Publier des posts sur les réseaux sociaux est fort conseillé "de nos jours". Question de visibilité, notamment. Le faire régulièrement est un challenge que je me suis fixé chaque mardi en fin d'après-midi. Mais si je sais quand j'ai commencé (mi-mai 2020, à l'occasion du règne de la pandémie de la covid-19), je ne sais pas combien de temps je tiendrai ! En attendant, je me suis pris au jeu.
Ci-dessous, les posts que je publie sur LinkedIn (le mardi) et Facebook (le mercredi), accompagnés d'images créées par mes soins avec Photoshop, illustrant mon métier et ma personnalité (?).
Précision : images dont j'ai fixé la largeur à 500 pixels afin de limiter leur poids numérique à 200 ko, question d'impact carbone... Mais images dont mon neveu m'a conseillé de veiller à l'homogénéité de la qualité des éléments les constituants, histoire d'éviter l'effet pixellisation (merci Benoît ;o)
Publications
depuis juillet 2023 : S.O.S. Excel
(Je ne crée plus de post chaque semaine, pour x raisons, dont la motivation, l'imagination, le temps, etc. Mais je tâche de respecter ce rythme pour publier le post ci-dessous dont je décline la citation à chaque fois, ainsi que l'image prise parmi mes créations thématiques.)
« Ne remettez pas à demain l'effort de confier à un autre ce que vous avez à faire aujourd'hui. » Quino, dessinateur argentin (1932-2020)
À part cette citation, c'est quoi le thème de la semaine,
avec S.O.S. Excel by MÉTABLO ?
Se faire retirer l’aiguille du pied, en direct, sans ordonnance ni anesthésie ET… sans #douleur 😉
L'idée : si vous êtes victime d'une fuite d'eau inarrêtable, vous contactez un plombier ; une panne moteur inhabituelle ? un garagiste ; un accroc sur votre vêtement fétiche ? une couturière.
Eh bien, pour un bug maudit dans un de vos fichiers Excel clé ? ou un truc nécessaire que vous ne savez pas faire ? vous sollicitez votre serviteur !
Ou appelez Microsoft, et faites-moi un retour par mél 😜
En effet,
OU vous croisez les doigts pour réparer la chose et obtenir une solution après une grosse heure de recherche sur internet
OU vous ne voyez vraiment pas comment résoudre la chose et continuez de la contourner.
Dans les 2 cas, que de temps perdu !
Alors qu'en 2 temps 3 mouvements, je tâche de vous trouver la solution après avoir pris la main sur votre ordinateur 😏
Le coût de cette prestation ? 20 € nets le quart d'heure entamé. Sans autre engagement de votre part.
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Sinon ? Avec MÉTABLO, je
développe des outils de gestion sur-mesure avec #Excel
m’adresse aux utilisateurs du tableur pour leur #gestion (ex. : suivi commercial, statistiques métier, traitement des flux, élaboration de plannings, indicateurs d'alerte, etc.)
et m'engage à ce que la #solution soit fiable, automatisée et ergonomique.
Clés-en-main, accompagnement ou formation, vous préférez quoi ? 🤗
20 juin 2023 : Sérénité
Développer des outils de gestion sur-mesure avec Excel pour son client ou le former à un usage efficace du tableur, est-ce lui faire gagner du temps ? Sachant que qui dit temps dit - je vous le donne en mille - argent ? Oui, oui, pas vraiment de doute. Pourtant, encore récemment, j'ai eu le sentiment d'apporter autre chose…
En effet, un de mes clients, organisme de #formation vauclusien, m'a envoyé chez un client à lui, à Bergerac (Dordogne, 24). Mission : accompagner le personnel administratif d'une enseigne de grande distribution généraliste dans son usage d'Excel au quotidien. Deux jours durant, je suis passé de bureau en bureau (8 pour être précis) pour étudier les fichiers gérés par chacun·e, leur transférer des compétences techniques propres à ce tableur et commencer à améliorer avec eux l'existant.
Outre le plaisir que j'ai eu d'échanger avec des personnes consciencieuses et agréables, je me suis aperçu que je ne leur apportais pas d'abord un gain de compétences, et par ricochet, de temps, mais autre chose. Car un·e employé·e à plein temps, qu'il·elle utilise ses heures à faire une tâche particulière ou d'une autre nature, si ça reste dans le cadre de sa #fonction, que lui importe de gagner en soi du temps : il en a, de toute façon ! Ne parlons pas d'argent : il touchera le même salaire à la fin du mois, sauf si sa formation est certifiante, mieux : diplômante, et dans ce cas, il pourra sans doute revendiquer une (petite) augmentation. Là, dans notre cas, non.
Alors ? Eh bien aider une personne sur Excel, c'est d'abord constater une satisfaction autant amusée que soulagée : "ah oui, on fait comme ça ? mais finalement, c'est simple ?" Eh oui, c'est simple, dès lors qu'on a conscience que la fonctionnalité existe et qu'on sait l'utiliser. À la satisfaction immédiate s'ajoute la #sérénité quand le·la collaborateur·trice se projette et perçoit la plus grande facilité qu'il·elle aura dans la réalisation de sa tâche. C'est bête, mais maîtriser un truc technique que ses collègues ne connaissent sans doute pas peut aussi être un élément de satisfaction…
Conclusion ? La formation est un gain de productivité pour l'entreprise, on peut aussi la voir comme du (ré)confort apporté au personnel, ce qui n'est aujourd'hui pas anodin. Si, si. Même avec ce machin d'Excel !
18 avril 2023 : SIERREUR
Les résultats erreurs (avec leurs hashtags), vous l'avez compris, empêchent les calculs. On peut les éviter, si on corrige une #formule mal construite par exemple, ou si on renseigne correctement une référence erronée. Mais dans d'autres cas, ces erreurs sont inévitables, comme celui où on recherche une donnée juste qui n'existe pas encore. Une parade ? La fonction SIERREUR().
Bien pratique, elle n'a que 2 arguments : #valeur, valeur si erreur. Le premier est votre formule, quelle qu'elle soit. Le deuxième est la valeur que vous voulez afficher en cas de résultat erreur : 0 (chiffre zéro), ou un texte comme "hors sujet" (guillemets importants !), ou 2 guillemets ("") pour exprimer la valeur vide.
Exemple. Votre formule recherche un article et renvoie son prix HT :
=RECHERCHEV("code37";A1:C1000;3)
où vous donnez le code article (entre ""), dont l'information est en colonne A et le prix HT en C, désignée par l'index (ou chiffre) 3 ; au passage, B serait le libellé (index 2).
Pour éviter le résultat #N/A si ce code n'est pas trouvé, faussant les calculs, imbriquez ces 2 formules et le tour est joué :
=SIERREUR(RECHERCHEV("code37";A1:C1000;3);0)
car 0 (zéro) sera le résultat, autorisant d'être traité dans une somme, par exemple.
J'utilise très très souvent cette fonction. À ne pas confondre avec le mix SI et ESTERREUR : =SI(ESTERREUR()). La différence est que si le calcul initial renvoie une #erreur, alors on opère un autre calcul, contrairement à notre fonction du jour qui "se contente" de donner un résultat alternatif.
Mon slogan ? Avec SIERREUR, on ne se trompe jamais !
28 mars 2023 : Erreurs 2
Pourquoi avoir précédemment listé les erreurs dans Excel (rappel : #DIV/0 #NOM? #REF! #N/A #VALEUR! #NUL! #NOMBRE! ##########) ? Ok, pour les comprendre. Mais aussi ? Eh bien, pour constater qu'elles empêchent les calculs de se faire, quelle que soit la nature de ces erreurs.
Par exemple, dans notre tableau des achats (image), voyez la colonne des montants € HT. Une seule cellule, parmi pourtant 100 autres, avec du texte à la place d'un chiffre, donne évidemment un résultat erreur (multiplier un mot par 20% ???) mais ne rend pas non plus possible l'obtention du total, ici TVA ou € TTC. Le tableur pourrait l'ignorer après tout ? Comme il ignore un texte au milieu d'une colonne de chiffres. Mais non, à raison. Car comment ignorer un résultat qui pourrait modifier la grandeur d'un calcul lié ? Pas fiable.
Donc, le calcul ne se fait pas, renvoie lui aussi un résultat erreur, vous somme d'en trouver l'origine et de corriger le tir. "Pour votre bien"… ou celui de l'entreprise ! Par contre, un texte, en soi, n'est pas l'objet d'un calcul, et même s'il remplace malencontreusement un chiffre, il ne porte pas le but d'un résultat, donc le total l'ignore simplement (la sélection de € HT donne bien une somme).
Astuce souvent méconnue. Dans la barre d'état (bande grisée tout en bas de la fenêtre Excel) à sa droite, quand vous avez sélectionné une colonne ou une ligne ou une zone, il en apparait par défaut la somme, le nombre de cellules non vides, et la moyenne. Faites un clic droit sur cette barre, et vous obtenez une fenêtre qui vous propose aussi d'ajouter les valeurs maximale et la minimale. En un coup d'œil, vous avez ces bonnes infos pour connaître déjà un peu la teneur de votre sélection.
Vite vu, vite su, en SOMME().
16 mars 2023 : Erreurs
Aujourd'hui, j'ai envie de vous "parler" des erreurs que l'on rencontre dans les cellules des fichiers Excel. Parce que tous les utilisateurs y sont confrontés, et pas qu'une fois ! Vous savez, ces résultats qui nous hérissent le poil avec leur hashtag ? Style #N/A et autres #REF!
Il est important de les connaitre, car Excel vous les affiche peut-être sans crier gare mais vous facilite la résolution d'un problème dont il n'est pas à l'origine ! Vous le savez bien : ce n'est pas l'ordinateur qui se trompe, mais vous. Même si c'est lui l'imbécile.
Bon, passons en revue ces messages d'erreur.
#DIV/0 : vous tentez d'effectuer une division par zéro ? Impossible mathématiquement. Ex. : =100/B2 quand B2 contient 0 ou est vide.
#NOM? : le nom de la fonction ou d'une (plage de) cellule(s) que vous essayez d'utiliser est mal orthographié. Ex. : =SIEREUR(A2/B2;"") au lieu de =SIERREUR.
#REF! : vous faites référence à une (plage de) cellule(s) ou une feuille qui n'existe plus. Ex. : vous écrivez =A2*H1 mais supprimez ultérieurement la colonne H:H de votre feuille.
#N/A : vous écrivez une formule au résultat impossible ou oubliez de renseigner un argument obligatoire dans la fonction. Ex. : avec RECHERCHEV(), la "valeur_cherchée" n'est pas trouvée dans votre plage de cellules.
#VALEUR! : la valeur entrée ne correspond pas à la valeur attendue. Ex. : =ANNEE(H1) alors que H1 est du texte.
#NUL! : vous oubliez d'écrire la ponctuation ":" ou ";" entre 2 arguments. Ex. : =SOMME(A1:A2 B1:B2) où l'absence de ";" fait qu'il n'y a pas d'intersection entre vos 2 plages de cellules.
#NOMBRE! : vous utilisez des valeurs numériques non valides ou attendez un résultat trop grand. Ex. : =1000^1000, qui signifie 1000 exposant 1000… nombre stratosphérique.
########## : la largeur de la cellule est trop petite pour afficher la valeur numérique. Élargissez simplement la colonne pour voir cette valeur.
Voilà, on a fait le tour de ces satanées erreurs qu'il faut comprendre pour s'en faire des alliées. Comme dans la vie, en SOMME().
7 mars 2023 : Grève
Aujourd'hui, mardi 7 mars 2023, jour particulier en France, je suis allé sur internet pour faire le lien avec l'actualité et rechercher des images qui parlent et des #grèves et d'Excel… Pourquoi pas ?! Et je suis notamment tombé sur des graphiques (mon image), plus ou moins à jour, plus ou moins intéressants.
Pour être cohérent avec cette actu et la mienne, je vais donc faire court !
En cellule A1, j'écris le libellé Années, et dessous, 2013 à 2022, par exemple. En B1, Ventes, et en dessous, 10 chiffres. Comment obtient-on un #graphique comme sur mon image ?
Eh bien, vous sélectionnez d'abord toutes ces cellules, puis menu Insertion, groupe Graphique, bouton Histogrammes (ou Courbes ou Secteurs), et – important – en bas de la liste déroulante, choisir Autre graphique en [choix]. Dans la fenêtre, vous avez alors le #choix du visuel qui convient. Ici, ce sont les Ventes qui font l'objet des quantités, et non les Années qui auraient été prises par défaut par Excel, l'imbécile !
Bon, vite, vite, un petit mot de circonstance : une citation anonyme, en fait.
"Dans grève, il y a rêve…"
J'avoue bien aimer :oP
28 février 2023 : Statistiques
Et si vous osiez faire des #statistiques sur votre propre activité entrepreneuriale ?
Histoire de savoir ce que vous gagnez réellement à bosser une heure pour un client.
Histoire de savoir ce que vous consacrez comme temps pour tel dossier client.
Histoire de savoir votre potentiel de facturation ou l'état des lieux de vos dépenses.
Bref, histoire de ne pas vous la raconter, en confrontant vos croyances à la réalité de votre business.
C'est ce que je m'astreins à faire au #quotidien, depuis que je me suis mis à mon compte. Comment ? On n'est jamais mieux servi que par soi-même, en tâchant de ne pas être le cordonnier le plus mal chaussé : je travaille sur Excel. Ok, mais comment ? Attention, âmes sensibles s'abstenir !
Je note dans un 1er tableau mon emploi du temps journalier, avec date, heure, domaine (ex. : prestation, prospection), activité (ex. : rendez-vous, méls), code #contact (unique, en 5 caractères, pour identifier client, prospect, etc.), commentaire (toujours utile), et pour info, kilomètres quand déplacement (domaine "trajet" !) et dépenses liées au domaine.
Dans un 2ème tableau, j'enregistre tous mes contacts pros, avec code contact, nom de l'entité, genre-nom-prénom du contact, téléphone, e-mail, commune, ET, très important, date de 1ère relation, activité (vrai descriptif), contexte (ex. : quel réseau, quelle recommandation) et commentaire.
Enfin, dans un 3ème tableau, je liste toutes mes prestations, avec code contact, n° devis, date, montant HT, prestation (ex. outil de gestion, formation), quantité heures, et les rubriques associées détaillées de commande, facture et salaire (car je suis en portage salarial).
Mon secret ? Le lien entre ces 3 tableaux, établi par une clé. Vous l'avez remarquée ? Il s'agit du code contact. Grâce à lui, je peux recouper toutes les infos que je veux, entre mon emploi du temps, l'identité des clients et mon chiffre d'affaires. À moi une foultitude de statistiques, aussi pertinentes que superficielles !
Pour conclure, vous savez ce que j'ai appris ? Notamment ? Sur 6 ans d'activité, un devis MÉTABLO de base 1 000 € rapporte en temps réel de presta 640 € (je mésestime encore trop souvent le temps de travail nécessaire), et en temps complet (incluant prospection, déplacement, etc.)… 470 €.
Vous comprendrez que je ne me la raconte pas :o(
Et vous, entrepreneur·euse, vous connaissez votre réalité ?
16 février 2023 : Trottinette
Qu'elle est chouette ma #trottinette !
(Qu'il serait bo mon vélo)
Depuis un an, je m'astreins (aveu : avec plaisir) à relever sur un fichier Excel tous les déplacements que je fais en trottinette. Que ce soit pour raison perso ou pro.
Comment ? Dans un tableau structuré bleu (menu Accueil, groupe Styles, bouton Mettre sous forme de tableau), je note la date (de mon #déplacement), les kilomètres (effectués en trott), l'objet (pro ou perso), un commentaire (éventuel), et utilise des formules pour calculer si ce déplacement relève du pro, la semaine de l'année (liée à la date) et les kilomètres hebdomadaires.
Dans un tout petit tableau vert, je note ce qui relève du pro (presta, prospection et réseau) auquel je fais référence pour calculer les déplacements pro (avec une RECHERCHEV).
Dans un autre, je note mes dépenses liées à la trott (l'engin, un casque, des gants, etc.) et leur montant respectif (nota : j'omets encore le coût de l'électricité… peu important ?).
Enfin, je réserve à la droite de ma feuille, en bleu pâle, les statistiques qu'il me semble intéressant de connaître. Notamment : le kilométrage total trott, celui moyen hebdomadaire, l'économie en termes de carburant et de frais kilométriques au réel évités, l'amortissement projeté exprimé en mois, etc.
Les données automobile de consommation (6,5 l. au 100 km), de coût carburant (1,80 €) et de frais kilométriques complets (0,22 € au km) se combinent en formules (+ - x et :) avec les dates, distances et dépenses liées à la trott pour donner ces stats (cellules grisées).
Pourquoi tout ça ? Pour savoir si mon achat d'une trottinette est économiquement #rentable. Réponse : OUI ! Si j'utilise ma Speedway à minima 30 mois au même rythme, à savoir 40 km en moyenne chaque semaine depuis une petite année. Pas mal, quoi que 2,5 ans quand même !
J'ai décidé de faire tous les trajets de moins de 10 km en trott, sachant que bridée à 25 km/h, je parcours 1 km en 3 minutes. De porte à porte ! Alors qu'en voiture, il faut aussi penser au temps pour la garer et se rendre à pied dans le lieu visé, et aux éventuels frais de parking. Bref, 2 000 bornes sur 1 an, pas mal non plus. Avec le vrai plaisir supplémentaire de très peu polluer, tout en prenant l'air (pas celui de l'habitacle). Sa-tis-fac-tion :oP
Au fait, vous le voulez, mon petit fichier ? Demandez-le moi, ce sera avec plaisir.
7 février 2023 : Voiture
Je vis près de Carpentras, et me rends de temps en temps sur Avignon pour le travail ou les loisirs. J'emprunte donc la 4 voies en voiture, malheureusement très souvent seul. Un jour, je me suis dit : ça change quoi si je roule à 90 km/h au lieu de 110, en termes de #temps et de carburant ? Pour le savoir, j'ai fait mes petits calculs, sur Excel évidemment, et vous les partage aujourd'hui, avec mon image ci-dessous.
À gauche, la consommation moyenne d'une voiture quelconque (diesel, essence, petite, SUV, qu'importe le détail) selon la vitesse (source web oubliée ! mais fiable :o). Dans le tableau principal, figurent l'info de la #distance à parcourir (10 ou 100 km), en colonnes bleues, les temps de parcours et les écarts, en colonnes grises, les consommations en euros et les écarts, tous selon une grille de vitesses. Évidemment, ces chiffres varient selon les distances que vous pourriez modifier et le prix du carburant au litre.
Précision pour le calcul de la colonne parcours en heure, minute, seconde. Divisez une distance en km par une vitesse en km/h, il vous reste mathématiquement un chiffre exprimé en temps. Sur Excel, le temps ayant comme base le chiffre 1 pour 1 jour, divisez la division initiale par 24 pour 24 heures, et vous obtenez un résultat "parlant" au format heure (h:m:s).
Pour la consommation, j'utilise une RECHERCHEV() me ramenant les litres selon la vitesse, que je multiplie par une distance, divise par 100 et remultiplie par le #prix au litre. Mouais, c'est un chouille mathématique, mais ça donne l'info.
Ça m'apprend quoi ? Que pour me rendre à Avignon, rouler à 90 au lieu de 110 me fait perdre une grosse minute. Sur un trajet total de 30 minutes environ, je m'en fiche royal. En termes d'économie, c'est peanuts d'euros, et guère moins en litres. Mais ça multiplié par beaucoup de jours et beaucoup de bagnoles, ça chiffre vite. Ce que mon tableau ne montre cependant pas.
Au fait, vous le voulez, mon petit fichier ? Demandez-le moi, ce sera avec plaisir.
4 janvier 2023 : Temps
À vous qui me lisez, mes meilleurs #vœux pour cette nouvelle année qui commence et qui affiche déjà toutes ses incertitudes. Restons dans la sphère pro de ce réseau social : je vous souhaite la réussite souhaitée dans votre entreprise. Même si ce succès est aussi lié à votre sphère perso…
Les années passent, n'est-ce pas ? (pardon : poncif), et m'incitent aujourd'hui à évoquer le sujet du #temps… traité avec Excel ! J'ai déjà abordé les notions de date et d'heure, de ANNEE(), MOIS(), AUJOURDHUI() et même FIN.MOIS() (en août 2020 !). En fait, il y a plein de fonctions qui attaquent ce vaste sujet. Pour les connaitre, allez dans le menu Formules, groupe Bibliothèque de fonctions, bouton DateHeure, dont la liste déroulante montre la variété. J'allais écrire : testez-les ! Ce n'est justement pas du temps à perdre si vous utilisez quotidiennement le tableur.
Pour rappel, quand dans une cellule, vous commencez à taper le signe égal, dès la 1ère lettre, Excel vous suggère les fonctions qui commencent par elle. Descendez pour choisir la vôtre, et lisez son explication, éclairante… ou pas ! Votre sélection est alors colorée en bleu. Pour la valider, ne tapez pas la touche Entrée mais #Tabulation. Excel complète le nom et ouvre une parenthèse, en attente de vos arguments. Arguments qu'il vous liste, de zéro (comme MAINTENANT() par exemple) à plusieurs, séparés par des points-virgules, et plus ou moins explicites aussi !
Bah, Excel, ça reste une certaine logique, accessible quand même pour qui se donne la peine de comprendre. Mais ça, c'est comme les bonnes résolutions de début d'année, nul ne vous oblige à les concrétiser. Et pourtant, ça vous apporterait tellement de services. À bon entendeur… ;oP
13 décembre 2022 : Client GOREN
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?"
1/ On peut être un jeune investisseur #immobilier
2/ avoir des bases sur Excel
3/ vouloir, du coup, utiliser pour son compte des fichiers récupérés sur internet
4/ mais ne pas arriver à modifier ces fichiers à sa guise
5/ ni pouvoir les mettre joliment à ses couleurs pour communiquer avec !
Il n'y a pas d'ironie dans cette liste de points, parce que
1/ il est ridicule de vouloir inventer la roue alors qu'elle existe
2/ on aurait bien tort de se priver de travaux que d'autres mettent volontairement en ligne
3/ on peut vouloir #améliorer "l'ordinaire"
4/ et surtout, gagner du temps sur de l'administratif
5/ pour en consacrer davantage à son métier
La raison d'être de mon activité, en fait ! Car mon client a mis la main sur un fichier de calcul de rentabilité élaboré par un confrère, mais il lui manque des rubriques de frais ainsi que la possibilité d'ajouter d'autres appartements. En outre, sa banque lui a filé un fichier de simulation de remboursement d'emprunt, mais il veut le lier au premier fichier. Pas simple quand on ne maitrise pas
1/ les subtilités des copier-coller du tableur
2/ et autres déplacements de données
3/ ni la logique des liens entre feuilles et fichiers
4/ et la "littérature" #bureautique de certaines formules de maths
5/ ou les joies de l'insertion d'images, telles un logo ou une accroche visuelle.
Aveu : je suis le premier à jeter un œil dans des blogs sur Excel pour réaliser mes propres fichiers. Normal, on ne finit jamais d'apprendre, n'est-ce pas ?
22 novembre 2022 : Image
Je vais vous parler d'un sujet qui ne concerne pas directement Excel, mais qui a un lien avec lui : l' #image. En effet, il est fréquent de vouloir agrémenter son fichier avec un tel objet (au sens informatique), que ce soit le logo de son entreprise - évidemment - ou la photo d'un produit ou un dessin technique.
C'est tout bête, mais il faut prendre en compte le poids de cette image, car ce n'est pas sans incidence. Par défaut, aujourd'hui, une photo prise avec smartphone ou appareil, c'est grosso modo 4 Mo : énorme pour un fichier Excel ! Sachant qu'un fichier "de base" pèse environ 100-200 ko, soit 40 fois moins. 4 Mo pour un fichier, passe encore, mais vous ajoutez une 2ème photo, et là, vraisemblablement, votre fichier va commencer à demander du #temps à l'ouverture, si votre ordinateur n'est pas une bête de course. Si vous en rajoutez encore une, c'est l'enregistrement qui va devenir poussif. Encore une ? Là, c'est même la simple mise à jour qui va finir par ramer : pénible quand on veut juste ajouter une donnée !
Sachez qu'ajuster les dimensions d'une image pour la rétrécir sur Excel (clic dessus, menu contextuel Format de l'image, groupe Taille, champs Hauteur et Largeur) ne change rien à la donne : votre fichier aura le #poids cumulé de ses objets. C'est avec un logiciel dédié qu'il faut retoucher l'image (ça ne manque pas, en gratuit ou payant), en "jouant" avec les pixels, avant de l'insérer dans votre fichier (Excel ou Word, d'ailleurs) pour le rendre plus beau !
Enfin, la définition d'image est un critère important si on veut imprimer le document, mais pas du tout pour l'avoir à l'écran ! Et puis dites-vous qu'un fichier lourd envoyé par mél ou stocké dans le cloud, ça pollue. Argument futile ? C'est un point de vue. Pas le mien.
15 novembre 2022 : Client 3CAPU
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut posséder un beau logiciel #métier - spécialement dédié pour mon client à son activité de négoce de fruits et légumes de saison - et quand même avoir recours au tableur.
Je ne le dirai jamais assez : quand on a décidé d'acquérir un ERP (ou #progiciel), il faut l'exploiter au maximum, et pour cela, taper dans son budget formation. Sur 2-3 ans s'il le faut, eu égard au montant conséquent dépensé dans un tel outil. Mais pour X raisons - éditeur injoignable, non-réactivité du prestataire agréé, devis énorme pour un spécifique, etc. - l'usage d'Excel s'impose, en complément du logiciel en question.
Pour mon client, l'outil de gestion des stocks ne prend pas en compte la spécificité des emballages utilisés, pourtant déterminante dans le calcul des inventaires hebdomadaires. De même, le #module de suivi des expéditions n'est pas suffisamment fin pour gérer un planning lié aussi aux transporteurs. La solution consiste à importer de l'ERP les données nécessaires sur Excel, ajouter des colonnes de calculs étudiés, et à l'aide de tableaux croisés dynamiques, les bonnes quantités s'obtiennent et le classement automatique des priorités aussi !
8 novembre 2022 : Client EDFEN
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut permettre à un partenaire vauclusien d'EDF (spécialisé dans la vente et l'installation de panneaux solaires photovoltaïques) de #montrer à ses clients un document sur ordinateur qui soit plus attrayant.
Un des sujets les plus importants sur Excel est la fiabilité des résultats obtenus grâce à des calculs et formules maitrisés, plus ou moins automatisés. Le fond, quoi. Ça, mon client s'en sortait. Plus ou moins efficacement, mais les chiffres, il savait les obtenir. Par contre, visuellement… C'est ce que l' #image ci-dessous donne à voir, qui illustre le fichier montré à ses propres clients, et le visuel que je lui ai proposé. Avant / après.
Mon dada, c'est d'abord le traitement de la donnée. Mais y mettre la forme a un côté sympa, il faut bien le reconnaitre. Et j'ai remarqué que mes interlocuteurs y sont toujours attachés ! Je vous passe l'organisation des données qui se cache "derrière" (dans d'autres feuilles) pour obtenir ces blocs de chiffres. Deux #astuces : menu Affichage > groupe Afficher > Quadrillage à décocher ; et menu Mise en page > groupe Mise en page > bouton Arrière-plan. Reste à trouver la belle photo et bien la dimensionner !
2 novembre 2022 : Client MECA3
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut proposer à une société d'ingénierie mécanique en Vaucluse de faire son plan de #charge sur tableur.
Si on regarde sur internet la définition, on apprend que "Il permet de visualiser par période de temps (mois, semaine, jour), l'adéquation entre charges et capacités de #production, d'identifier les périodes en surcharge ou sous-charge et de mesurer l'incidence sur les délais de livraison des commandes clients."
En l'occurrence, mon client raisonne en planning journalier avec prise en compte des : opérateurs (tableau en haut de fichier, sur l'image), affaires client (partie gauche), tâches, dates et durées. Et, en partie droite, le #calendrier où pour chaque ligne de tâche, s'effectue un calcul qui fait apparaitre les heures de travail à effectuer selon les critères précédents, et la disponibilité des opérateurs concernés (avec prise en compte des absences, congés et jours fériés).
Calcul valable de la première cellule du planning à la dernière, avec mise en forme automatique pour les couleurs de ligne. Ainsi, l'entreprise voit rapidement si elle peut respecter les délais imposés par ses clients.
"À la charge !"
25 octobre 2022 : SHIFT
En bureautique, il y a des mots presque "pénibles" ! #Shift par exemple. Changement, in english. Mais surtout : touche du clavier (au-dessus de Ctrl, contrôle) qui permet de mettre les lettres minuscules en majuscules, quand elle est enfoncée. Ou d'accéder aux chiffres quand on n'a pas de pavé numérique. Ex. : "-" (moins) devient "6" (horrible, l'absence du pavé pour un "Excelleur" !)
Cette touche (une large flèche pointant vers le haut) est incontournable quand on utilise Excel, tout comme Ctrl. L'ignorer, c'est perdre du temps pour se déplacer ou sélectionner dans une feuille du tableur. Ainsi, si la #cellule B2 est en surbrillance, et que vous enfoncez Shift en cliquant sur H20, vous sélectionnez toutes les cellules entre elles deux. Ou si vous le faites avec Ctrl enfoncée, vous ne sélectionnez QUE ces 2 cellules.
L'intérêt consiste à combiner ces 2 touches. Si de A1 à A100, il y a des données, et que vous êtes en A1, Ctrl + flèche vers le bas vous amène illico en A100. Mais si vous tapez Shift + Ctrl + la flèche, vous sélectionnez de A1 à A100 ! Avec une autre flèche de #direction ? Même résultat : en fin de zone, surbrillance incluse.
Avec les touches Début et Fin (ou Home et End) ? Testez :oP
18 octobre 2022 : Client LEPOL
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut être une société de service avec plusieurs établissements, répartis sur un territoire régional, et vouloir gérer les heures de travail de tous ses #employés sans recourir à un logiciel de ressources humaines onéreux.
Mon client demande à une personne de chaque filiale de rentrer, chaque mois sur un fichier Excel, les heures de présence de ses collègues, avec notamment heures supplémentaires, astreintes et paniers repas. Le fichier a une feuille donnant les dates prises en compte pour le #salaire sur les 12 mois de l'année. Et chaque mois fait l'objet d'une feuille listant les salariés en contrat, une feuille avec un tableau où les jours sont en ligne et le personnel en colonne, et une feuille récapitulative. Soit 1 + (3 x 12) = 37 feuilles au total, sans lien les unes avec les autres ! Le cabinet d'expert-comptable se débrouille avec toutes ces données pour les intégrer dans son logiciel de paye.
La solution ? Je travaille avec ce dernier pour construire un fichier reprenant la structure du tableau existant, mais réduis le fichier à 15 feuilles : 1 de paramètres et salariés, 12 de mois, 1 de récap et 1 de notice. Si on continue de renseigner manuellement les heures dans les bonnes cases (ce que l'ordinateur ne peut pas deviner !), la feuille paramètres est liée à celles mois, elles-mêmes liées à celle récap. Les #calculs utilisent des fonctions conditionnelles et les reports se font par macros. Laissant au cabinet un simple import de données dans son logiciel pour sortir les bulletins de paye.
Obtenir de la simplicité demande de maitriser de la complexité…
11 octobre 2022 : Heure, fin
Aujourd'hui, j'en termine avec ce sujet de l'heure sous Excel.
L’ #heure étant un format qui cache un nombre égal à 1/24 de jour (voir liens posts précédents ci-dessous), si vous multipliez donc 04:30 par 100 €, vous obtenez ou 18:00 ou 18,75 ! Alors que vous attendiez évidemment 450 €. Explications.
Excel donne un résultat au format de la cellule qui en a un : 04:30 est au format heure, donc fois 100 (sans format, ou standard, ce qui revient au même) donne 18:00. Si 100 est écrit en #euros (0,00 €), le tableur, ne sachant prioriser entre ces 2 formats, donne 18,75, nombre "brut". Mais on ne retrouve toujours pas nos 450 € ?! Rappel : 04:30 = 0,1875 au format standard. Donc fois 100 = 18,75. Par contre, si vous le multipliez par 24, vous tombez sur 450 !
Pouah, quelle horreur, ce truc de plombes !!! Il se peut que Microsoft à l'avenir détecte le #format heure et du coup, propose directement le bon résultat. En attendant, c'est à vous d'accepter la logique très carrée du tableur. Oubliez-la d'ailleurs, et retenez juste : X heures * X euros * 24 = montant attendu !
Connaitre le compliqué pour retenir le simple, en SOMME() !
4 octobre 2022 : Heure, suite
Ça y est, c'est mardi, on y revient : l'heure. Avec Excel.
L’heure est donc un format qui cache un nombre. #Décimal. Si dans une cellule est écrit "18:30" et que vous la mettez au format Standard - menu Accueil, groupe Nombre, liste déroulante (normalement ave le mention Personnalisée) - vous obtenez 0,7708333. Pourquoi ?
Parce que mathématiquement, il faut pouvoir faire des calculs avec. Or "18:30" n'est en soi pas un nombre. C'est un peu du texte qui mélange des heures ET des minutes (et même des secondes, pas visibles avec ce format). Alors la solution est celle-ci : une journée, c'est 24 heures, donc une heure est un 24ème du #jour. Divisez 18,5 (pour 18h et demie) par 24, et vous obtenez ce 0,7708333.
Ainsi, quand vous faites une soustraction entre 18:30 en A1 et 14:00 en B1, Excel vous donne bien 04:30 comme résultat (en C1, mettons), parce que les 2 cellules sont au même #format et cachent des nombres de même logique. Par contre, si vous multipliez ces 04:30 par 100 € (en D1) de l'heure, regardez le résultat (en E1) : 18,75 (au format Standard !).
Quézako ?! Réponse à suivre. Pour clore le sujet !
27 septembre 2022 : Heure
La date est une des données les plus couramment utilisées dans un fichier Excel. Il est donc important de savoir la traiter (ex. : calculs de délai, d’écart, etc.) Pour le sujet #heure, on est dans le même registre : la maîtriser est important.
Sous Excel, l’heure est aussi un format. En effet, tapez deux points (symbole) après un nombre compris entre 0 et 24, si vous validez (ou tapez Entrée), vous obtenez une #écriture type "12:00". Tapez "8:5", le tableur vous le réécrit en "08:05". Si vous voulez voir les secondes, il faut taper 2 deux points entre 3 nombres, et Excel "comprendra" ! Vous me comprenez ?...
De plus, derrière le format d'un tel nombre se cache toujours un "véritable" nombre, lui au format standard. Si je vous dis que derrière "12:00" se cache "0,5", que faut-il comprendre ? Indice : derrière "08:00", il y a "0,333" ! Ok, mon indice est light, mais sachez que c'est grâce au #nombre caché que les calculs d'heures sont possibles.
On en reparle mardi prochain. En attendant, portez-vous bien.
20 septembre 2022 : Client MOMES
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut #jongler avec beaucoup de données, récupérées auprès d’entreprises affrétant des cars, pour envoyer des enfants en voyage en France (beau métier, soit dit en passant).
Mon client est une structure de 2 personnes qui tient à gérer ses données sur Excel, mais a du mal à les exploiter efficacement pour déterminer quelle compagnie peut embarquer X enfants vers telle destination. Il a des coordonnées de caristes sur un simple fichier. Sur un autre, il a le #détail des flottes de ces mêmes sociétés : nombre de places par car, département de stationnement et département de destination.
L’idée consiste avant tout à rassembler ces informations sous forme d’un tableau structuré Excel listant les compagnies, leurs cars, et pour chacun d’eux, leurs départements de chargement et de destination, ainsi que leur capacité (places). Et à partir de cette #source, créer un Tableau Croisé Dynamique classant les cars par stationnement (puis destination, places et compagnies) et un autre TCD, par capacité (puis stationnement, etc.), et savoir ainsi qui appeler pour un voyage !
Avec un tableur et un peu de labeur, on aide le décideur.
13 septembre 2022 : Options
Pour rester dans la veine de la semaine passée, avec l’usage dans Excel de la touche CTRL (contrôle) enfoncée pour ne pas bouger la #sélection après validation, il y a un autre moyen plus radical pour ce faire !
Allez faire un tour dans le menu Fichier > dans le ruban gauche, Options (en bas) > dans la fenêtre ouverte, Options avancées (à gauche) > sous Options d’édition (normalement 1ère rubrique), choisissez Déplacer la sélection après navigation - Sens : Bas, Droite, Haut ou Gauche.
Intérêt ? Par exemple, si vous créez généralement des tableaux avec beaucoup de colonnes, vous pouvez préférer que la sélection après #validation se porte automatiquement vers la droite, car c’est le sens de votre saisie ! Ou alors, vous pouvez préférer décocher cette option, et là, tapez Entrée, et votre sélection ne bouge plus. Et ce, par défaut. Vous agissez alors sur toute cellule validée, sans devoir revenir dessus "comme avant".
Top, non ? Euh… si vous n’êtes pas un utilisateur quotidien d’Excel, non, ce menu #Options porte bien son nom : limite on s’en fiche. Par contre, si vous mangez tous les jours du Excel, tester la chose peut vous amener du confort. Et cela n’a pas de prix ! Euh…
6 septembre 2022 : CTRL
Nous y voilà, c’est la rentrée. Voyons donc une astuce simple (pour démarrer en douceur) mais essentielle. OU() presque. ET() pourtant : peu connue.
Quand on saisit "quelque chose" dans une cellule Excel, il faut valider : touche #Entrée. Normal ! Sauf que la sélection de la cellule (cadre vert) se porte sur celle du dessous. Ex. : je tape "Total" en C10 et valide, ma sélection passe en C11. Agaçant ! alors que je voulais mettre en forme C10 (en fond bleu). Ou j’utilise ma souris pour revenir sur elle. Ou la flèche de direction Haut.
Quand on ne connait pas l’astuce ci-après, vu qu’on tape Entrée des centaines de fois par jour, hello la perte de temps ! Alors le truc, le voici, il est simple : appuyer sur la touche Contrôle (#CTRL) en même temps qu’Entrée. Et là, ça bouge pas ! (applause).
Autre truc agaçant : rechercher un mot très répété dans un tableau de milliers de lignes datées, mais associé à une information récente. Lancer une recherche commence par défaut au début, et ça peut être très long ! Le truc pour commencer par la #fin ? Taper CTRL (encore !) en même temps que cliquer sur le bouton Suivant de la fenêtre Rechercher.
Être confiant : passer en mode CTRL.
30 août 2022 : Humour
Ça y est, c’est fin août, fin des congés. J’ai envie d’écrire une dernière fois "léger", avec un mot sur l’humour combiné à une astuce (pas exclusivement) Excel.
L’humour n’est pas une discipline universelle, et le manier, oralement ou par écrit, c’est aussi s’exposer à l’incompréhension voire à l’hostilité. Tout est question d’honnêteté intellectuelle, de ton général et de public. Sur les réseaux sociaux, on peut avoir sa cible, mais on ne sait pas qui va être "touché". Donc, pour moi qui aime l’humour, je tâche d’en utiliser un qui soit modéré et qui reste dans la sphère pro. Car j’aime à penser qu’il faut dédramatiser notamment le sujet tableur. Même si, quand je montre mes "créations" à des proches, leurs réactions sont… mitigées ! Bah, pas grave, puisque c’est le jeu :o)
Et l’astuce Excel là-dedans ? Ce sont les 2 dessins ci-dessous, différents également, mais qui traitent du même sujet, en quelque sorte : les raccourcis clavier. La photo est amusante et le dessin encore davantage. Et s’ils ne vous "parlent" pas, c’est que bureautique + vous = 2 ! Sinon, un peu de concentration, et vous allez comprendre, en particulier ce que disent les 2 gamins. Si vraiment, vous ne voyez pas la chose et que vous êtes motivé.e.s, je vous invite à cliquer sur ce lien (choisi parmi plein d’autres) : https://www.blogdumoderateur.com/raccourcis-clavier-excel/
Voilà. Bonne reprise à vous, courageux.se, qui m’avez lu jusque là ;o)
23 août 2022 : Faute
La mi-août est passée mais c’est toujours l’été, j’ai donc décidé d’évoquer la BD. Serre, plus précisément, un auteur (français) que j’adore, connu pour ses dessins humoristiques montrant l' #absurde de notre quotidien et de notre société. Né en 1938 et décédé en 1998, l’actu d’aujourd’hui n’aurait pas manqué de l’inspirer, lui qui avait écrit "Vivre tue."
J’ai choisi cette planche pour 2 raisons : outre que je la trouve franchement drôle, elle évoque la programmation informatique et la responsabilité.
Savez-vous qu’avec Excel, on peut se coltiner du programme ? Avec le langage Microsoft, qui se nomme #VBA, pour Visual Basic for Applications. Cette implémentation n’est pas facile à trouver : elle apparait par défaut dans le menu Affichage, groupe Macros (tout à droite), et surtout dans le menu optionnel Développeur (Fichier>Options>Personnaliser le ruban). Dès lors, vous rentrez dans un autre univers : l’écriture de codes. Pour faire faire au logiciel ce que vous feriez en bien plus lent et avec des erreurs ! C’est pas mal puissant mais… touchy, isn’t it ?
Et la responsabilité, là-dedans ? J’adore l’excuse qu’on entend souvent, dans la bouche d’un.e commerçant.e ou d’une personne qui vous parle au téléphone : "Désolé, c’est l’ #informatique." Comme une sentence qui déculpabilise votre interlocuteur.trice dans son impossibilité de satisfaire votre demande. Pire, qui lui épargne le petit effort de vous trouver une solution alternative !
Allez, soyons honnête, quand l’informatique, ça veut pas, eh bien, ça veut pas ! Perso, quand un dysfonctionnement bizarre se produit, avec Excel ou tout autre logiciel, je cherche rarement à comprendre : j’éteins (ou ferme sans enregistrer) et je reprends, en croisant les doigts que la chose ne se reproduise pas.
"Désolé, c’est l’informatique." Ah, ça va mieux :o)
16 août 2022 : Page blanche
C’est retour de vacances pour moi, mais encore l’été pour tout le monde, donc pas de truc Excel, mais la réponse à cette question : "comment c’est possible de #kiffer Excel ?!"
Ouais, je comprends l’interrogation. Alors… bah, je vais faire une comparaison - allez - sans doute un peu flatteuse.
Être face à ce tableur, c’est comme se trouver face à une #page blanche. Ou face à un tableau qui attend sa peinture. Excitant ! Intellectuellement s’entend… Honnêtement, ça l’est autant pour le contenu à pondre que l’objet et la technique pour le pondre. On sait grosso modo ce qu’on veut mais pas toujours comment et à quoi on va aboutir.
Le contenu, c’est généralement la commande du client qui veut obtenir tel résultat ou gagner du temps administratif. Et cette attente n’est pas toujours d’emblée évidente. Il faut donc découvrir le client, son activité et sa "vraie" demande. En soi, c’est déjà très intéressant. Alors formaliser ce contenu pour le concrétiser, je vous dis pas ! C’est d’ailleurs la finalité. De la gestion, pour moi.
L’objet, c’est le logiciel et toutes ses fonctionnalités. Je l’assimile à un jouet ébouriffant ou à un jeu de construction, voire un casse-tête. C’est clair : si on veut de la facilité, il faut passer son chemin. Par contre, si on veut rendre l’usage de sa #création - un fichier - facile, il faut s’y connaitre un chouille !
La technique, c’est une sorte de méthodologie à adopter, une connaissance aussi bien générale que détaillée à avoir. Et ça aussi, ça demande du temps et de la pratique. Sans oublier la curiosité.
Perso, je suis comme tout le monde : ravi quand je peux épater le client (ou moi-même :o) en lui montrant tout ce qu’on peut faire avec Excel !
26 juillet 2022 : Intuition
C’est l’été, on continue de se détendre.
L’image ci-dessous est une copie d’écran d’un simple fichier Excel partagé en ligne. Chacun du groupe d’entrepreneurs, qui va prochainement se réunir, montre ainsi ce qu’il.elle compte apporter à cette soirée auberge espagnole.
Remarque 1 : le plat salade est le "parent pauvre". Mais on s’en fiche, ce n’est pas le sujet :o)
Remarque 2 : une personne a fait un copier-coller de la cellule "ne vient pas", alors que "1" était attendu. Classique. Généralement, je crée une feuille #Notice pour écrire les instructions liées à l’usage du fichier conçu sur-mesure. Le client le lit rarement… Quitte à se compliquer la tâche alors que les manips peuvent être simples !
Remarque 3 : j’ai mis en surbrillance les 3 cellules I, J et K15, pour montrer à quel point l’ #usage du tableur n’est pas intuitif pour tout le monde ! Ici, la personne, dont on devine qu’elle connait très (très) peu Excel, a cru bon de rentrer un texte qui colle à la largeur d’une colonne. Comme elle est généreuse et veut amener pas mal de choses, le texte est long, elle le découpe donc en 3 tronçons. J’adore le dernier "omage+pain" :o)
L’anecdote ? La personne est photographe. Mon #intuition : on ne sort pas du cadre :o)))
Pour info, le nombre maximal de caractères qu’une cellule peut contenir est 32 767. Ça laisse de la marge, non ?
19 juillet 2022 : Bien-être
C’est l’été, on se détend, nan ? Bon.
Ce n’est pas parce qu’on est pâtissier, qu’on doit tirer quotidiennement sa révérence au leader du sucre, Tereos (Beghin Say), nan ? Un (tout petit) peu de lecture.
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1. Suivez un emploi du temps.
Un emploi du temps fixe pour toute la semaine peut apporter du réconfort…
Douchez-vous et habillez-vous. Ce rituel simple peut vous aider à démarrer votre journée.
Prenez le temps de vous concentrer…
La santé mentale est...
(tenez bon, je commente ci-après)
2. Prenez des nouvelles des autres.
3. Maintenez les enfants sur la bonne voie.
4. Faites ce que vous avez à faire.
5. Communiquez avec vos amis et votre famille. . . à distance.
6. Apprenez dans un nouveau domaine.
7. Si l’avenir semble incertain, planifiez-le.
8. Éloignez l’anxiété liée aux présentations.
9. Lorsque vous avez fini de travailler, déconnectez-vous vraiment.
10. Déconnectez et ressourcez-vous.
Plus d’astuces bien-être
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Voilà. Pour plus de détails, le lien :
https://www.microsoft.com/fr-fr/windows/remote-resource-center/use-technology-to-manage-well-being
On peut être un fan d’Excel, passer des heures dessus, tout une carrière même, être reconnaissant du coup à Microsoft pour ce formidable outil. ET être très très très méfiant à propos d’un tel discours. Moqueur plutôt que méfiant, d’ailleurs :o))) tellement c’est proche du grotesque.
Si avec MÉTABLO, je m’occupe volontiers de vos crises de nerfs sur ce tableur à qui vous voulez faire avaler la gestion de vos données, mon intervention bien-être s’arrête là !
Pas de temps à l’impératif avec moi, juste une suggestion : si vous testiez MÉTABLO pour sortir la tête de LO ? Vous êtes CHO ? Bah… GO.
12 juillet 2022 : Client MYCAM
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" Si votre activité relève de la #formation, vous en avez des données liées aux apprenants à gérer ! Avoir de la méthode pour ce faire sur Excel est indispensable.
La gérante d’une belle entreprise reçoit beaucoup d’ "élèves" dans ses locaux et tente de tenir à jour leurs coordonnées sur un fichier, pour en faire un suivi qualitatif mais aussi financier. À l’image de nombre d’utilisateurs, son tableau est renseigné comme sur un #cahier. Les données sont évidemment pertinentes, mais peu exploitables. Deux astuces.
1/ Comme un logiciel métier, je dédie un onglet aux infos client. Et à chacun un code (logique et 5 caractères). Une fonction RECHERCHEV permet de ramener - sans retaper - les infos voulues sur une autre feuille grâce au code, pour renseigner les formations par client et permettre des stats.
2/ Ma cliente avait un champ "fourre-tout". Règle capitale : ne jamais mélanger des infos de diverses natures dans une seule cellule. Penser #efficacité et statistiques. Ex. : "300 € réglés le 30 juin", c’est une colonne montant au format euro, et une autre, date au format JJ/MM/AAAA.
Un leitmotiv : diviser pour mieux exploiter.
On parle de données !
5 juillet 2022 : CNUM
Je ne pensais pas aborder une telle fonction Excel : CNUM(). Mais récemment, j’en ai eu un usage concret, intéressant toute entreprise qui récupère, par exemple, des grilles tarifaires de leurs fournisseurs. Sur le site support de Microsoft, on peut lire : "Convertit en #nombre une chaîne de caractères représentant un nombre."
Donc ? Imaginons qu’on vous donne un fichier Excel listant articles avec code, libellé et tarif HT. Vous revendez ces articles en l’état en y ajoutant votre marge commerciale. Sur ce #fichier, en colonne D - votre prix HT - vous écrivez alors une formule : =C2+20, pour inclure vos 20 €. Ô surprise ! Vous obtenez le résultat : 0 ou #N/A.
Explication ? Ce que vous voyez dans la colonne C du tarif HT, ce sont bien des chiffres. MAIS ils sont au format texte. Ce qui est fréquent avec des fichiers étant des #imports de logiciel métier. Sous Excel, dans une version un peu ancienne, additionner (ou multiplier) texte et nombre ne marche pas. Aujourd’hui, pour d’autres fonctions, type RECHERCHE(), non plus. Avec =CNUM(C2)+20, vous "forcez" la conversion numérique, et vous obtenez bien un résultat chiffré.
Ne pas se fier aux apparences, en SOMME() !
21 juin 2022 : Client LAZUL
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" Si vous êtes un.e #indépendant.e, vous pouvez gérer pas mal d’informations, importantes mais souvent négligées.
À tout saigneur, tout honneur : l’argent. Avoir Excel (avec licence !) sur son ordinateur a un coût : en gros, 300 € Office ou 10 € abonnement mensuel. En gratuit, il y a Google Sheet en ligne, et Libre Office à télécharger. Le 1er est un aspirateur de données, le 2ème, le meilleur logiciel opensource.
Quand on se (free)lance, on doit créer sa base de données #contacts, avec a minima nom-prénom-société-fonction-adresse-téléphone-mél-activité résumée… ET date de 1ère rencontre PLUS contexte. Exemple : rencontré.e sur un salon, recommandé par X. Car conclure une affaire demande souvent du temps : 3 mois ou 1 an, voire plus.
Ensuite, il est bien de savoir précisément ce que l’on devise, éventuellement livre, puis facture, avec coordonnées-détails-montants et toutes les dates qui vont bien : de document, acceptation ou refus, signature, règlement, acompte, etc. Souvent, indépendant suit vente. Suit moins achat. Encore moins, #temps passé. Dommage, c’est très instructif, voire capital !
Excelez. Gérez.
14 juin 2022 : AUJOURDHUI
La gestion des #dates pour une entreprise, quelle que soit sa taille, a un caractère incontournable : date de facture, échéance de contrat, durée d’intervention, planning du personnel, etc. Aussi, Excel "soigne" ce sujet, notamment avec ses fonctions, catégorie DateHeure. AUJOURDHUI() en est une, très utile et pourtant peu connue.
Dans une cellule, tapez d’abord un signe égal puis cette fonction avec ses 2 parenthèses qui ne demandent aucun #argument. Et pour cause, son nom même donne le résultat ! Vous obtiendrez la date du jour, au format JJ/MM/AAAA. Ou plutôt la date qui correspond à celle de l’ordinateur. Nuance. Enregistrez le fichier, rouvrez-le le lendemain : la date visible a changé mais pas la formule, évidemment.
Très utile quand on veut créer des alertes qui soient à jour à chaque fois que vous ouvrez un fichier. Par exemple, si en colonne A:A figure vos dates de facture, =AUJOURDHUI()-A2 donne le nombre de jours que votre client ne vous a pas encore payé ! Idée : classez par ordre décroissant cette colonne de #calcul, et vous montrez les factures non réglées les plus anciennes.
DEMAIN() est un autre jour. Fake : fonction inconnue :o)
7 juin 2022 : Client FGMZZ
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut faciliter le #suivi des dates anniversaires de contrôle de véhicule de chantier, sans investir dans un logiciel métier coûteux et sûrement "trop disant".
Le patron d’une belle entreprise de travaux publics me sollicite car il a + de 70 engins de chantier dont il doit veiller au respect des différents #contrôles (+ de 100) à échéance variable, sous peine d’amande et d’immobilisation de véhicule : potentiellement coûteux ! Suivi voulu sous Excel mais avec mise à jour simplifiée.
Entre camions, chariots, nacelles, remorques, etc. ET contrôles de levage, des mines, de pollution, techniques, spécifiques, ET ce tous les 6 mois, 1 an, 2 ans, le nombre des possibles est certes important.
La solution ? Un tableau au carré (!) des véhicules avec listes des type, modèle, PTAC (poids), immatriculation, articulation, et dernière date par contrôle. Un autre tableau calculant la prochaine date anniversaire selon les #paramètres définis. Une feuille automatisant la vue des contrôles proches. Une autre récapitulant tous les véhicules et leurs contrôles. Le tout avec un peu de VBA.
Rappel : Excel ne remplace pas votre rigueur.
1er juin 2022 : ET/OU
Après avoir vu la #fonction SI(), voyons celles ET() et OU(). On imagine aisément que ces 2 petits mots étant ultra courants dans les conversations, ils le sont tout autant dans les formules Excel. Eh bien, pas forcément !
On utilise ces 2 fonctions logiques pour savoir si les #conditions d’un test sont vraies ou pas. Perso, je n’ai jamais eu à les utiliser isolément, mais couplées à la fonction SI() justement. Le raisonnement est simple. Exemple.
Si mon client m’achète une prestation et qu’il dépense un budget supérieur à 2 000 €HT, je lui fais une remise de 3%. Il y a bien là 2 conditions à la réduc : l’achat et le montant. En langage tableur, on pourrait écrire :
=SI(ET(B2="prestation P";C2>2000);C2*1,2*0,97; C2*1,2)
C2*1,2 étant le prix TTC (TVA à 20%), remisé de 3% avec *0,97, si le hors taxe est supérieur à 2000.
Évidemment, je peux remplacer le ET de la #formule par OU. Dans ce cas, mon client bénéficie de la réduc s’il achète la prestation en question ou autre chose à plus de 2 000 euros.
SI vous n’avez pas pigé ET ne le voulez d’ailleurs pas, alors abandonnez. OU faites appel à #MÉTABLO. OK, facile :oP
24 mai 2022 : Éditorial
Mardi 17 dernier, c'était 2 jours avant le 2ème anniversaire de mon 1er post LinkedIn du mardi. Aujourd'hui 24 mai 2022, je peux m'en féliciter : je tiens ! Et c'est mon 101ème post :o)
Depuis quelques mois, j'alterne astuces Excel et cas clients. Aujourd'hui, je dis un mot sur le choix de ma communication LinkedIn. En réponse à des suggestions de lecteurs bienveillants.
Je m'oblige à écrire un post, donc chaque mardi, programmé à 17h (avec Hootsuite). Il doit être compris entre 700 et 1000 caractères (hors espace et ligne hashtag). Par cette contrainte, il s'adresse à des personnes qui ont une maîtrise minimale du tableur, et occulte ainsi des connaissances de base (ex. : l'écriture d'1 formule).
Pourquoi ne pas faire de tuto style youtube ? Plein d'autres le font vite et très bien. Moi, je mettrais des plombes et serais peu efficace (oui, qu'au début !). Alors j'ai fait le choix d'assumer la description écrite, avec mon style, et que j'espère un peu singulier. C'est sans doute moins vendeur, mais tant pis : ça me ressemble. Et sauf rare exception, j'ai pondu avec Photoshop toutes mes images, qui reflètent mes idées du moment.
Ça vaut ce que ça vo. Mais c'est du MÉTABLO :o)
(985 caractères)
17 mai 2022 : 100
Pour mon 100ème post (le 1er date du 19 mai 2020, inspiré que je fus par le 1er confinement), j'aborde le sujet de la #fonction SI(), incontournable seule ou accolée à une autre (comme SOMME.SI(), vue il y a 15 jours).
SI() attend 3 arguments (toujours séparés par des points-virgules) : le test logique, la valeur si VRAI, la valeur si FAUX. Dit autrement : si, alors, sinon. Exemple simple : en A1 figure le nombre 100 ; en A2, j'écris une #formule =SI(A1<50;"petit score";"grand score") ; le résultat obtenu sera "grand score" après validation.
Chaque argument peut être plus ou moins complexe, et le 3ème peut à nouveau être un SI(). On obtient alors :
=SI(A1<50;"petit";SI(A1<150;"grand";"très grand"))
le 2ème SI() étant le 3ème #argument à lui seul (!). Si en A1, on a 100, alors le résultat est "grand". Si on a 200, on obtient "très grand". On parle d'imbrication de fonctions, qui est limitée à… 64. Ça laisse pas mal de possibilités, non ?
D'ailleurs, cette imbrication est sans fin, et plus vous en usez, plus vous élargissez le champ des possibles.
10 mai 2022 : Client AXALC
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut transposer la fonctionnalité utile d'un logiciel "compliqué" sur le tableur et la rendre plus facile pour un #usage quotidien.
Mon client est un assureur avignonnais, à l'enseigne célèbre et au personnel assez étoffé. Il utilise un CRM (outil de gestion de la relation client) connu des grandes entreprises, aussi complet que complexe. Le patron ne veut plus financer de formation coûteuse (en temps et argent) sur cet outil. Il pense à un fichier Excel qui permette à chacun.e d'avoir un suivi simplifié de toutes ses #tâches au jour le jour. Il veut pouvoir basculer un dossier à "n'importe qui" et voir rapidement l'avancement des dossiers de tous ses salariés.
Nous créons un fichier unique sur le serveur, où chacun.e a sa feuille dédiée avec le même #tableau (défini ensemble) et toutes ses infos nécessaires au suivi d'un dossier (données internes, clients, sujets, actions, dates, etc.). À l'aide de macros et listes déroulantes, tout le monde actualise aisément ses tâches. Le dirigeant sait qui fait quoi et comment. Et en cas d'absence, chaque dossier peut être normalement traité.
La limite ? Excel ne complimente personne pour son sérieux.
3 mai 2022 : SOMME.SI
Si vous utilisez souvent Excel mais n'avez pas recours aux formules : ya 1 blem… C'est comme posséder un vélo et rester sur le petit pignon. Je n'ai jamais osé "parler" d'une #formule. Essayons avec la somme, mais conditionnelle : SOMME.SI(). Crucial si on veut éviter les calculs "manuels" sur son fichier.
Exemple simplifié. En colonne A, les dates de vente. En B, les 2 mentions produit ou service. En C, le libellé de la chose vendue. En D, le prix HT. Ailleurs dans la feuille, nous voulons montrer 2 chiffres d'affaires : produits et services. Combien de fois n'ai-je pas vu de personnes #additionner à la main les cellules des 1ers, et pareil pour les 2nds (ex. : =D2+D5+D10+D11 etc.)
Alors qu'il suffit d'écrire : =SOMME.SI(B:B;"produit";D:D) pour les uns, et reprendre cela avec "service" pour les autres. Une formule commence toujours par le signe égal, enchaine nom de la fonction, parenthèse ouvrante, plus ou moins d' "arguments" (séparés par des points-virgules), et parenthèse fermante. Rajoutons des lignes de vente, ou classons-les dans n'importe quel ordre : le #résultat obtenu reste bon !
Mais je ne sais pas si décrire une formule ainsi est LinkedInique ?
29 avril 2022 (spécial) : Politique
Si comme moi, vous aimez la #politique (mais évitez d'aborder ce sujet lors d'événements professionnels) et les podcasts, alors vous aimerez celui-là :
https://www.franceinter.fr/emissions/l-edito-politique/l-edito-politique-du-vendredi-29-avril-2022
Pourquoi j'en parle ? Parce que Thomas Legrand, chroniqueur qui analyse toute la sphère politique avec une justesse aiguisée et un certain humour, fait un clin d'oeil à mon activité (à 2 min 46 sec) :
l'exploitation des données politiques avec des tableaux... #Excel !
Logique. En vue des législatives, il faut faire plein de calculs mêlant circonscriptions, partis, votants, population, candidats, etc. Une tambouille (sic) que seul un technicien de la #donnée peut éclaircir.
Représentations locales de tout parti politique, vous voulez faire GAGNER vos candidat.e.s ? Appelez dès maintenant #MÉTABLO qui saura se rendre disponible sur-le-champ.
Il faudra aussi monter sur Paris ? Pas de problème, je prends le train (pour éviter trop de GES ;o)
26 avril 2022 : Client AYMEP
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut améliorer l' #efficacité de la mise à jour d'un fichier existant sans proposer une révolution d'usage. Éclairage.
La TPE qui me sollicite est spécialisée dans les travaux de terrassement courants. Elle assure le #suivi mensuel de ses factures clients et principaux fournisseurs sur Excel, faute de personnel comptable et de logiciel métier trop onéreux. Mais la mise à jour de son fichier n'est pas une sinécure. Son gérant a créé une feuille par mois de factures clients, factures fournisseurs, et trésorerie. Soit 36 feuilles !
Je lui propose de n'en avoir plus que 5 : la liste des tiers (clt et frns), sa facturation, ses dépenses, un récapitulatif mensuel et une tréso journalière.
Pour les 3 premières, un tableau avec quelques colonnes et un nombre de lignes non limité suffit. Chaque tiers a un code de 5 lettres qui évite la retape de son libellé. Un mouvement : un mois en colonne, pour permettre, avec les formules adéquates, le cumul mensuel des ventes et dépenses dans la 4ème feuille. La 5ème reliste les mouvements au jour le jour, avec un graphique qui montre où en est la #trésorerie.
Construire mieux pour travailler moins est mon slogan !
19 avril 2022 : Copie
Pour prolonger le sujet de "modèle", abordons celui de "#copie de document", sous un angle qui n'est pas propre qu'à Excel. Car j'ai souvent constaté une contre-intuition des utilisateurs à son endroit !
Vous créez un fichier qui vous convient mais souhaitez le modifier en profondeur, et donc en faire une sauvegarde au cas où "ça ne marcherait pas". Réflexe : vous faites "enregistrer sous", le renommez en "mon fichier copie.xlsx", et poursuivez dessus votre travail. Si vous vous "plantez", vous aurez fait un essai et au pire, détruirez la copie et reviendrez à l' #original.
Mauvais réflexe ! Partez d'abord du principe que ça marchera. Donc, vous faites "enregistrer sous" pour renommer, puis FERMEZ LA COPIE et rouvrez l'original, pour y poursuivre les modifications. Et si effectivement, ça ne marche pas, vous repartirez de la copie-sauvegarde.
De plus, par principe, votre #fichier peut servir de référence à un autre, grâce à un lien qui les connecte. Changer de nom, c'est rompre la liaison.
Astuce. Nommez une copie ainsi : "mon fichier AAAA MM JJ.xlsx", dès lors pas de confusion possible. Le nom évoque une date de péremption du contenu, en SOMME() !
13 avril 2022 : Client LACRO
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" On peut présenter les chiffres issus d'un logiciel de #comptabilité, de manière plus ergonomique et adaptée à sa vision "des choses".
Mon client est une belle entreprise d'imprimerie "traditionnelle". Sa dirigeante avait fait l'acquisition d'une solution comptable avec gestion commerciale, mais elle ne sent pas à l'aise avec. Parce qu'elle trouve son fournisseur peu accessible, coûteux à l'intervention et à l'abonnement annuel, et ne peut pas se libérer du temps pour se former sur l'outil. Elle pense à Excel, jugé plus abordable à l' #usage.
Ma solution ?
Extraire de son logiciel les données au format excel (tous le permettent aujourd'hui) pour les copier dans un fichier, sur un onglet nommé "source"
Y créer des colonnes de calcul pour #retraiter les infos de manière adéquate (libellés, périodes, montants, etc.)
Dédier de nouveaux onglets aux stats périodiques et stats clients, chacune de manière globale ET détaillée, sous forme de tableaux, croisés dynamiques ou pas.
La mise à jour des chiffres requiert juste l'importation des données, au rythme voulu, avec et sans clic-droit !
5 avril 2022 : Modèle
Abordons une fonctionnalité peu connue avec Excel (mais aussi Word et Powerpoint) : la copie de document. Quel #usage n'en fait-on pas en entreprise ! et pas des meilleurs…
Nous sommes tous friands des copies de fichier. Ou à but de sauvegarde. Ou pour reprendre une base existante et créer un nouveau fichier. Par exemple à un changement d'année ou une modification de sujet.
C'est pourquoi Microsoft a créé un format dédié : le #modèle. Avec une extension propre ".xltx" (".xlsx" est la feuille de calcul par défaut).
Comment l'utiliser ? Après avoir créé un fichier et au moment de l' "Enregistrer sous", dans le champ "Type" de la fenêtre en question (sous celui du "Nom" donné), choisir "Modèle Excel (.xltx)" du menu déroulant. La différence avec le document classique se fait à l'usage.
Dans l'explorateur de #fichiers, si on double-clique sur le modèle (ou clic-droit, menu "Nouveau"), un fichier s'ouvre, avec "1" accolé à son nom. Y faire toutes les modifications voulues et les enregistrer (sous !) avec un autre nom. Le modèle, lui, ne change pas. Pour le modifier : dans l'explorateur, clic-droit, menu "Ouvrir".
Ou comment éviter d'écraser un fichier auquel on ne voulait pas toucher !
29 mars 2022 : Client AMENA
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" Une problématique classique : l'intégration d'articles #fournisseur dans un devis client. Illustration.
Mon client est le patron d'une TPE commercialisant du mobilier de bureau. Une particularité de son métier est qu'il propose un catalogue d'articles conséquent : 180 000 références, issues de 3 fabricants principaux. Il veut pouvoir toutes les #intégrer dans un devis Excel sans avoir à en retaper ni les libellés, ni les tarifs (remarque : il facture avec TVA, il a donc un logiciel de facturation certifié).
Solution possible ? D'abord obtenir les bases de données sous Excel, les regrouper dans une seule feuille, avec ajout d'une colonne qui distingue le fournisseur. Dans ce fichier, pourquoi ne pas consacrer aussi une autre feuille listant tous les prospects/clients. Ensuite, créer un fichier devis à part, qui "redescend" le catalogue références et les contacts, à l'aide de #fonctions recherche adaptées. Avantage : la possibilité de créer X devis, avec chacun un poids en kilo octets tout petit.
La difficulté peut se cacher dans les détails, mais le raisonnement est simple. Et pourtant, si peu l'adoptent…
22 mars 2022 : Ligne-colonne
Revenir aux fondamentaux a du bon. Un cas client me l'a rappelé.
Sur un fichier Excel, faut-il privilégier l'information à la ligne ou à la #colonne ?
Par exemple, je vends des nuitées de chambre d'hôtes. 1 nuitée, c'est 20 champs sur mon fichier Excel : des coordonnées, des dates, des prestations, des montants, etc. Je note ces #champs à la ligne : nom en ligne 1 (colonne A), date arrivée en 2, presta en 3, etc. Les nuitées, en colonne : la 1ère en colonne B, la 2 en C, la 3 en D, etc. Parce qu'à l'écran, une colonne nuitée se lit facilement. Et pas besoin de voir toutes les nuitées.
Logique plutôt pertinente, mais en apparence seulement. Excel a 16 384 colonnes mais 1 048 576 lignes. Et non l'inverse. Vos articles ou prestations se caractérisent par quelques dizaines d'éléments maximum. Mais vous pouvez en vendre une infinité. Donc, les #caractéristiques, en colonne, et les ventes, en ligne. D'ailleurs, le format tableau Excel et le tableau croisé dynamique s'appuient sur les en-têtes de colonne pour le calcul des stats.
Cette logique de lecture est universelle. Une ligne se lit de gauche à droite (ou l'inverse !) mais pas le livre, qui se parcourt bien de haut en bas (… ou l'inverse !). Même la molette de votre souris illustre ça !
15 mars 2022 : Client JOURD
"Au fait, on fait quoi avec Excel ?" Par exemple : une fusion de #listes contacts provenant de sources différentes. Illustration.
Une agence de com (mon client) se voit confier l'organisation d'un anniversaire pour une entreprise qui veut réunir clients et fournisseurs. Cette dernière fait une petite campagne d'emailing pour savoir qui sera présent, et tient à jour une liste contacts Excel. L'agence crée un #formulaire sur Google dans le même but et dispose donc d'un fichier au format ".csv". Résultat : nombreux reçoivent 2 invitations et plusieurs s'inscrivent 2 fois. Question : qui viendra ?!
Solution (un Excel récent ouvre "normalement" les fichiers csv). 1° faire correspondre les en-têtes de colonne utiles des 2 fichiers : même libellé, même ordre, 2° créer une colonne pour identifier la source, qui peut être ici "excel" OU "google" pour chaque ligne de contact, 3° copier-coller les 2 listes sur un même fichier, 4° trier par ordre alphabétique les noms des contacts, 5° repérer les noms #doublons pour supprimer les lignes correspondantes.
Excel a une fonction puissante pour supprimer les doublons mais elle est à manier avec précaution car automatisée et peu souple.
8 mars 2022 : TCD
S'il y a bien une fonctionnalité "clivante" sur Excel, c'est le #tableau croisé dynamique, ou TCD pour les intimes. Il y a ceux (et celles) qui connaissent l'expression mais sont effrayé(e)s par l'outil. Il y a ceux qui savent, et affichent une confiance en leur maitrise du tableur. Il y a aussi les férus de formules et/ou de macros et qui snobent ces tableaux.
Selon mon expérience, cette fonctionnalité est aussi puissante que (plutôt) simple d'usage. Et comme toutes, elle a ses adeptes et ses méfiants, parce qu'elle a de vraies qualités et quelques défauts. En tout cas, il faut admettre sa #logique, et dès lors qu'on l'a intégrée, on en voit l'intérêt.
Le TCD permet de calculer, synthétiser et analyser des données, pour mieux y voir des comparaisons, des motifs et des tendances. Données qui doivent faire l'objet d'un tableau aux colonnes clairement identifiées, avec des libellés (ex. article) ET des chiffres (ex. quantité), dont on veut au final tirer des #statistiques (ex. ventes géographiques).
Pas de place dans ce post pour donner un mode d'emploi, mais le lien officiel :
Qui a dit "essayer, c'est l'adopter" ?!
2 mars 2022 : Client HEURT
Au fait, on fait quoi avec Excel ? Mon accroche y répond : du développement d'outils de gestion sur-mesure. Par outil de gestion, on peut entendre le moyen pour une entreprise d'obtenir un résultat attendu. Un exemple client ? J'y viens.
Un #électricien me contacte parce qu'il veut pouvoir faire un suivi des horaires de son employé et de ses 2 apprentis sur les chantiers. Sous 2 angles.
Le #personnel : son expert-comptable doit s'appuyer sur ses relevés d'heures pour établir les feuilles de salaire de chacun.
Le #chantier : lui patron a besoin de savoir ce que représente et lui coûte chaque chantier en matière de ressources humaines.
Solution proposée : chaque employé remplit quotidiennement sur Excel un relevé d'heures simplifié, relevés que le patron vérifie et agrège chaque fin de semaine dans un fichier unique, et "mouline" à ces fins statistiques, en s'appuyant sur des tableaux croisés dynamiques ET des macros qui automatisent et fiabilisent le process.
Mon client utilise cet outil de gestion depuis 4 ans.
22 février 2022 : Décisions-données
À l'occasion de la fête du chiffre 2 (mardi 22/02/2022) et pour évoquer 1 #réflexion plutôt qu'1 fonctionnalité, voici 1 citation qui m'a interpelé :
« Les gens ne prennent pas de meilleures décisions avec plus de données, alors pourquoi penser qu’il en serait différemment pour une intelligence artificielle ? » Marianne Bellotti
Je partage "philosophiquement" les 2 idées, même si mon activité s'appuie beaucoup sur la gestion de bases de données. Je connais très peu le sujet de l'I.A. (j'ai quand même mon opinion dessus !), mais le lien entre décisions et quantité de #données m'est plus familier.
Comme contrôleur de gestion, j'ai travaillé sous la houlette de plusieurs patrons, et aujourd'hui, comme indépendant, j'interviens pour le compte de clients d'univers différents. Je confirme ce que dit la dame. Tout le monde n'a pas le même rapport aux chiffres. Pris isolément, ces derniers ne disent rien. Replacés dans 1 contexte, ils disent mieux. Analysés avec de l' #intuition, ils peuvent induire en erreur ou mener à la réussite.
En attendant, s'appuyer sur des chiffres est inévitable, je vous les sors. À vous d'en déterminer combien, pour sceller votre sort ;o)
15 février 2022 : Filtrer
À la fonctionnalité Trier (vue la dernière fois) Excel associe celle de #Filtrer. En effet, ce sont 2 actions indispensables et complémentaires pour interroger une base de données. Par contre, le filtre se décline dans le menu déroulant de l'en-tête de colonne choisi, après avoir été activé avec menu Accueil > groupe Édition > bouton Trier et filtrer > Filtrer.
En fonction du contenu de cette colonne, apparait la mention "Filtres textuels", pour des libellés d'article, par exemple, ou "Filtres numériques" s'il s'agit de montants. Et selon, vous pouvez filtrer toute #cellule qui "Est égal à", ou "Contient" pour du texte, ou "Supérieur à" pour des chiffres. Les possibilités sont multiples, à tester évidemment.
Là, la chose à connaitre est l'usage du champ Rechercher, très pratique, en particulier quand on doute de l'orthographe complète d'un nom. Tapez-y juste une lettre : tous les mots la contenant apparaissent. Tapez-en plusieurs : le nombre de #résultats diminue. Cochez celui ou ceux que vous voulez : les voilà qui s'affichent seuls dans votre tableau !
Filtrer : ne pas se priver ;o)
8 février 2022 : Trier
"Les données, c'est comme les déchets, ça se trie." Différemment, moins utilement, mais quand même. Le #tri sélectif n'est pas vraiment intuitif (cf. les plastiques). Celui sur Excel… c'est pareil !
Dans une base de données, chaque colonne représente une #information de même nature. Ex. : un code, un libellé, un montant. Vous pouvez faire un tri sur l'une d'elles, dans un sens croissant ou décroissant. Ex. : sur le chiffre d'affaires. Très important : il faut sélectionner une cellule de la colonne en question avant de choisir le tri à opérer (menu Accueil > groupe Édition > bouton Trier et filtrer > option à choisir).
Deux choses à savoir.
Un choix. Le Tri personnalisé permet de trier sur plusieurs colonnes, de manière hiérarchique. Ex. : classer un tableau par type de produits, PUIS pour chaque type, par ordre alphabétique de libellé. Ou par ordre décroissant de valeur.
Un avertissement. Si 2 cellules (ou plus) sont en #surbrillance, Excel vous "demande" si vous voulez étendre votre sélection de tri ou si vous confirmez celle en cours. Normal : le tri est possible dès l'existence d'une 2ème donnée.
Premier tri, premier choix, en SOMME().
1er février 2022 : Menus
Certains logiciels sont intuitifs à l'usage. Il faut tirer une ficelle avant d'apercevoir les possibles, pour d'autres. Avec Excel, c'est presque l'inverse. Il faut en bouffer (pardon) avant d'en deviner les capacités. Par contre, tous ses #menus sont d'emblée visibles, en haut de l'écran. Il n'y a qu'à cliquer sur l'un d'eux (de Fichier à Aide) pour apercevoir pas mal d'icônes en-dessous, et laisser trainer le curseur de sa souris sur ces derniers pour obtenir une courte présentation de ce qu'on va obtenir ou devoir travailler.
Ce tableur, j'aime en transmettre une certaine maîtrise au travers de mes prestations. Et curieusement pour moi, je ne trouve pas l'ordre des menus #logique, en termes de priorité d'usage. En effet, Après Fichier et Accueil, apparaissent Insertion et Dessin ! Euh… importer des objets externes et dessiner ne sont pas les premières vocations du tableur. Par contre, Mise en page, Formules, Données, qui suivent, oui ! Voilà ce à quoi j'invite mes interlocuteurs à travailler. Et sérieusement !
"Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage". Nicolas Boileau, mort en 1711, aurait pu #former à Excel.
25 janvier 2022 : Protection
Même si l'aide d'Excel s'est grandement améliorée, de nombreuses fonctionnalités ne sont pas intuitives, en termes de vocabulaire ou d'usage. Ainsi, la #protection des cellules : à utiliser surtout si son fichier doit être modifié par d'autres personnes.
La protection d'une cellule relève du format. Et, contre-intuition, elle est verrouillée par défaut ! Précision : clic-droit sur une #cellule > Format de cellule > onglet Protection > Verrouillée est cochée. MAIS une mention dit bien : "Le verrouillage des cellules [est] sans effet si la feuille n'est pas protégée (onglet Révision, groupe Protéger, bouton Protéger la feuille)." À ne pas oublier.
Contre-intuition ? Actionner la protection d'une feuille, c'est entièrement la verrouiller, alors qu'on veut souvent ne protéger qu'une petite zone (cellule(s), colonne, ligne…). Conseil dans ce cas : sélectionner toute la feuille, actionner le #format cellule, décocher "Verrouillée", valider, puis ne sélectionner que la zone à protéger avant de recocher le verrouillage. C'est bien plus efficace !
Pour mieux comprendre l'explication, pratiquer ;o)
18 janvier 2022 : Griser
Aujourd'hui, c'est une #astuce que j'ai envie de partager. Simple mais efficace quand on est un.e utilisateur.trice habitué.e d'Excel.
Vous savez qu'il y a une distinction à faire entre ce qu'affiche une cellule (prenons A2) dans la feuille de calcul (ex. : le nombre 240) et ce que "contient" cette #cellule (ex. : =200*(1+R1), avec 20% dans R1), visible dans la barre de formule. Ce que vous voyez peut en effet être ce nombre "écrit à la main". OU le résultat d'une formule. Ça change tout ! Car si vous modifiez le contenu de R1 (ex. : 18%), le résultat en A2 change, mais pas sa formule. Alors que si c'était écrit "en dur" dans A2, vous devriez refaire le calcul par vous-même et y écrire… 236 ;o)
Donc, quand vous dédiez une cellule ou - mieux - une colonne au calcul, colorisez-là pour montrer et vous rappeler que cette dernière n'a pas à être modifiée. Vous avez trouvé une #formule qui marche sur toute une colonne : distinguez-la visuellement des autres colonnes renseignées manuellement.
Perso, je grise mes colonnes de calcul (mon côté austère). Et vous, quelle couleur plus sympa utiliseriez-vous ?
11 janvier 2022 : Sauvegarde
Une bonne résolution 2022 ? Faire la #sauvegarde régulière de ses fichiers. Quotidienne ? Idéal. Afin de disposer de la copie d'un fichier pour un original pouvant "disparaître". Et/ou pour retrouver ce fichier dans une version datée.
Vous avez créé un fichier Excel devenu capital pour le suivi journalier de votre activité. Vous le mettez quotidiennement et consciencieusement à jour. Vous y avez aussi multiplié les calculs pour obtenir des stats nécessaires au pilotage de votre entreprise. Et puis arrive le moment où, horreur, vous constatez une énorme #anomalie : le chiffre qui sort est complètement faux, ou vos données sont toutes mélangées. La raison ? Inconnue. La réparation ? Impossible. Vous devinez malheureusement que l'erreur est là depuis un certain temps.
Pour éviter cela ? La sauvegarde numérotée (ex. : V1, V2, etc.) ou datée (ex. : 2022-01-04, 2022-01-11, etc.). Comme ça, vous revenez "en arrière" autant qu'il le faut pour retrouver une #version saine.
Conseil : un nom avec une date, c'est du style AAAA-MM-JJ, et non JJ-MM-AAAA. Vous devinez pourquoi ?!
21 décembre 2021 : Validation, fin
Pour clore le sujet Validation des données (VDD !), j'ai envie de faire une petite digression sur l'usage d'une telle #fonctionnalité plutôt qu'un topo technique.
La VDD, c'est comme un verre : on peut voir le côté moitié vide ou moitié plein.
Vide : l'utilisateur est contraint dans sa saisie, alors que la #donnée à enregistrer ne rentre pas dans les cases. Comme toute exception, il n'y a pas de solution miracle.
Plein : l'utilisateur est guidé dans sa saisie et a l'assurance de ne pas pouvoir enregistrer de bêtise, qui risquerait de fausser une statistique importante.
Perso, ce que j'aime avec la VDD, c'est qu'elle est un bon compromis en terme de sécurisation d'un fichier. Elle cantonne, mais avec cette #souplesse qui permet à l'utilisateur un peu averti de passer outre si justifié, à condition qu'il sache comment la désactiver ou la modifier. Elle évite le travers d'une fonctionnalité un peu similaire : la protection de données, qui impose un mot de passe et s'applique à toute la feuille concernée. Ce qui est sûr (pile), mais contraignant (face). On y reviendra.
Aveu : entre le noir et le blanc, je préfère le gris.
14 décembre 2021 : Validation, suite
On l'a vu la semaine passée, la fonctionnalité Validation des données permet de créer un menu déroulant, mais sa fonction première est de #sécuriser la saisie. Retournons sur sa fenêtre dédiée : menu Données > groupe Outils de données > bouton Validation.
Le 1er onglet montre ce que l'on peut autoriser : Nombre entier, Décimal, Liste (notre menu déroulant), Date, Heure, Longueur du texte, Personnalisé. Et quand vous sélectionnez l'un d'eux, le menu en-dessous s'adapte.
Ex. : si vous choisissez #Date, apparait le champ Données avec les mentions "comprise entre", "supérieure à", "inférieure ou égale à", etc. Ainsi que les champs Date de début et Date de fin.
Très utile quand vous voulez imposer la saisie d'une date, d'abord, et éviter que ne soit renseignée une date mauvaise ou impossible, ensuite.
L'option "ignorer si vide" a également son intérêt, s'il faut impérativement #saisir une donnée, ou dit autrement, si la cellule ne doit pas rester… vide.
Je vous laisse tester les 2 autres onglets, Message de saisie et Alerte d'erreur, tout aussi optionnels, tout aussi intéressants, en SOMME().
7 décembre 2021 : Validation
Il existe une fonctionnalité très intéressante dans Excel, qui reproduit ce que l'on retrouve généralement sur des sites web : le #menu déroulant, attaché ici à une cellule. Par contre, et comme souvent avec Microsoft, son libellé est logique faute d'être intuitif : Validation des données.
Quèsaco ? Un menu déroulant est une liste à déplier (!) en cliquant sur une flèche pour en voir le contenu et choisir le libellé voulu pour un #champ à remplir. Ex. : Madame ou Monsieur (Mademoiselle a normalement disparu des tablettes). Ainsi, le choix est imposé et limité, mais facilite la réponse de l'utilisateur (pas de texte à taper), quand il ne l'oriente pas […], et simplifie le traitement de l'information par le destinataire de la réponse.
Ce que signifie précisément l'expression dans Excel : #Validation des données. En effet, l'intérêt premier est d'éviter le contenu erroné d'une cellule (faute d'orthographe par ex.) et de permettre un calcul statistique fiable. Fonctionnalité qu'on retrouve via : menu Données > groupe Outils de données > bouton Validation.
Prévenir plutôt que guérir, en SOMME().
30 novembre 2021 : Rechercher
Parlons recherche d'une aiguille (numérique) dans une botte de foin (informatique). Ne vous est-il jamais arrivé de chercher, dans un #fichier, un élément dont vous êtes sûr.e de l'existence, mais sans pouvoir remettre la main dessus ? Tel un p'tit article noyé au milieu d'un gros catalogue de 13 512 références.
Si votre base articles est sur Excel, outre un usage du filtre des en-têtes de colonne, une solution existe, parfois plus rapide, pour mettre la main sur cet article. CTRL+F (raccourci) pour #Rechercher. Si vous doutez du libellé, insérez une étoile (*) en début, milieu ou fin du groupe de lettres, pour qu'Excel recherche la cellule dont vous ne connaissez pas le début, le milieu ou la fin du libellé. Ex. : valider "in*tion" sélectionne le 1er "information" ou "intuition".
De plus - alternative - vous gérez des codes à plusieurs #caractères, et avez un doute sur l'un d'eux. Insérez un point d'interrogation (?) à l'endroit précis du caractère douteux pour remettre la main sur le code. Ex. : "AZFR?2" peut remonter "AZFR32" ou "AZFRT2".
Résumé : * remplace x lettres, et ? une seule. Fac*e à rete?ir, non ?
23 novembre 2021 : Convertir
Quand vous devez gérer de nombreuses données, notamment issues de #listes variées transmises par des tiers (ex. : listes de prospects, fournisseurs, articles…), et que vous le faites sur Excel, il est toujours bon d'en avoir un traitement efficace.
Ce tableur propose des fonctionnalités qui font gagner un temps fou si on les connait et évite un travail manuel fastidieux à la place. Il faut donc se montrer curieux des menus ou boutons proposés dans le "ruban", le bandeau et ses icônes en haut de la fenêtre Excel.
Aujourd'hui, je vous suggère le bouton #Convertir, menu Données, groupe Outils de données. Comme son nom l'évoque avec ambiguïté, il permet de fractionner une colonne de texte en plusieurs colonnes. Exemple : votre liste en comporte une, mélangeant nom prénom, ou code postal ville. Deux informations en une cellule : inexploitable ! Avec Convertir, vous séparez en une fraction de seconde les noms et leur prénom : #pratique pour les mailings. Ou les CP et leur commune : pratique pour les stats.
Alors ? Converti.e avec cette fonctionnalité utile ?!
16 novembre 2021 : Souris
La subtilité a toujours son mot à dire. C'est pénible pour ceux qui aiment la simplicité, voire la facilité, dans le domaine des idées […] comme de la réalité. Mais elle a du bon, sans doute parce que face à la complexité factuelle, elle s'avère indispensable. Excel n'échappe pas à la règle, toute proportion gardée !
Prenons l'exemple du pointeur (ou curseur), la petite icône qui concrétise le déplacement de votre souris sur l'écran. Par défaut, une croix blanche dans le tableur (coucou la Suisse !). Je ne vous explique pas tous les cas de figure : ce serait trop long et choisir m'est frustrant. D'autant qu'un clic sur ce lien https://excel.quebec/rudiments-excel/pointeurs-excel/ va vous en montrer un bon topo (hello Québec !).
Soyez attentif à la "tête" du pointeur quand vous le baladez dans votre feuille. Il change très souvent car s'adapte au contexte qu'il "survole". Alors quand vous remarquez un changement éclair (!) d'icône, déplacez votre souris lentement pour l'obtenir de nouveau, puis cliquez, ou double-cliquez, et voyez ce qu'il se passe. Surprenant, parfois !
Soyez efficaces, procédez lentement, en SOMME().
9 novembre 2021 : Ma pub
ÉDITO MON PETIT RÉSO du mardi 9 novembre 2021
Facebook, renommé Meta, est accusé de plagiat
Ne dîtes plus Facebook, mais Meta. Mark Zuckerberg a dévoilé le nouveau nom de son groupe jeudi 28 octobre dernier lors d'une conférence virtuelle, centrée sur le #metaverse. Ce nom permet de "mieux refléter qui nous sommes", a déclaré le PDG.
Le groupe s'est aussi doté d'un nouveau logo, un signe représentant l'infini, légèrement déformé pour évoquer la lettre M (bah voyons).
Metaverse ? Un #internet de nouvelle génération, où les utilisateurs pourront un jour circuler sous forme d'avatars, faire du sport, rencontrer des amis ou travailler.
Mais le sujet n'est pas là. Alban Métais, créateur de MÉTABLO, soupçonne son confrère, assailli dans le monde réel, de vouloir manifestement tourner la page, en s'inspirant d'un nom qui a le vent en poupe sur Loriol-du-Comtat et "au-delà" (Meta, en grec justement) dans tout le Vaucluse ! Le trépidant indépendant - développeur d'outils de gestion avec Excel - entend bien saisir le tribunal de Carpentras, menacé autrefois de fermeture, pour faire cesser ce qu'il estime être un #plagiat commercial.
Dans l'attente d'une convocation des deux parties en la capitale du Comtat Venaissin, Mon Petit Réso vous propose un comparatif des forces en présence.
2 novembre 2021 : Effacer
"Le temps, quelle merveilleuse #gomme à effacer." André Prévot
En entreprise, on en manque, du temps. En plus, on peut en perdre quand on manque aussi de maîtrise. Sur Excel, on n'efface pas une douleur mais une donnée. Mais si on s'y prend mal, le résultat peut agacer. L'outil gomme existe, qui est efficace.
Se rappeler d'abord qu'une cellule (ex. A1), c'est 2 choses : un contenu (ex. 100) ET un format (ex. 100,00 € sur fond vert et bordures). Avec la touche "Suppr" ou "Del", on ne supprime que le #contenu. Dans notre exemple, la couleur et le cadre restent et si on y retape un autre nombre, il prend le format euros avec 2 décimales.
Pour effacer aussi l'apparence de la cellule, il y a donc un bouton et son icône gomme : menu Accueil, groupe Édition. Il vous propose d'effacer tout, les #formats ou le contenu. C'est bête mais ça évite bien des manipulations qui, répétées très souvent, font perdre du temps et donnent la migraine !
"La gomme, quel merveilleux outil à productivité" Alban Métais
26 octobre 2021 : Informations
En entreprise, il est très courant d’utiliser Excel pour faire sa gestion, car il a 2 fonctions clés : les calculs ET les bases de #données. Ces dernières sont constituées de champs, aussi nombreux que nécessaires, pour ce qu’il faut "suivre". Pourtant, chez mes clients, je constate un usage perfectible de ces champs.
Dans le fichier, un champ est matérialisé par une colonne et son en-tête, et son contenu a un sens spécifique. Par exemple, il vaut mieux éclater "84200 Carpentras" en deux #champs plutôt qu’un seul, notamment parce qu’avec un code postal, vous pouvez calculer le numéro du département dans une autre colonne. Là où il faut pousser ce raisonnement, c'est quand une colonne contient plusieurs informations.
Ayez le réflexe de distinguer celles-ci et raisonnez utile : autant d'informations, autant de #colonnes. Ex.: "Réglé le 26 octobre 2021 par chèque" peut faire l'objet de 2 champs. Le 1er renseigne une date si le règlement est effectif, et le 2ème, le mode de règlement. Deux infos exploitables statistiquement.
D'ailleurs, les cellules contenant des chiffres et du texte sont très souvent sécables ;o)
19 octobre 2021 : Échap
"Le passé est soldé, le présent vous échappe, songez à l'avenir." Cette citation du Duc de Lévis m’inspire quand j’observe mes clients dans leur usage d’Excel ! Ma traduction bureautique ? Au mot "passé", j’associe la #touche Entrée, à "présent", Échap et à "futur", la combinaison Ctrl+Z.
Tout le monde connait la touche qui valide, mais peu savent utiliser celle qui évite la validation.
Quand vous tapez, dans une cellule du tableur, un mot ou une formule et que vous vous apercevez d’une #erreur, évitez la touche Retour-arrière pour tout effacer et recommencer. Préférez la touche Échap qui annule ce qui est cours de frappe : ultra rapide !
Par contre, quand votre erreur est validée, ne faites pas ensuite l’opération contraire (ex. : vous créez une colonne puis la détruisez), mais annulez votre action par Ctrl+Z.
Pourquoi ces 2 manipulations ont leur importance ? D’abord pour leur efficacité. Ensuite parce que valider une action laisse des #traces (informatiques) qui peuvent avoir des conséquences qu’on n’imagine pas. Je n’ai pas la place de les détailler ici, mais croyez-en mon expérience.
Adopter le bon réflexe : faire simple, en SOMME().
12 octobre 2021 : Formats
"Avec Excel, pour tout besoin courant, une fonctionnalité existe." ? Suite !
Après une fonction (NOMPROPRE), trois #formats.
Une base de données, ce sont souvent des milliers de coordonnées clients ou fournisseurs. Leur numéro de téléphone, vous le notez comment (à 10 chiffres car n° français, of course) ? Séparés par des espaces, points, tirets ou slashs ? Dans la barre de formule, il suffit d’écrire le nombre « brut » et sans zéro au début. Dans la cellule, grâce au format approprié, il apparaît ainsi, avec des espaces :
01 23 45 67 89
Le chemin Excel pour ce faire ? Menu Accueil > groupe Nombre > liste déroulante Autres formats numériques > catégorie Spécial > choix Numéro de #téléphone.
Au passage, vous voyez que dans cette catégorie Spécial, figurent aussi le code postal et le numéro de sécurité sociale. Le CP ? Si vous habitez l’Ardèche, tapez 07100 pour voir. Le 0 disparait : pénible ! Avec ce format spécial : résolu ! Le n° de SS ? Les 7 premiers chiffres ont un sens, les 6 + 2 suivants sont du chiffrage : illisible sans format.
L’intérêt de tout ça ?
L’harmonisation de ces champs, leur facilité de lecture et l’exploitation #statistique de ces données.
Important, en SOMME().
5 octobre 2021 : NomPropre
Dans mon post précédent, je concluais : "avec Excel, pour tout besoin courant, une fonctionnalité existe." Prenons un autre exemple, que peu connaissent, alors que beaucoup râlent sur le sujet (les toqués comme moi) ou baissent les bras face à une contrainte de #réécriture fastidieuse.
Les noms de contact ou de lieu : tout en majuscules, ou seulement les initiales, et le reste en minuscules ? Personnellement, je me suis créé une macro pour tous les cas de figure, mais il existe aussi une #fonction pas assez connue : NOMPROPRE().
Imaginons qu’on vous confie la gestion d’une longue liste Excel de contacts clients et que la colonne (B:B, disons) dédiée aux #noms (de famille) mélange ceux en MAJUSCULES et en Miniscules. Moi, perso, ça m’horripile ! Une solution ? 2 colonnes après le tableau, je tape : "=NOMPROPRE(B2)" et copie-colle la formule "jusqu’en bas". Ensuite, je copie cette nouvelle sélection, proprement écrite (!), et en colle les valeurs (collage spécial…) à partir de B2. Simple et efficace.
Vous n’avez plus d’excuse pour laisser une colonne de noms moche (sans S !).
28 septembre 2021 : Aux Mines d'Alès
Depuis 3 ans, j’ai la chance d’intervenir à l’école des Mines d’Alès, en tant que chargé de #cours Excel face à des élèves de 1ère année (bac+3). Je le dois à ma rencontre avec un confrère, intervenant de longue date dans l’école, avec qui la confiance s’est installée naturellement : Jean-François Rieu, gérant de Cognitest systèmeS.
Ces futurs #ingénieur.e.s ont à leur disposition un fichier comprenant de nombreux exercices abordant beaucoup de fonctionnalités importantes du tableur, par thème (ex. : fonctions mathématiques, bases de données, etc.) et complexité croissante.
J’en retire pas mal d’enseignements. Notamment que toutes ces têtes bien faites ne raisonnent pas de la même manière et à la même vitesse. Ça tombe bien, il y a toujours plusieurs #solutions pour obtenir un même résultat. Conséquence : pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ! Je me moque gentiment, mais c’est pour mieux cacher mon admiration…
Une conclusion : avec Excel, pour tout besoin courant, une fonctionnalité existe. Exemple simple : la fonction MOIS(), pour calculer les stats mensuelles de vos prestations listées par date.
Avec un tableur, raisonner d’abord en bon français, en SOMME().
21 septembre 2021 : Construction
Quand vous dites le mot "gestion" à une personne, dans le cadre professionnel s’entend, vous évoquez un sujet vaste et même vague. Gestion de quoi, pour qui, comment, etc. Quand vous lui évoquez "Excel", il y a fort à parier que, là, sa #perception soit assez précise, même si sans doute floue.
Précise parce que ce logiciel s’est inséré dans toutes les entreprises. Et dès lors que vous touchez à l’ #administratif, vous avez forcément été confronté.e à la chose. Floue parce que vous savez la puissance du tableur mais avez conscience de votre maitrise, sans doute relative, au regard de sa réputation.
Cet outil, je l’utilise au quotidien, tant pour un usage pro que perso. Et de ce fait, j’avoue voir Excel comme un jeu de construction. Parce qu’utiliser ses fonctionnalités, c’est avoir recours à une certaine #organisation des données tout autant qu’à une palette de fonctions dont les combinaisons sont sans limite. Par contre, si ce jeu a une « notice » (l’aide Microsoft en ligne), il n’a pas de réalisation finale. Ce qui peut déstabiliser… ou exciter !
Et pour vous, repoussoir ou attraction ?
14 septembre 2021 : Visualiser
Il existe des #fonctionnalités incontournables dans tout logiciel, et Excel ne fait pas exception. Je pense à l’une d’elles en particulier, très simple. Et pourtant, beaucoup l’ignorent ou la négligent : dommage ! Explications.
Quand vous créez une formule de #calcul qui utilise une fonction (ex. : SOMME) ou un opérateur (ex. : +), vous faites référence à une ou plusieurs cellules (ex. : =A2+(A2*$M$1), pour calculer le TTC du prix HT en A2 avec son taux de TVA en $M$1). À l’écran, la cellule affiche le résultat, et la barre de formule (zone blanche située entre le ruban des menus et la plage des cellules), ce qui a permis d’obtenir ce résultat : le calcul, donc.
Lire une formule, surtout quand elle a plusieurs arguments, n’est pas toujours simple. Mais #visualiser ses références (A2 et M1) aide à la décrypter ET vérifier sa validité. Comment ? En cliquant justement dans cette barre de formule : A2 devient alors bleu, et dans la feuille, la cellule prend un cadre… bleu. Pour M1, c’est rouge (par défaut). Basique, mais indispensable, croyez-en mon expérience !
Visualiser > vérifier > être (r)assuré, en SOMME() !
7 septembre 2021 : Invisible
« Il ne suffit pas de "voir" un objet jusque-là invisible pour le transformer en objet d'analyse. Il faut encore qu'une théorie soit prête à l'accueillir. » François Jacob ne pensait pas à Excel en écrivant cela. Car l’ #invisible tient sa place dans ce logiciel, mais pas besoin de théorie : une explication suffira.
Un client me sollicite : un fichier Excel, très important à ses yeux, rame beaucoup à l’ouverture et, pire, à l’usage, malgré un poids relatif (3 Mo). Je tâche de le disséquer. Déjà, il n’a ni graphique, dessin ou photo. Il contient des #macros ? On les supprime. Résultat : roupie de sansonnet. Des formules ? On les écrase. Queues de cerise. Les données ? On les copie brutes dans un autre fichier. Peau de balle. Une ‘tite chose qui coince Microsoft, alors ?!…
Une idée me vient. Je dézoome la feuille incriminée (100% > 10%), tape F5 pour ouvrir la boîte de dialogue "Atteindre", clique sur le bouton "Cellules…", sélectionne "Objets" et valide. Là apparait une multitude de tout petits rectangles transparents. J’appuie sur « Suppr » du clavier. Miracle : fin du #moulinage. J’enregistre le fichier : il passe à 250 Ko (10 fois plus léger) !
Se méfier de tout objet mal supprimé, en SOMME().
depuis septembre 2021 : S.O.S. Excel
S.O.S. Excel by MÉTABLO ?
Le concept (gratuit, jeudi, 17h-20h) est simple et a fait ses preuves.
S’assurer qu’il reste visible est moins évident, car la comm réclame de la nouveauté pour attirer l’attention.
À moins que le non-changement, associé à la répétition, encre sa présence dans les esprits ?
Dans le doute, je change le texte et l’image mais pas le fond car #Excel, c'est mon dada ;o)
Je m’adresse aux personnes, en particulier du monde de l’entreprise, qui utilisent le tableur dans leur #gestion, que ce soit pour le suivi commercial de leur activité, les statistiques métier, le traitement des flux, l’élaboration de plannings, le calcul de nouveaux indicateurs, etc.
Des personnes qui butent sur un #obstacle précis qui vient de se dresser sans crier gare et les empêche d’aller plus loin (erreur valeur ou autre). Ou des personnes qui se demandent en vain quelle formule ou fonctionnalité pourrait bien leur permettre d’obtenir le résultat attendu.
Développeur d’outils de gestion sur-mesure avec #Excel,
je suis à votre écoute pour vous aider à résoudre la chose,
et reste joignable par le moyen qui vous semblera le bon pour me contacter.
Un code ? Non. Plus nécessaire ;o)
31 août 2021 : Supprimer
Quand je forme des personnes à Excel, surtout en côte à côte, je suis attentif à leur usage des fonctionnalités les plus communes. C’est instructif, et même amusant ! Parce qu’il y a toujours une explication concrète à nos manipulations habituelles, qui sont comme des #réflexes, voire des TOC !
Exemple : comment supprimez-vous le contenu d’une cellule ? Question bête… et pourtant ! Il y a plusieurs possibilités. Notamment : sélectionner une cellule et taper la #touche « Suppr’ » (ou « Del » en english). Résultat : le contenu disparait, mais pas la mise en forme (ex. fond jaune), et c’est validé. Si vous utilisez la touche « Retour arrière », vous supprimez bien le contenu et pas la mise en forme, mais le curseur reste actif dans la barre de formule qui attend votre contenu de remplacement. Subtil, non ?
Le réflexe qui me fait toujours sourire : mettre en #surbrillance le contenu d’une cellule et appuyer « Suppr » avant de taper de nouveaux caractères. Dès lors qu’un texte est sélectionné, sachez que taper directement une lettre par-dessus supprime ce texte et le remplace par cette lettre.
Éviter les gestes parasites, en SOMME().
17 août 2021 : Le plastique
De retour de congés et parce que nous sommes encore en août, je n’ai pas envie de parler de mon activité professionnelle mais d’images de vacances ! Ainsi, ci-dessous, quel est le point commun entre les trois photos ?
Le #plastique.
Nos plus beaux paysages de France se parent de cette matière qui n’est plus fantastique, avec une progression rapide et sûre : c’en est désolant ! Inutile de citer ces lieux, toutes nos campagnes s’y mettent, à en marcher sur la tête. Comme si le monde de l’ #agriculture ne savait plus raisonner autrement : sécuriser le moindre bout de production coûte que coûte. Comme si la « société » ne savait plus protéger financièrement ce secteur contre les aléas. Mais comme si la nature ne savait plus se charger elle-même de nous donner ses fruits !
Il faut préserver notre alimentation, évidemment, mais quand même… Résister à ce #solutionnisme est-il impossible ? Garantir les revenus d’aujourd’hui ainsi, ça se conçoit, mais garantir ceux de demain, c’est mieux. Enfin, c’est mon opinion. En somme.
13 juillet 2021 : L’incrémentation
Quand on se frotte à Excel, il vaut mieux maitriser une notion au nom peu fréquent : l’ #incrémentation. Si on en cherche la définition sur internet, on obtient : « (informatique) augmentation de la valeur d'une variable à chaque exécution d'un programme ».
Illustration. Vous notez une date dans une cellule (ex. : 13/07/2021 en A1) et avec votre pointeur de souris, vous tirez la sélection vers le bas pour #recopier cette date. Excel ajoute alors par défaut un jour à chaque cellule copiée : le 13 devient 14 en A2, 15 en A3, etc. Mais si vous tapez juste le nombre 10 en C1, à la recopie vers le bas, vous n’obtenez que des 10.
Dans le 1er cas, vous avez une incrémentation automatique, pas dans le 2ème. Vous vouliez 11 en C2, 12 en C3, etc. ? Excel, après votre « tirage » vers le bas, propose un bouton #contextuel (« options de recopie incrémentée », en bas à gauche de votre sélection) permettant notamment le choix de : incrémenter une série (10 devient 11, puis 12, etc.), ne recopier que la mise en forme (la couleur verte de C1, par ex.) ou recopier les valeurs sans la mise en forme (une date ne change plus).
Tester cette option : une idée très utile, en SOMME().
6 juillet 2021 : La curiosité
Si vous êtes un utilisateur obligé d’Excel dans votre travail : ou vous considérez cet outil comme un allier, ou vous tremblez encore devant cet ennemi. Deux perceptions qui s’expliquent sans doute par votre personnalité et votre vécu. Dans tous les cas, il y a une attitude que je conseille : la #curiosité.
Microsoft a fait le choix, depuis longtemps maintenant, de rendre visibles toutes ses fonctionnalités au moyen d’icônes dans le « ruban », en haut de l’écran. Avant, cliquer sur un menu (ex. : insertion) permettait de dérouler une liste de #fonctionnalités, elles-mêmes ouvrant des fenêtres attendant action. Depuis, vous avez des groupes de fonctionnalités (ex. avec insertion : pages, tableaux, illustrations, etc.) avec des icônes attendant clic pour action.
Le menu accueil étant celui visible par défaut, il regroupe une variété de fonctionnalités les plus courantes dans l’usage du tableur. Consacrer régulièrement du #temps à tester les fonctionnalités disponibles, c’est gagner beaucoup de temps par la suite. Tenez, attaquez-vous 15 minutes à menu Accueil > groupe Nombre.
Curiosité ? État d’esprit utile.
29 juin 2021 : Le code
Si vous êtes l’utilisateur habitué d’un logiciel métier, qui mixe notamment des tiers (clients ou fournisseurs) et des articles (produits ou services), vous savez qu’à chacun d’eux est associé un #code unique. Pourquoi ne pas raisonner ainsi avec un tableur ?
Un code a le gros avantage de désigner en quelques caractères un libellé qui peut être à rallonge. Ex. : client La Vauclusienne de Gestion = VAUCG, ou produit Prestation de maintenance bureautique = 124375. Avec lui, vous pouvez « rapatrier » toutes les #informations associées dans la table dédiée (feuille tiers ou articles) de votre base de données sous Excel, avec une formule de recherche, comme RECHERCHEX ou INDEX. Ce qui évite ressaisie et risque d’erreur. Gains : automatisation et sécurisation.
Reste l’élaboration du code. #signifiant ou pas ? VAUCL évoque le client et ne nécessite pas de mémoire particulière pour le retrouver. 124375 peut avoir une logique par chiffre (ex. : le premier chiffre désigne un dépôt, le second, une catégorie, etc.) ou purement mathématique (le code suivant sera 124376). Basique à créer, moins simple à retrouver.
Dans tous les cas, adopter le bon code : adopter les codes !
22 juin 2021 : La fusion
Si je vous dis « fusion » ? Scientifique, vous penseriez au nucléaire. Financier, à acquisition. Utilisateur #Excel, à groupement de cellules. C’est effectivement une fonctionnalité du tableur, mais aussi, souvent, un mauvais réflexe ! Pourquoi ?
#Fusionner consiste à faire de 2 cellules (ou plus) une seule, que ce soit à l’horizontale ou la verticale, avec par défaut seul le contenu de gauche ou du dessus conservé et centré. But ? Esthétique ! Pour montrer un groupe de colonnes (horizontal) ou éviter la répétition d’une donnée (vertical). Ce n’est ainsi que de la mise en forme.
Problème ? Trop de personnes utilisent la fusion dans une base de données (table ou liste), n’ayant pas conscience que toute cellule de droite ou de dessous fusionnée est vidée de son contenu. Ainsi, une #exploitation des chiffres ou textes sous forme de tableaux de bord ou croisé dynamique en ignorera la réalité. Car zéro ou vide n’a pas la valeur du chiffre visible ou le sens du texte affiché.
La règle ? N’utiliser la fusion QUE pour présenter des données, pas les analyser.
Fusion, risque de confusion, en SOMME().
8 juin 2021 : L’écologie
Peut-on s’intéresser quotidiennement à l’ #écologie et « en même temps » utiliser Excel tout autant ? Cette question trotte souvent dans ma tête. Excel, c’est Microsoft. Qui n’est pas européen. C’est du logiciel qui fonctionne désormais en ligne (System As a Service). Et le SAS est du numérique qui incite à l’usage du cloud. Tout cela est bien polluant, non ?
Et pourtant, quelle belle invention, ce tableur ! Sa force est aussi ce qui effraie : il offre une page blanche pour démarrer. Et de rien, on peut aboutir à tout. Du désastre à la #solution géniale. Contrairement à un logiciel métier, où les rails sont bien arrimés et la signalétique, connue et visible.
#Excel, je l’associe à la gestion, qui est un mot tout aussi vaste que le sont les fonctionnalités du tableur. La gestion, je l’associe à l’entreprise, dont la possibilité d’activité est sans limite. Alors ? Je rêve d’utiliser cet outil au service de… l’écologie ! Soyons très modeste : à la hauteur de ce qu’il (m’) est faisable. Que ce soit en travaillant sur des données traitant directement du sujet écologique, ou pour des entreprises - ou associations - qui agissent dans cette sphère.
Utiliser un machin avec du sens, malgré tout.
25 mai 2021 : Anniversaire
J’aurais pu l’annoncer mardi dernier, mais c’était un jour trop tôt ! Vous savez, le côté bêtement superstitieux… Quand on est féru d’ #Excel, donc de chiffres, donc de maths, et donc indirectement de sciences, il y a - il faut bien l’avouer - un côté paradoxal que l’auteur assume. Enfin presque !...
Le 19 mai 2020, donc, je créais officiellement mon premier post hebdomadaire sur LinkedIn, en lien avec mon activité professionnelle : le développement d’outils de #gestion sur-mesure avec Excel. Objet : le télétravail. Mardi - jour arbitrairement choisi pour ce faire - de la semaine passée était ainsi l’anniversaire de la première publication signée MÉTABLO. Ça se fête ?! Disons que je le partage.
J’avais profité de notre premier confinement pour réfléchir à cette idée de publier toutes les semaines un post évoquant plus ou moins directement la gestion à l’aide d’Excel, en termes de fonctionnalités du tableur, de raisonnement de gestion et de partage d’expérience. Pas de vraie progression dans le contenu, mais la contrainte d’environ 900 caractères, et le #défi de la régularité : tenir plutôt que courir.
Pari donc gagné. Au moins sur un an. Autosatisfaction :oP
18 mai 2021 : L'info
Vous connaissez sûrement cette citation attribuée au journaliste Noël Mamère « Trop d'informations tue l'information. » Son lien avec les fichiers Excel est pour moi évident. Lien avec la #quantité de données traitables par ce tableur.
J’aime dire qu’on peut tout traiter sous Excel. Que vous l'alimentiez avec des données issues d'un logiciel métier, ou vous-même directement, plus celles-ci sont exhaustives, mieux c'est. Car le détail permet de calculer le global et pas l'inverse. Et qu'un détail aujourd'hui peut devenir une #information importante demain.
Mais c'est la qualité d'information que vous en retirez qui importe vraiment. Combien de responsables se soumettent quotidiennement à l'étude d'une quantité pléthorique d'indicateurs ? Au final, quand vous les questionnez, ils reconnaissent n'en suivre que 3 ou 4. Normal. Du moment que ce sont des indicateurs sur lesquels ils aient un pouvoir d' #action et donc une responsabilité légitime, tout va bien.
Il n'existe pas de fonction Excel ESSENTIEL() ou PERTINENCE(). Dommage ?
11 mai 2021 : L’humain
Ce qui est vraiment appréciable quand on devient #entrepreneur, surtout après avoir été salarié, qui plus est dans un bureau (comme contrôleur de gestion), c’est d’être confronté directement au client… un humain dans toute sa diversité !
Appréciable… ? Disons, intéressant. Car traiter avec certains clients n’est pas à proprement parler une partie de plaisir. On aime alors d’autant plus les entreprises où les gens sont agréables et les missions intéressantes se déroulent bien. Mais dans les 2 cas, c’est très instructif, et seul l’entrepreneuriat apporte cette dimension de #responsabilité.
D’ailleurs, je crée mes outils de gestion de la même manière : en prenant en compte la personne. Un fichier, même Excel (!), est bien sûr directement lié à l’activité analysée, mais doit tout autant respecter les partis-pris de son utilisateur. Car si l’informatique est faite pour l’ #humain, l’humain n’est pas fait pour l’informatique !
La preuve qu’un tableur compose aussi avec l’imprévisible : testez la fonction ALEA.ENTRE.BORNES(). Puis cliquez sur F9 ;o)
4 mai 2021 : L’omission
Un tableur comme Excel peut-il empêcher votre #omission de chiffres dans un tableau de bord ? À question simple, réponse difficile. Cela dépend de ce qu’on associe au mot "empêcher".
Un ordinateur, c’est bête, mais si vous l’êtes aussi, ya pas d’issue ! Par contre, si vous êtes étourdi.e, la machine peut compenser. À condition que vous lui ayez donné les bonnes "#instructions". Deux cas de figure parmi d’autres.
Vous oubliez de renseigner une affaire dans la base de données qui les liste. Le logiciel n’est pas devin, et seule votre perspicacité à l’étude, par exemple, de votre bilan mensuel pourra vous alerter.
Vous renseignez une affaire mais en omettant un des chiffres constituant le calcul de son total H.T. (ex. : un coefficient de pondération conditionnel). Un montant est calculé, mais faux. Vous pouvez créer une #formule conditionnelle qui empêche cela. Ou utiliser la mise en forme conditionnelle (bouton du groupe "Styles" du menu "Accueil") pour que la cellule "oubliée" devienne rouge, tenez.
Le langage VBA de Microsoft offre des solutions plus puissantes, mais on rentre là dans du développement…
27 avril 2021 : Logique
Quel lien faîtes-vous entre le dessin ci-dessous (Serre, 1938-1998 ; dessinateur français, dont je suis fan), et un tableur comme Excel ? ……. pause ……. Moi, j’en vois un. Au moins. Car il y en a de multiples. La #logique.
Quand un client me sollicite, il a presque toujours des fichiers Excel existants. Il a bien conscience qu’ils sont perfectibles mais il en connait la logique. Et celle-ci a toujours sa raison d’être. Malheureusement, cela ne signifie pas que les #pratiques sont bonnes : même si elles se conçoivent tout à fait, elles peuvent être… laborieuses !
Donc, il faut respecter la logique client. Et la difficulté (ou l’intérêt) de la tâche consiste à la rendre compatible avec la logique tableur. D’autant plus que techniquement, il n’y a jamais qu’une manière d’opérer, mais plusieurs. Plus ou moins appropriées… ou acceptées !
Vous savez que les #habitudes ont la vie dure et que Paris ne s’est pas faite en un jour. Il faut donc procéder patiemment, étape par étape. J’ai un avantage sur le client : je sais où je l’emmène. Enfin… si j’obtiens sa confiance !
22 avril 2021 : Chèque 500 €
“J'ai déjà essayé de payer mes impôts avec le sourire, ils préfèrent un chèque.” Jean Yanne
Jean, je tiens cette fois à te contredire : c'est bien l'Administration qui là nous file un #chèque !
Vous le savez sans doute : le gouvernement a annoncé la prolongation jusqu'au 30 juin 2021 (initialement 31 mars) du chèque numérique de 500 euros visant à aider les entreprises qui engagent des dépenses de #numérisation dans le cadre du confinement.
Cette aide pourra donc être accordée sur présentation de facture(s) datée(s) jusqu'à ce 30 juin, à l’Agence de services et de paiement, dans la limite de 500 €. Et elle concerne désormais toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité.
Ainsi, je vous propose 2 séances de 3h en distanciel (style 9h-midi ou 14h-17h), avec TeamViewer (ou autre), pour "attaquer" (exemples FranceNum) votre relation client ou bien votre gestion des stocks, commandes, livraisons, etc. à l'aide d'outils Excel élaborés #ensemble. Une formation offerte, en somme. Qu'en dîtes-vous ?
P.S. : Le lien pour ce chèque numérique de 500 € ?
20 avril 2021 : Client OPTIQ
Si je vous parlais régulièrement de cas clients ? Manière tout aussi concrète d’évoquer mon sujet de prédilection : la gestion avec Excel. Pour cette première approche, je n’ai pas choisi mon 1er client mais un commerçant, également ami : Julien, d’Optique Vedène.
Il vient à moi parce qu’il a fait l’acquisition d’un logiciel métier - reconnu parmi les #opticiens - mais pas dans sa version complète, trop lourde à gérer pour lui. Julien veut disposer d’un lien entre sa base de données clients et celle de ses ventes articles. Pour obtenir des #statistiques utiles, notamment celle des produits vendus par classe d’âges. Et pour avoir un listing des anniversaires aidant à l’envoi par mél d’une petite promo quelques semaines avant.
La solution ? Un export de ses 2 bases sur Excel (aujourd’hui tous les logiciels le permettent). Une feuille pour les clients, une autre pour les ventes, sur laquelle j’utilise le code client pour faire ce fameux #lien. Et 2 autres, consacrées aux statistiques attendues.
Un outil qui informe et aide à faire du chiffre d’affaires ET des économies, en SOMME() !
13 avril 2021 : Chiffre et texte
Il existe des fonctions sur Excel dont on se pose la question du sens et de l’utilité. Ainsi : CONCATENER(), qui n’est pas un gros mot ! En français, c’est opérer l’enchaînement d’idées ou de faits entre eux suivant la causalité. En informatique : joindre plusieurs #chaînes au sein d’une seule. Voilà pour le sens.
Exemple ? Votre base de données liste des villes (colonne A:A), leur département (B:B), et leur nombre d’habitants (C:C). Vous pouvez transformer les #données brutes d’une ligne : Carpentras, Vaucluse, 28 000, en une phrase explicite glissée dans un rapport : « Carpentras, ville du département Vaucluse, a une population de 28 000 habitants. »
Sur tableur, ça donne (n° de ligne arbitraire) :
=CONCATENER(A10;", ville du département ";B10;", a une population de ";C10;" habitants.")
La fonction enchaine le contenu des cellules et les textes entre guillemets, dans l’ordre choisi.
Fonction utile alors ? Oui. Sauf que l’ #esperluette (&) remplit la même tâche, plus simplement !
=A10&", ville du département "&B10&", a une population de "&C10&" habitants."
Faire parler les chiffres, en SOMME().
6 avril 2021 : Pâques
Si nous parlions de la date pivot pour les calendriers qui célèbrent les événements de la religion catholique ? Le jour de #Pâques ! Il se calcule : c’est le premier dimanche qui suit (ou tombe en même temps que) le jour de la première pleine lune après l'équinoxe de printemps (le 21 mars).
En français, il faut déjà faire un petit effort pour comprendre. En maths ? C’est une #formule qui sur Excel s’écrit comme suit :
=ARRONDI(DATE(Année;4;MOD(234-11*MOD(Année;19);30))/7;0)*7-6
Je vous l’explique ! C’est une combinaison de fonctions : ARRONDI, on comprend ; DATE, aussi ; MOD, ça renvoie le reste d’une division. À cela, on mélange soustraction, multiplication et division. Et… eh bien, je l’avoue : je ne suis pas sûr de comprendre le calcul. Mais ça m’est égal puisqu’il marche !
Vous savez quoi ? Excel est comme une automobile : l’important n’est pas de comprendre les lois de la mécanique, mais de savoir bien #conduire.
L’usage ? Une des expressions de l’intelligence, en SOMME().
30 mars 2021 : Le covid
Ayant été porteur du - ou de la - Covid19 (le genre choisi a-t-il une connotation politique ?!), et étant adepte de la gestion avec Excel, j’ai recherché sur internet des articles traitants du sujet #pandémie ET tableur. J’ai choisi celui du Monde Informatique *
Publié le 06/10/2020, il titre : « Au Royaume-Uni, le recensement des cas positifs au Covid-19 a oublié près de 16 000 personnes. En cause, une feuille Excel où le nombre de colonnes avait atteint son maximum. Au total 48 000 personnes cas contact doivent maintenant être contactées en urgence. »
Bizarrement, son rédacteur (en chef !) confond #colonnes et lignes… Peut-être parce qu’en journalisme, on est plus familier avec la notion de colonnes (à la une) ?! Bref, les services britanniques ont donc utilisé une ancienne version d’Excel limitée à 65 536 lignes, contre 1 048 576 aujourd’hui (16 fois +). Et juste pour info : 256 colonnes, contre 16 384 (64 fois +). Bascule opérée avec la version 2007 du tableur.
Ma conclusion ? On peut gérer toutes les données imaginables avec Excel. Il faut juste bien avoir conscience de ses #limites. « ses » pour tableur… et pour soi ;o)
23 mars 2021 : L'accent
Après le sujet « casse » abordé la semaine passée, voyons celui de l’ #accent. OU comment un petit trait peut donner de gros soucis à beaucoup de personnes soucieuses de l’orthographe. Même Microsoft (France ?) n’a pas tranché la question !
Commencez une phrase avec une minuscule accentuée sur Word, et aussitôt celle-ci se voit corrigée en majuscule, mais sans accent. Excel, lui, s’en fiche, parce que ce n’est pas du traitement de #texte. En même temps, il nous est toujours laissé le choix d’une majuscule avec accent ou cédille. La preuve : À Ç É Ê.
Perso, j’utilise couramment ces dernières depuis que je sais que : il est inutile d’aller les chercher dans le tableau des caractères spéciaux ; il est très facile de les écrire grâce à un mini effort de #mémoire ; peu de personnes connaissent l’astuce !
Alors faites comme moi, retenez au moins ces combinaisons de touches (style raccourcis) : À = ALT + 183, Ç = ALT + 128, É = ALT + 144, Ê = ALT + 210
Anecdote : savez-vous que ce gros titre de journal peut avoir 4 sens différents ? UN INTERNE TUE
16 mars 2021 : La casse
Tout le monde connait le mot « #casse ». En tant qu’automobiliste, évidemment. Triste. En tant que maladroit aussi. Oups. Mais en tant qu’utilisateur informatique ? Moins connu, non ? Elle désigne le fait de distinguer les lettres MAJUSCULES des lettres minuscules.
Et vous savez quoi ? Beaucoup, beaucoup de personnes se cassent les dents dessus ! Ok, jeu de mots très facile. Alors disons qu’elles perdent beaucoup, beaucoup de #temps à corriger l’écriture d’un fichier, récupéré par exemple, pour que le tout « fasse propre ».
Sur Word de Microsoft, il existe un raccourci sympa pour ça :
shift (touche majuscule) + F3
Mais c’est un éditeur de texte. Excel, le tableur, lui, ne prévoit malheureusement pas la chose. Alors il offre une possibilité, mais peu accessible : avec #VBA, le langage de programmation Microsoft.
(version FB) Et cela donne le gif animé ci-dessous (démo de 55 secondes).
(version LIn) Vous cliquez sur un simple bouton, et le tour est joué ! Démo de 55 secondes par ce lien Facebook qui, lui, gère les gif : https://www.facebook.com/watch/?v=921967405239913
Il parait que gagner du temps, c’est gagner de l’argent. D’où ma question :
que vaut une telle fonctionnalité, en SOMME() ?!
9 mars 2021 : Ludique
Vous connaissez certainement cette citation d’Alphonse Allais : « La #logique mène à tout, à condition d'en sortir. » Eh bien le tableur Excel aussi ! Dans le sens où son usage peut paraître austère, alors qu’on peut y voir un côté #ludique, en tout cas très diversifié. D’ailleurs, pour moi, la création d’un fichier s’apparente souvent à un jeu de #construction. Certes, le ludique est une notion toute relative, mais copiez par exemple tout ce qui est après la ligne de tirets, collez cela, tel quel, en A1 dans un fichier Excel vierge, et testez la chose.
Être curieux, en SOMME() !
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Pensez-vous que la population mondiale peut
raisonnablement atteindre 10 Mds d'êtres humains ?
Écrivez oui ou non dans la cellule ci-dessous (A4).
=SI(A4="";"";SI(A4="oui";LIEN_HYPERTEXTE("http://bullies.b.u.pic.centerblog.net/2d2275c8.gif";"cliquez-moi…");LIEN_HYPERTEXTE("https://acegif.com/wp-content/gifs/monkey-86.gif";"cliquez-moi !")))
=SI(OU(A4="non";A4="");"";LIEN_HYPERTEXTE("https://www.sismique.fr/post/comment-vivre-ensemble-clair-michalon";"et écoutez-moi"))
2 mars 2021 : L'estimation
Développer des outils de gestion sur-mesure avec #Excel, c’est devenu mon métier. Il me plait énormément mais me confronte à une problématique que je ne connaissais pas « avant », en tant que contrôleur de gestion salarié : l’estimation du temps nécessaire à chaque création.
En effet, #surmesure veut dire propre à chaque client. Et même si des clients ont le même métier, ou si leurs demandes sont similaires, dans le détail, c’est toujours différent. Et le détail, c’est chronophage !
D’autant que généralement, une entreprise travaille déjà sur des fichiers Excel et veut logiquement garder l’esprit de ses outils. Alors quand, en plus, elle vous sollicite pour une tâche encore inconnue de vous…
Si #estimer son temps de prestation est donc difficile, il parait qu’avec l’expérience, la tâche devient plus abordable… Ok, vous avez des progrès à faire pour assimiler les fonctionnalités du tableur ? j’en ai pour ma part à deviser (et je ne parle que de temps, pas de prix !).
Même en matière d’Excel, il n’y pas de formule magique !
23 février 2021 : La source
De même tout fichier Excel devrait comporter son mode d’emploi, de même il devrait systématiquement révéler ses #sources, contrairement au journalisme...
Cela est d’autant plus vrai que vous travaillez dans une entreprise avec des salariés. D’accord, vous, utilisateur.trice, savez quelles #données vous exploitez. Mais votre direction ou vos collègues ? si vous êtes absent.e pour x raison ?
Quand vous ouvrez un fichier qui n’est pas le vôtre, je vous défie de savoir si les données présentes ont été enregistrées « à la main » ou si elles ont été l’objet d’une importation issue d’un logiciel métier, par exemple. Le savoir, c’est connaître la #fiabilité des données. Et quand celles-ci engagent la viabilité même du service étudié (commercial, production, logistique, etc.), c’est crucial.
Alors créez une feuille qui explique d’où viennent vos chiffres ou comment ils s’obtiennent (style instructions), vous éviterez des sueurs froides à vos interlocuteurs !
Être rassurant en étant transparent, en SOMME().
16 février 2021 : La notice
Tout logiciel ou application a son mode d’emploi, sa #notice. Avant, c’était au format papier. Aujourd’hui, c’est dans l’aide du programme, et de plus en plus, en ligne : sur le site web de l’éditeur, ou dans des blogs.
Pourquoi vos fichiers, Excel dans notre cas, ne comporteraient-ils pas aussi leur mode opératoire ? Le nom du #fichier est censé renseigner son objet, mais c’est tout. Et quand vous ouvrez ce document, il n’est pas toujours évident de deviner tout ce qu’il contient, ni ce qu’il montre, ni comment cela s’obtient.
Ayez cela en tête : vous êtes certes le créateur du fichier, savait parfaitement comment il « fonctionne » et en êtes le seul utilisateur. Ok. Mais si vous faites partie d’une entreprise et êtes absent (congés, maladie, etc.), avez-vous pensé qu’un #collègue devra vraisemblablement le « récupérer » et le mettre à jour ?
Créez cette notice sur un onglet au nom explicite. Et modifiez-la avec l’évolution de votre fichier.
Un petit effort pour vous, un gros soulagement pour les autres, en SOMME().
9 février 2021 : La confiance
Si vous utilisez Excel comme logiciel de #gestion, en complément de votre logiciel métier ou à la place de toute autre solution, vous n’avez d’autre choix que de devoir vous familiariser avec les formules... Pardon !
Utiliser ce tableur sans elles, c’est comme rouler partout dans notre beau pays en seconde : voyage plein de charme, mais très… très long. Sachez qu’Excel est un véhicule à boite automatique : les formules sont ses 7 vitesses, leur enclenchement nécessite d’appuyer sur start, et il faut apprendre à conduire. Après, les réflexes viennent. Avec, la #confiance.
Ainsi, quand vous choisissez une formule, que vous la testez avec succès pour les 3 ou 4 cas possibles (ex. : prix 1 par unité vendue, prix 2, minoré au-delà des 10, prix 3 remisé selon la catégorie du client), sachez que cette formule unique vous donnera le bon prix, quel que soit le nombre de lignes de votre tableau des ventes : 10 ou 10 000. Si vous repérez une anomalie, ce n’est pas #Excel qui se trompe, mais vous, « programmeur ».
La RECHERCHE() de l’erreur : l’antienne des informaticiens !
2 février 2021 : Détailler
Précédemment, j’incitais à questionner les données renseignées, sur Excel par exemple, pour les rendre toutes « traitables ». Là, je suggère aussi de les #détailler. Au maximum !
Si vous renseignez directement un total, disons 100, alors que vous savez qu’il est le résultat d’une addition, vous perdez de l’ #information. Car 80 + 20 = 100, mais 50 + 50 aussi. So what ? Il vaut mieux créer 2 colonnes qui donnent chacune un chiffre et dont on pourra ultérieurement obtenir le total, qu’1 seule qui le donne directement mais uniquement. Car on peut toujours partir du détail pour obtenir du global, mais jamais l’inverse.
L’autre intérêt de raisonner ainsi est de multiplier les possibilités de traitements #statistiques. Et pour une entreprise, ce ne sont pas les besoins de compréhension des chiffres qui manquent ! Ainsi, tout dirigeant doit pouvoir expliquer comment il en est arrivé à tels résultats : marges, coûts, délais, causes, process, etc.
SI() vous ne savez pas AUJOURDHUI() pourquoi vous détaillez tant, demain vous le dira !
26 janvier 2021 : Questionner
Améliorer un fichier existant, sur Excel par exemple, c'est en particulier le structurer, l'automatiser et le fiabiliser. Mais c'est aussi #questionner concrètement les données à traiter.
Un fichier révèle bien sûr la maîtrise du tableur que son utilisateur en a. Mais ça montre aussi ce qu'il recèle comme informations ET comme logique de traitement. Constat : moins on "maîtrise son sujet" sur #tableur, plus on alimente le fichier manuellement. Et plus on néglige la valeur de la donnée.
Exemple. Mettre en commentaire l'explication d'un prix d'achat minoré du fait de la quantité commandée d'un article. Alors qu'une fonction conditionnelle dans une cellule permettrait de faire ce #calcul de minoration (du style : si qté > 100, prix -5%). Autre exemple : les cellules colorées (bariolées ?!) parce que la prestation vendue fait l'objet d'un tarif "exceptionnel". Une autre cellule dédiée aux catégories de client pourrait très bien expliquer la remise (habituel <> occasionnel).
Se poser la question pour la traduire en fonction, en SOMME() ?
19 janvier 2021 : Masquer
On ne parle pas de porter un masque, dans une feuille Excel, mais de #masquer. Une colonne par exemple. Il y a 2 possibilités de le faire, l’une étant meilleure que l’autre. Évidemment, beaucoup utilisent l’autre !
Si on veut masquer une colonne pour réduire la largeur d’un tableau ou la cacher à l’impression, on peut le faire avec le menu contextuel (clic droit sur l’en-tête de colonne, choix « Masquer »), ce qui est très facile d’accès. Inconvénient : on finit par oublier cette #colonne masquée alors qu’elle peut renfermer des informations importantes, et on doit faire preuve de dextérité pour la remontrer (un double-clic précis).
Une meilleure solution consiste à masquer mais en gardant une marque visuelle à l’écran : on sélectionne une colonne, puis menu Données > bloc Plan (tout à droite) > bouton #Grouper. Apparait alors un crocher horizontal au-dessus, avec le signe « - » en bout. On clique sur ce dernier, la colonne se masque et le moins devient plus. « + » à cliquer pour montrer de nouveau. Efficace.
Montrez que vous masquez, en SOMME() !
12 janvier 2021 : La fonction
Il m’arrive régulièrement de citer des #fonctions Excel dans mes posts. Et pour cause, il en existe plus de 500. Il y en a presque pour tous les goûts. Tenez, je prétends que les fonctions sont à Excel ce que les épices sont à la cuisine : il est regrettable de s’en passer !
Ce qu’il y a de bien, c’est que généralement, les utilisateurs d’un tableur savent qu’elles existent. Mais ils ne les utilisent pas. Ou si peu ! C’est vrai qu’elles représentent un #coût : celui de devoir les tester. Mais quelle montée en gamme quand on les maitrise. C’est simple : avec elles, on passe de la préparation d’un sandwich de base à la confection d’un plat gastronomique !
Oui, pour tous les goûts : fonctions de logique, de texte, de temps, de recherche, de maths, de finance, de stats, etc. Je vous rassure, on n’échappe pas à la #règle des 20-80. On en utilise qu’un petit nombre au quotidien, mais quand elles sont bien appropriées à nos tâches, on ne peut plus s’en passer. Ma préférée ? Très simple, mais savoureuse : SI().
Allez, vous en reprendrez bien une p’tite part ?
5 janvier 2021 : La référence
Meilleure Année à vous qui me lisez (et aux autres aussi ? oui, aussi ;o)
2020 aura été une RÉFÉRENCE, comme année, pour tout le monde et tout un tas de raisons. Ce qui me permet de faire un lien avec cette notion, capitale dans un tableur comme Excel (lien ténu ? je vous l’accorde volontiers !)
Mais ce joli mot s’y décline avec 3 adjectifs : relative, #absolue et mixte. C’est d’abord une cellule avec qui un lien est fait dans d’autres cellules. Exemple : A1 x B1 = C1, où A1 peut être un prix HT, B1 une quantité, et C1… le montant HT. Si je veux du TTC, je peux faire #référence à un taux de TVA en G1. Soit en C1 : =A1*B1*(1+G1). Pour que 20% soit une réf absolue, quel que soit le nombre de lignes où votre formule est copiée, il faut placer un dollar « $ » comme suit : $G$1. G1 seule est une réf #relative car, copiée en ligne 2, elle devient G2 !
Recopiez en bas la formule initiale (de C1) avec $G1 puis à droite avec G$1 – réf mixtes – et voyez les résultats. Ce n’est pas si technique avec un peu de pratique ! Le lien ci-dessous pour un début d’aide :
Dommage que si peu d’utilisateurs maitrisent cela !
29 décembre 2020 : La formule
#2020 aura été une année très particulière, unique même. En espérant qu’elle ne se répète pas. Tout le contraire de ce qu’on attend d’une formule ! Oui. Dans une colonne de base de données, tenez, sur Excel.
Avec mon post de fin juillet, je vous mettais en garde contre la facilité de mélanger choux et carottes dans une colonne de tableau. En matière de #formule, idem. Si vous consacrez une colonne à du calcul, il FAUT que votre formule soit identique de la première à la dernière ligne.
Exemple. Dans la colonne TVA, vous avez : =[prix HT]*20%. Mais si vous vendez exceptionnellement un article au taux de 10% ? Ne modifiez surtout pas la cellule en =[prix HT]*10% ! Non. Renseignez une nouvelle #colonne Taux TVA, et modifiez votre calcul de TVA : =[prix HT]*[taux TVA]. Sinon, vous risquez de cacher une formule fausse, noyée dans des centaines de lignes
Dans une feuille Excel, les cellules ne montrent que les résultats. Il faut aller voir les formules, une à une, dans la barre… de formule, justement !
Faire le choix unique de la bonne formule, en SOMME().
22 décembre 2020 : La date
Noël arrive, le Nouvel An aussi. Occasions de se réjouir, même en période de couvre-feu ! Deux événements importants donc, mais deux dates anodines et traitées (presque) comme les autres, par un logiciel métier ou un tableur.
« Pour » Excel, le 25 décembre 2020, c’est le nombre 44 190 ! What ? Oui, une #date est un format de cellule qui cache un chiffre dont le 1 correspond au 1er janvier 1900. Le 44 196ème jour sera le 31/12/2020. Ainsi, il est possible, et même facile, de faire plein de calculs avec des dates : combien de jours se sont écoulés depuis le 13/11/2015 ? Dans 100 jours, quand serons-nous ? etc.
Le fait sur #Excel de taper 22/12 « transforme » la cellule en 22/12/2020 (année en cours « devinée » !), alors que si vous tapez 31/2, cette cellule reste telle quelle et est considérée comme du texte du fait de la présence du « / » et de l’absence de signe « = » placé devant.
Tapez votre date de naissance, choisissez le #format « date longue » : le tableur vous rappelle le jour de la semaine où vous êtes né.e ;o)
DATE() ? Fonction de calcul et fruit délicieux.