les usages d’hier.

20201110-evolution-metablo-alban_metais-

10 novembre 2020 :  L'évolution

 

S’il y a bien un monde qui évolue, c’est l’informatique. Les #logiciels n’échappent pas à la règle, notamment chez Microsoft, ce qui est plutôt contraignant… Ou heureux, selon le point-de-vue !

La première contrainte est pour tou.te.s : la presque obligation d’être à la page. Pour les utilisateurs clients, tout est relatif dès lors qu’ils sont satisfaits de ce qu’ils ont. Mais s’ils découvrent des nouveautés : vite en bénéficier ! Pour les utilisateurs prestataires, c’est une quasi-obligation professionnelle : ne pas savoir peut pénaliser.

Par contre, le côté « heureux » réside dans l’amélioration de la satisfaction des #besoins. Avec le temps, des attentes s’expriment, pratiques et légitimes, et des solutions efficaces apparaissent. Les négliger serait dommage.

Un changement important sur Excel a eu lieu : le format #tableau (menu Insertion > bouton Tableau, à gauche). Pas si connu, et pourtant tellement puissant…

Verso de la feuille ou revers de la médaille : faire son évolution, en SOMME().

20201103-impression-metablo-alban_metais

3 novembre 2020 :  L'impression

 

Un sujet revient souvent en bureautique : l’impression. Pas de déjà-vu, mais de papier.

En traitement de texte, pas de souci particulier car la #page de l’écran correspond normalement par défaut à une feuille A4. Mais sur un tableur, style Excel, où il n’y a pas de délimitation visible ? Une colonne ou une ligne de plus, et ce sont 2 pages qui vont s’éditer. Combien de fois j’ai vu des clients cliquer machinalement sur le bouton #Imprimer et voir leur machine vomir plein de feuilles plus ou moins noircies !

Une astuce consiste à ajuster d’emblée la feuille (ou onglet) à une page, pour éviter tout incident. Ou à avoir le réflexe de #paramétrer rapidement l’impression en jouant sur les marges, l’orientation, l’échelle (pourcentage ou nombre) de la fenêtre Imprimer (CTRL+P), ou avec les sauts de colonne ou de ligne. Perso, j’utilise aussi systématiquement le mode éco, le noir et blanc, et les feuilles de brouillon…

N.B. : cette page n’a pas vocation à être imprimée !

20201027-distance-metablo-alban_metais-e

27 octobre 2020 :  L'accès ordinateur suite

 

Je reviens sur le sujet important de l’accès à un ordinateur à distance.

 

Outre la difficulté, pour vous interlocuteur, d’expliquer ce qui se passe sur Excel, votre version du tableur n’est peut-être pas la même que la mienne, moi intervenant. L’ #affichage des menus peut différer si vous êtes sur un ordinateur fixe ou portable. L’affichage des icônes aussi change selon la largeur de l’écran. Et le texte sous un bouton du menu peut disparaître en fonction de la taille de cet #écran. Pas facile pour moi alors de vous guider sans visu !

 

Et montrer ou voir ce qui se passe est bien plus reposant qu’expliquer ou comprendre ce qui se passe ! Sous office 365, il existe depuis peu un menu #Assistance Rapide (écrire cette expression dans le champ de recherche, tout en bas à gauche, à côté de l’icône Démarrrer) qui permet d’aider un autre utilisateur. Inutile dans ce cas de télécharger un logiciel similaire !

 

Partager son ordi pour solutionner ses ennuis, en SOMME().

20201020-chiffres-metablo-alban_metais-e

20 octobre 2020 :  Les chiffres

Le lien entre usage d’Excel et dictature de la finance ? Un ami me l’a ressorti en évoquant son passé professionnel, au temps du « #management des patrons », opposé au « management des financiers » d’aujourd’hui, dont les tableaux Excel sont le symbole.

 

À tout cliché sa part de vérité et de simplicité. Un #patron serait humain, avant que les chiffres, vomis par la bureautique, ne le pervertissent. Personnellement, des patrons, j’en ai connus : tous n’avaient pas le même rapport aux chiffres, ni à l’argent. Quant à l’informatique…

 

D’ailleurs, associer chiffres et argent est aussi un raccourci. Les #chiffres en eux-mêmes ne veulent rien dire. Quant au pouvoir, ils en ont peu. Seule la personne qui en parle - ou écoute - leur donne un sens.

 

J’imagine un entrepreneur inconnu me balancer à une soirée réseau :

« J’ai gagné 10 k€ sur août.

- Moi : Bravo !

- C’est nul…

- Pourquoi ???

- Je suis millionnaire.

- Ah, ok. »

 

Remettre les choses en perspective, en SOMME().

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13 octobre 2020 :  Le papier

« Le papier, c’est rassurant ; l’exploiter, c’est pas marrant.

La bureautique, c’est fantastique ; l’utiliser, c’est pas ludique. »

 

Plaçons-nous pour une fois dans la sphère personnelle, ou associative. Combien d’entre nous utilisent encore le cahier, voire la feuille volante, pour faire ses comptes ou ses stats (ex. : chronos de footing, comptage d’ #oiseaux…) ? Plein !

 

Ok, le #papier reste dispo en cas de black-out et se plie à nos fantaisies. Mais allez « faire parler » son contenu ! En termes de chiffres. Avec du sens, bien sûr. Le papier ne connait presque rien d’autre que l’addition.

 

Avec le tableur de votre smartphone, créez des #tableaux, même basiques (date, heure, désignation, nombre…). Vous verrez que leurs données peuvent vite montrer des choses surprenantes !

 

Exemple avec le podcast suivant (de 28 min), « Pratiques agricoles et déclin de la biodiversité, l’heure de la prise de conscience » :

https://www.mnhn.fr/fr/explorez/podcasts/que-nature-vive/printemps-silencieux-aura-t-il-lieu

Passionnant à tous points de vue.

 

Faîtes simple, soyez exigeant.e, en SOMME().

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6 octobre 2020 :  Le développement

C’est quoi la différence entre #création et #développement ? En matière d’humour, je ne vois pas. En bureautique, si ! En particulier si nous parlons outils de gestion.

 

La création évoque le commencement mais aussi l’art. En parler en matière d’informatique a un côté exagéré, non ? Bien que dans toute activité technique, quand le talent s’exprime, le terme se conçoit bien.

 

Le développement, lui, renvoie à l’activité humaine et la notion de progrès. Mais il est aussi un terme informatique et fait référence aux langages en question. Et ça peut être beau aussi, du code, pour les initiés !

 

Personnellement, je dis faire du développement pour 2 raisons : j’utilise le langage de programmation Microsoft #VBA, et m’appuie souvent sur les fichiers, créés justement par mes clients, pour en améliorer l’efficacité et la fiabilité, notamment avec l’automatisation des actions permise par Excel.

 

À vous de créer, à moi de développer, en SOMME().

20200929-forme-metablo-alban_metais-exce

29 septembre 2020 :  La forme

Ne confondons pas « être en forme » et « mettre en #forme ». Oui, quand on est en forme, on veut tout mettre en forme ! En bureautique, avec un tableur, style #Excel, c’est bien. Et pas bien. Explication.

 

Admettons que vous avez créé une base articles. 1 #article = 1 ligne et X colonnes. Sachant qu’1 colonne = 1 information. Exemple : vous vendez des menuiseries, l’article 1 est une porte (en colonne A:A) avec une hauteur (B:B), une largeur (C:C), et un calcul de surface =H x l (D:D).

 

Vous avez 1 234 articles et colorez quelques lignes (pire : quelques cellules !) différemment pour mettre certains en évidence. Si vous copiez la formule de la 1ère ligne à la dernière, la mise en forme sera par défaut identique pour toute la colonne (D:D), sans le respect des couleurs des lignes : pénible !

 

Ok, Microsoft a prévu la chose avec un menu contextuel (« Recopier les valeurs sans la mise en forme »), mais le saviez-vous ?

 

Attelez-vous d’abord au fond avant la forme, en SOMME().

20200922-couleur-metablo-alban_metais-ex

22 septembre 2020 :  La couleur

Sujet de cette semaine : l’usage de la couleur en bureautique. « Je suis de bonne humeur, je mets des couleurs ! »

 

Je fais régulièrement le même constat chez mes clients : dans leurs bases de données Excel, quel que soit leur objet, il y a pas mal de lignes ou colonnes colorées. Ces choix ont toujours une certaine pertinence, mais pas facile à percevoir, car la cohérence n’est pas toujours au rendez-vous et en plus, le choix des couleurs-mêmes est très… personnel !

 

Depuis quelques années déjà, la couleur peut faire l’objet d’un filtre ou tri sur Excel, mais elle n’a pas vocation à être analysée statistiquement. Par contre, les graphiques ou indicateurs sont faits pour ça. Et la mise en forme conditionnelle existe, qui automatise la coloration de cellules avec des critères quantitatifs, donc objectifs.

 

Se faciliter la lecture plutôt qu’exposer ses goûts, en SOMME() ?

Ok, se faire plaisir aussi !

20200915-confession-metablo-alban_metais

15 septembre 2020 :  Confession

Aujourd’hui, c’est confession.

Profession sans #conviction n’est que ruine de l’âme.

 

Pardon Rabelais, je caricature vos propos, vous me le pardonnerez car je suis comme vous né en Touraine. Mais si vous nous voyez, on vous salue.

 

Je fais donc profession de #développeur sur Excel, toi logiciel dont je suis fan, tellement tu me rends service, professionnellement et à la maison. Je dois cependant t’avouer une chose : ce qui chatouille ma conviction, c’est ta nationalité américaine ET ton statut propriétaire.

 

Rassure-toi, je me suis fait une raison : dans ton domaine bureautique, tu es incomparable, très puissant, quasi multitâches. Tu peux t’adapter, séduire, suggérer. Je m’incline devant ta #rigueur qui ne prive pourtant personne de la liberté de faire des miracles comme des horreurs. Enfin, ton langage de programmation (VBA) très abordable me parle. Quotidiennement. Bref, tu es un bon… mais pas européen ni open-source. Soupir.

 

Excel, tu me tues. CQFD (ce qui n’est pas une fonction).

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8 septembre 2020 :  Le doublon

Un sujet intéressant : le doublon. Non pas ancienne monnaie d'or espagnole, mais information redondante, présente en double (voire +) de manière inutile.

 

Notion informatique, mais pas que ! Je suis adhérent de 2 beaux réseaux associatifs : #Carpensud et #ForceCadres. Et à ce titre, abonné à l’hebdomadaire indispensable #VaucluseHebdo. Je reçois du coup chaque semaine 2 numéros. Chaque année, j’appelle son éditeur pour lui apprendre qu’il m’envoie sa revue en double exemplaire. Chaque année, il corrige le tir. Mais quand revient le renouvellement, reviennent les 2 numéros !

 

VaucluseHebdo, si vous me lisez comme je vous lis et que vous utilisez Excel : sélectionnez la liste de vos adhérents, cliquez sur le bouton « Supprimer les doublons » du menu « Données », groupe « Outils de données », et hop : pas d’Alban Métais en double = + d’économie d’argent - d'arbres abattus !

 

En SOMME(), avec les doublons, de vigilance redoublons.

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1er septembre 2020 :  La biodiversité

C’est la rentrée. Se rappeler que des professionnels, parfois, envoient des scuds sans méchanceté mais avec une ironie qui pique.

 

Alors que je faisais mon pitch à l’occasion d’un tour de table business, un monsieur a lancé au groupe : « Vendre des solutions Excel aujourd’hui, c’est comme vendre une 2CV à l’ère de la voiture électrique. » Aussi drôle que vexant !

 

Mais cet homme, intéressant, avec qui je me suis expliqué après coup gentiment, maîtrisait finalement peu le sujet et avait omis une chose : #Excel n’est pas la panacée de la bureautique, encore moins de la #gestion, mais sa longévité et sa puissance montrent sa pertinence dans ces domaines. Copié mais pas encore égalé.

 

Et puis, ce tableur a aussi vocation à compléter tout #logiciel métier existant. Parce qu’il permet autant de développer des moutons à 5 pattes que des organismes unicellulaires.

 

Que vive la biodiversité logicielle, en SOMME() !

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25 août 2020 :  La fin de mois

Août se terminant, si nous causions « fin de mois » justement ? #Fin des vacances, certes. Mais sujet comptable aussi. Administratif même.

 

Entreprise soumise à la TVA, vous disposez d’un logiciel agréé de #facturation et confiez votre comptabilité à votre expert. Mais vous souhaitez suivre vos dépenses régulièrement. Sur Excel par exemple.

 

Connaissez-vous la fonction FIN.MOIS() ? Très pratique pour le calcul des dates de règlement. Car si vous recevez une facture datée du 25 août, que votre fournisseur en attend le #règlement à 45 jours fin de mois le 10, et que vous tenez à payer en temps et en heure pour garder une bonne notation financière : quand devez-vous le faire ?

Confiez le calcul au tableur. Et demandez-lui une alerte, en passant !

 

La fin (de mois ?) justifie les moyens (de paiement ?), en SOMME().

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18 août 2020 :  La sérénité

C’est encore l’été, je vous propose le sujet « #bureautique et #bienêtre ». Imposture ? Certes… mais non !

 

La bureautique ne se résume pas à l’usage d’Excel, mais enfin, c’est mon dada ! Quant au bien-être, avouons que ce concept est tendance, à en juger la littérature web et les nouveaux intitulés de poste. Ma courte définition ? Sérénité mentale et physique.

 

C’est quoi cette association de 2 concepts que rien ne rapproche ?! Parlons gestion sur tableur, par exemple le tableau de trésorerie. Si on ne sait pas construire un outil digne de ce nom, quel temps va-t-on perdre ! Et quand le temps file, c’est de l’argent dont on ne maitrise plus la dépense. Par ici, difficultés financière, mentale et relationnelle. Alors soyons zen : prenons le temps de la conception pour en gagner à l’utilisation.

 

Exemple terre-à-terre… sur Excel : la #fonction RECHERCHEX ? Elle apparait dans sa dernière version, mais elle est bien plus puissante que RECHERCHEV !

 

RECHERCHEz la joie : maîtrisez !

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8 août 2020 :  Anecdote 2 - l'option

C’est l’été, c’est léger ! Un seul client, mais deux anecdotes, une chose amenant l’autre.

 

Anecdote 2. Mon interlocuteur aime le tableur #Excel. Concevoir des tableaux, ça l’amuse. Devoir chercher une solution, ça ne l’effraie pas. Bref, il me ressemble !

 

Depuis peu, quand il tape, par exemple, le nombre « 1515 » dans une cellule et valide, il obtient « 15,15 ». Mais avec « 12,34 » il obtient… « 12,34 ». C’est quoi, cette foutue (pardon) virgule ?! Impossible pour lui de corriger le tir.

 

Explication ? Mon client a modifié les #options avancées d’Excel à l’insu de son plein gré ! Avec certainement une combinaison malencontreuse de touches clavier qui donne un #raccourci magique !

 

Grâce à lui, pour avoir dû en trouver la cause, je sais désormais que l’option « Décimale fixe » permet, à un commerçant par exemple, d’enregistrer ses chiffres de caisse simplement. « 500 » donne 5,00 (€ le kilo de nectarines, tiens !)

 

Par ici la monnaie, en SOMME() !

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28 juillet 2020 :  Anecdote 1 - la complexité

C’est l’été, on sourit ! Un seul client, mais deux anecdotes, une chose amenant l’autre.

 

Anecdote 1. Mon interlocuteur aime le tableur #Excel. Concevoir des tableaux, ça l’amuse. Devoir chercher une solution, ça ne l’effraie pas. Bref, il me ressemble !

 

Un tableau simple, avec en colonnes, débit, crédit et solde. Le solde est une #soustraction. Problème : Excel n’en propose pas la fonction. Mais mon client veut en trouver une ! Il dégote : COMPLEXE.DIFFERENCE(). Et ça marche ! MAIS il obtient des soldes avec plein de chiffres après la virgule. Et impossible de les réduire.

 

Solution ? Écrire dans la colonne solde : « =[crédit]-[débit] ». Et ça marche ! Sans MAIS. J’ai lu l’aide sur COMPLEXE.DIFFERENCE(). C’est une vraie bonne formule #mathématique. Complexe quoi !

 

Préférer pragmatisme à perfectionnisme, en SOMME().

 

www.metablo.fr

 

Pour les matheux :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/complexe-difference-complexe-difference-fonction-2e404b4d-4935-4e85-9f52-cb08b9a45054?ui=fr-fr&rs=fr-fr&ad=fr

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21 juillet 2020 :  L'exception

La tentation de la #facilité est toujours grande. Même en matière de base de données, intégrée à un logiciel métier ou à un tableur, style Excel.

 

Exemple. Dans votre base clients, prenons le champ « nom de société ». Il faut y renseigner les noms… de société ! Évident. Dans « catégorie », vous distinguez par exemple « privé » et « public ». MAIS, un de vos clients est une #exception : il est italien ! Et votre base ne prévoit pas le champ « pays ».

 

Vous faites quoi ? Pragmatique, vous écrivez « Italie » dans « catégorie ». Bien vu. Ou pas ! Allez, c’est une exception, par définition, rare. Certes, mais demain ? l’exception peut vite devenir fréquente.

 

En outre, mélanger des informations disparates dans un même champ, c’est en fausser les #statistiques…

 

Rendre vos bases de données évolutives, en SOMME() !

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15 juillet 2020 :  L'année

Une problématique revient couramment, en gestion « concrète ». L’année d’exercice, comment faut-il informatiquement la traiter ?

 

Admettons un tableau de suivi des adhésions, pour une entreprise ou une association. Sur Excel par exemple, vous lui consacrez : un fichier par #année ? une feuille par année ? un seul fichier pour toutes les années ?...

 

Il n’y a pas de réponse type à donner. Tout dépend des #informations à en retirer et de leur traitement. Mieux : ça dépend d’abord de vous ! De votre perception des chiffres et de votre capacité à les exploiter.

 

Exemple. Si vous facturez tous vos abonnements client le 1er septembre (avec les proratas), un #fichier par année (ou saison) semble pertinent. Mais comparer leurs valeurs trimestrielles de 2016 à 2020 est (un peu) plus complexe.

 

C’est quoi votre besoin, en SOMME() ?

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7 juillet 2020 :  Le vide

Si la nature a horreur du vide, nous - au bureau notamment - devrions aussi nous en méfier. Par exemple, dans notre tableau de suivi des ventes, sur Excel ou dans un logiciel métier, que signifie-t-il ?

 

Donnons que notre client X n’ait pas de chiffre sur le 2ème trimestre 2020. Deux possibilités : il n’a pas racheté notre produit pour X raison, et je le sais ; OU j’ai peut-être oublié de renseigner son achat.

 

Écrire « 0 » dans la cellule correspondante, plutôt que de la laisser vide, est déjà une information !

 

A contrario, zéro ou rien, dans un tableur, c’est par défaut la même chose. Mais plusieurs formules permettent de distinguer la chose, si nécessaire. ESTVIDE() par exemple !

 

Ça peut tout changer, en SOMME().

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30 juin 2020 :  L'aide

D’accord, l’IA débarque. En attendant, face à son écran d’ordinateur, on peut se sentir bien seul.e. Tout logiciel propose son #aide ? Oui, faute d’un interlocuteur humain, la (stupide) machine peut répondre. Encore faut-il connaître son #vocabulaire !

 

Si l’informatique est faite pour l’humain, l’inverse… moins ! Pourtant, les éditeurs ont progressé dans ce domaine. Et si votre #logiciel vous laisse en carafe, vous avez l’aide précieuse à portée de clic sur internet (sites web, tutos, blogs, etc.). Question de temps et de bonne volonté…

 

Excel, j’en suis fan (aveu pardonnable ?). Seulement, je sais ce que veut dire « Figer les volets ». Et vous ? Euh… « Murer les portes » ? Désolé, non. Pourtant, je vous assure, cette fonctionnalité est « presque » indispensable.

 

Allez, je vous aiguille :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/figer-des-volets-pour-verrouiller-des-lignes-et-des-colonnes-dab2ffc9-020d-4026-8121-67dd25f2508f

 

Il convient de connaître les bons mots, en SOMME().

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23 juin 2020 :  La répétition

Un #ordinateur ? C’est bête ! Et même si l’intelligence artificielle débarque.

(IA : expression qui montre que les industries informatique et financière maîtrisent le marketing ?)

 

Par contre, l’ordi, ce sont aussi des gens intelligents qui l’ont conçu. Pour nous, les autres gens. Alors quand vous êtes devant votre écran et répétez manuellement (bêtement ?) la même opération X fois sur votre logiciel de gestion ou #tableur, dîtes-vous qu’il y a une solution.

 

Idem, quand vous avez l’#intuition qu’il existe un truc rapide pour faire un calcul ou une manip chronophage, vous avez raison ! Sur Excel par exemple (version récente), il existe au sommet de la fenêtre un champ qui attend votre recherche. Tapez vos mots, il vous fera des suggestions.

 

Oui, chercher, c’est du temps. Mais trouver, c’est en gagner. Après, tout le monde a ses lacunes. Se faire aider ou recourir à la formation a du sens.

 

Déjà, à l’intuition se fier, en SOMME().

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16 juin 2020 :  La sauvegarde

"Un bon patriote reste toujours animé du respect et de la sauvegarde de la chose publique." Mouctar Keïta

 

En langage bureautique ? Un bon collaborateur reste toujours animé du respect et de la #sauvegarde de ses fichiers. D’ailleurs, il y a 2 types de sauvegarde : celle des #fichiers et celle de leurs #versions.

 

La première - OBLIGATOIRE - se fait sur serveur, disque dur externe ou dans le cloud. La deuxième, si votre fichier est « lourd », concerne la conservation de ses importantes modifications de structure. Pour éviter l’impossibilité de revenir en arrière, alors qu’on a pu constater une grossière erreur dans le nouveau résultat obtenu.

Pensez à « Enregistrer sous » (sur PC, touche F12) ! Exemple :

 

budget prévisionnel 2021 v1.xlsx

budget prévisionnel 2021 v2.xlsx

budget prévisionnel 2021.xlsx

 

Je vous parle d’expérience (soupir), en SOMME().

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20210223-sosexcel-metablo-alban_metais-excel-tableur-gestion-macro-formation-sos-carpentra

depuis juin 2020 :  S.O.S. Excel

S.O.S. Excel ?

c’est chaque jeudi, de 14h à 17h (dès demain, 11 juin)

 

Entrepreneur, collaborateur, bénévole, particulier, autre (!)

vous vous battez contre votre fichier Excel ?

 

Je suis à votre écoute

pour vous retirer l’aiguille du pied, en direct, sans ordonnance ni anesthésie

 

Créateur d’outils de gestion sur-mesure avec Excel

je stoppe tout pour vous venir en aide

 

Par téléphone et en accès ordinateur à distance (avec AnyDesk)

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C’est combien ?

Bah, gratuit ! Si vous me dîtes le code : SOS1106

 

Merci.

Alban (mais pas Dr.)

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9 juin 2020 :  Annuler

« L'erreur n'annule pas la valeur de l'effort accompli. » Proverbe africain

« Modifier le passé n'est pas modifier un seul fait : c'est annuler ses conséquences qui tendent à être infinies. » Jorge Luis Borges

 

Ces 2 citations avec le verbe « annuler » se complètent bien. Rapportée très concrètement à la bureautique, sur n’importe quel logiciel, la possibilité d’ #annuler une action est proposée. Sur #Excel, par exemple, la combinaison magique, c’est 2 touches de clavier :

CTRL + Z

que vous pouvez répéter de nombreuses fois à la suite.

 

C’est fou le nombre de personnes qui n’osent pas #tester, de peur de mal faire ! La machine est bête mais tolérante : calculs ou actions, vous pouvez toujours revenir en arrière. Mieux : trompez-vous, plusieurs fois, qu’importe, essayez, pour apprendre et construire.

Assimiler, en SOMME().

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2 juin 2020 :  La gestion

 

La gestion, au sens large, c’est notamment une matière, une activité, mais aussi un état d’esprit. Au même titre que les chiffres « ne parlent pas » à tout le monde, l’usage d’un tableur, comme #Excel, n’a rien d’inné et sa logique est contraignante.

 

Pourtant, si l’on se dit qu’un tel logiciel convertit les données (chiffres, textes, images, etc.) en #informations, le bénéfice de sa maîtrise devient évident : décider et agir en connaissance de cause. Pour cela, il faut pratiquer. Concrètement ET régulièrement. Si le temps manque, #externaliser est une solution !

 

CQFD, en somme.

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27 mai 2020 :  L'accès ordinateur à distance

 

La prise en main à distance d’un #ordinateur est devenue facile. Car quoi de plus dur que de décrire en aveugle la difficulté que l’on rencontre sur un fichier, #Excel par exemple  ;o)  ou de donner ses instructions pour la résoudre ? Ce qui est évident à voir ne l’est pas à dire !

Il en existe des logiciels pour cette fonctionnalité (j’utilise AnyDesk, gratuit et performant) ! Pré-requis : le lien de #confiance entre les 2 parties, et l’installation du logiciel sur les 2 ordinateurs communiquants. L’intervention se fait alors simplement : l’utilisateur aidé regarde son pointeur de souris bouger tout seul ou le reprend en main s’il n’y tient plus !

C’est de l’échange, en somme.

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19 mai 2020 :  Le télétravail

Le #télétravail improvisé depuis 2 mois à domicile dû au covid-19 vous a éloigné de votre habituel "collègue ressource sur #Excel " ?

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